Зачем читать: если вы всё ещё «и сват, и брат» в своём бизнесе и не понимаете, кого взять в первую очередь, как раздать задачи и что контролировать — разложу по шагам. Без фантазий и общих слов, только моя рабочая логика.
С чего начинаю всегда: разбираю работу на процессах
Не «абстрактно про отделы», а как это реально живёт у вас сегодня:
1. Пишем список процессов.
Продажи → обработка заявок → закупка/подготовка → основной цикл работ → выдача/доставка → деньги.
2. К каждому процессу — владелец.
Даже если это вы, всё равно подпишите своё имя. Когда «все будет предоставлено» — никто не отвечает.
3. Проверяем «может ли жить без меня».
Гипотетически: я уехала/заболела — идет процесс? Если встанет, это кандидат №1 на делегирование.
4. Отмечаем «запретные зоны».
Есть участки, куда не пущу: контакты с ключевыми клиентами, стратегические закупки, вопросы конфиденциальности. Это оставляю себе.
Как понять, что отдавать первым
Смотрю на три критерия — просто, как светофор:
• Рутина и много времени → отдать в первую очередь (подготовка документов, первичная коммуникация, отчётные выгрузки, сверки, публикация).
• Цена ошибки низкая → смело отдаю на аутсорс/джуна(можно быстро исправить, не бьёт по репутации).
• Есть понятный шаблон/скрипт → сразу делегируется(процесс уже описан).
То, что высокий риск и высокий эффект — временно держу у себя, но параллельно готовлю замену : записываю шаги, собираю шаблоны, делаю «экскурсию по процессу» для будущего человека.
Матрица делегирования (очень коротко)
• Можно делегировать сейчас: рутина, ошибка по низкой цене, есть шаблоны.
• Готовим к планированию: важно, риск выше, но можно описать шаги и поставить контрольные точки.
• Составляю себе: международные с топ-клиентами, стратегия закупок, решения с высокой конфиденциальностью.
Кого нанимать и как собрать «бюджет персонала»
Делегирование — это такой же бюджет , как и закупки. Считаю просто:
1. Оффлайн или онлайн.
Какие задачи требуют присутствия в офисе/на складе/на производстве, и это делается удаленно.
2. Полный день или частичная занятость.
Много задач, но справиться за 1–2 часа? Берём пул удал следующие специальности : ассистент, оператор на линии, бухгалтер на аутсорсе, закупщик «по часам».
3. Роль → задача → измеримость.
К каждому ролику — список действий и контрольные метки : «заявка принята», «смета согласования», «отгрузка закрыта», «проведен платёж».
4. Считаю «стоимость ошибки».
Если ошибка бьёт по репутации/деньгам — ставлю двойной контроль или оставляю у себя. Если нет — делегирую сразу.
Итог — получается простой «бюджет персонала»: сколько людей, на какие задачи, на какое время . Не обязательно оплачивается. Аутсорсы зачастую дешевле «приходящего раз в неделю», потому что каждый день на связи и процессы не замирают.
Контроль без микроменеджмента
Мне важны не «тома регламентов», а короткие сигналы по каждому процессу:
• единый реестр сделок (кто пришел, с чем, что купил/на какой стадии),
• денежный лист (поступления/выплаты по дням — чтобы платёжный календарь жил),
• 2–3 точки качества роликов (срок ответа, полная карта клиента, правильность сметы).
Это занимает минуты, но держит систему в тонусе.
Что отдать на аутсорс чаще всего (из моего опыта)
• первичный ответ клиента и запись на слот,
• выкладки на маркетплейсы/сайты, простые карточки товаров,
• сбор первичных документов, сверки, выгрузки из сервисов,
• «ручные» пересборки Excel — меняем формы, которые сами считаете,
• закупка типовых позиций (по списку и лимитам).
Почему это не «дорого»
Дорого — когда всё держится на вас: вы — узкое горлышко. Делегирование — это плюс к эффективности . Вы оставляете себе мозговой процесс, а операционные шагиотдают тем, что в какое-то время обходится дешевле. В сумме получается экономия и по дням, и по времени.
С чего начать прямо сегодня
1. Напишите свою цепочку «заявка → деньги», без косметики.
2. По мнению процессов, которые падают без вас.
3. Выберите три рутинные задачи с низкой ценой ошибки — и отдайте их (аутсорс/частная занятость).
4. Используйте две контрольные метки на каждую отданную одежду.
5. Через две недели посмотрите загрузку и скорость — результаты будут постоянными.
Если хотите, я помогу пройти эту «экскурсию» по вашему процессу и собрать первый «бюджет персонала»: роли, задачи, контрольные точки и формы отсутствия. Напишите, какой участок «сыпется» чаще всего — начнём с него.