Вопрос пользователя: «Как мне автоматически формировать название файла отчёта с текущей датой или посчитать, сколько дней прошло от одной даты до другой?»
Суть проблемы
Сотрудникам часто нужно работать с датами: называть файлы по сегодняшнему числу, рассчитывать сроки выполнения задач, определять день недели для отчётов или откладывать действие до определённого времени. Делать это вручную в Excel или калькуляторе — долго и можно ошибиться.
Что может Puzzle RPA?
Puzzle RPA умеет обращаться с датой и временем как с конструктором. Он может:
- Взять сегодняшнюю дату в любом нужном вам формате (например, 2024-01-22, 22.01.2024 или «22 января 2024»).
- Преобразовать дату из одного формата в другой (например, из «22/01/24» сделать «2024-01-22»).
- Выполнить расчёты с датами: прибавить или вычесть дни, месяцы, годы, часы.
- Узнать день недели (понедельник = 1, воскресенье = 7).
- Засечь время выполнения любой операции с помощью секундомера.
- Ждать наступления определённого времени (например, запускать процесс ровно в 9:00 или каждый час в 15 минут).
Характеристика операций (Суть подхода и преимущества)
- Работа с форматами – как сменные маски:
Как: Вы не привязаны к одному формату. Нужна дата для имени файла? Выбираете YYYYMMDD (20240122). Для письма руководителю? Выбираете DD month YYYY (22 января 2024). Робот сам подставит актуальные числа.
Преимущества: Вам не нужно помнить или вручную прописывать, как выглядит дата. Достаточно выбрать понятное название формата из списка. - Расчёты – как в уме, но без ошибок:
Как: Нужно узнать дату «Сегодня + 10 рабочих дней»? Выбираете действие «прибавить», единицу «день», вводите число 10. Всё.
Преимущества: Робот учтёт конец месяца, високосный год и переход на следующий месяц. Вы получаете точный результат мгновенно. - Планирование (триггеры) – как будильник для робота:
Как: Можно настроить процесс так, чтобы он «засыпал» и «просыпался» в заданное время (ежедневно в 08:00) или по расписанию (каждый час в :00 минут).
Преимущества: Автоматизация становится по-настоящему автономной. Робот работает строго по графику без вашего участия.
Решение и рекомендации
- Именуйте файлы датой: Всегда используйте блок «Получить текущую дату» при сохранении отчётов, чтобы не путаться в версиях.
- Считайте сроки автоматически: Для задач контроля (например, «проверить статус заявки через 3 дня») используйте блок «Вычислить дату».
- Планируйте задачи: Для регулярных действий (ежедневная выгрузка, ежечасная проверка почты) настройте «Триггер по времени».
Итог простыми словами
Представьте, что у вас есть умный календарь и секундомер внутри робота. Вы говорите ему: «Поставь на файл сегодняшнее число», «Напомни через неделю», «Работай каждый день в девять утра». Он всё понимает и делает сам, освобождая вас от рутины с календарём и часами.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий для кладовщика:
Ситуация: Ежедневно нужно формировать акт выполненных работ с текущей датой в названии файла.
Решение: Робот создаёт файл, а блок «Получить текущую дату» в формате ДД-ММ-ГГГГ автоматически подставляет в его название сегодняшнее число (например, Акт_22-01-2024.xlsx).
Результат: Файлы всегда упорядочены по дате, поиск нужного акта занимает секунды. - Сценарий для бухгалтера:
Ситуация: 25-го числа каждого месяца нужно сформировать и отправить отчёт в налоговую. Процесс долгий, и его нужно запустить в 18:00, после закрытия операционного дня.
Решение: Настраивается процесс формирования отчёта. В его начале ставится блок «Триггер по времени» с типом «Ежедневно» и временем 18:00.
Результат: Робот самостоятельно запускается каждый месяц 25-го в 18:00, формирует и отправляет отчёт. Бухгалтер может быть спокоен, что ничего не забудет.