Вопрос пользователя: «Система автоматически подставила в реализацию один номер ГТД, а мне нужно списать товар с другим номером. Можно ли это исправить и к чему это приведет?»
Суть проблемы
При импорте товаров каждая партия сопровождается грузовой таможенной декларацией (ГТД). Для отчетности и прослеживаемости необходимо корректно отражать списание по конкретным номерам ГТД. Автоматический подбор по FIFO может не всегда соответствовать оперативным нуждам (например, нужно списать более свежую партию). Однако ручное изменение номера ГТД создает риск рассогласования данных: в одной части учета будет указан один номер, а в другой (например, в расчете себестоимости) – другой.
Что может 1С ERP?
Система обеспечивает автоматический учет ГТД/РНПТ в разрезе стран происхождения. Номера ГТД становятся частью вида запасов и подбираются по тому же принципу FIFO. При этом предусмотрена возможность ручной корректировки выбранного вида запасов прямо в документе реализации, но с важными оговорками.
Суть подхода:
- Автоподбор ГТД по FIFО: При списании система выбирает номер ГТД из наиболее ранней поставки.
- Ручное изменение: В документе реализации пользователь может вручную выбрать другой номер ГТД из доступных остатков (команда «Указать виды запасов вручную»).
- Важное ограничение: Номер ГТД является аналитикой учета остатков, но не является разрезом учета себестоимости. Это значит, что если вручную поменять ГТД в реализации, себестоимость может быть рассчитана от «старой» партии (по FIFO), что приведет к расхождению данных в разных регистрах.
Преимущества подхода:
- Гибкость: Дает возможность управлять списанием конкретных номеров ГТД в исключительных случаях.
- Прозрачность: Позволяет видеть и контролировать, какие номера ГТД были зафиксированы в документе.
- Предупреждение: Система явно указывает на ограничение, связанное с себестоимостью.
Решение и рекомендации
Если требуется точное управление списанием конкретных партий (например, для сертификатов или срока годности), не рекомендуется использовать ручное изменение ГТД. Вместо этого следует настроить и использовать серии номенклатуры с типом политики «Учет себестоимости по сериям». Серии в этом случае будут влиять и на списание остатков, и на расчет себестоимости, обеспечивая полную согласованность данных. Ручную правку ГТД применяйте только с пониманием риска временных расхождений в отчетах.
Итог простыми словами
Система, как бухгалтер, ведет две важные тетради: в одной (остатки) она отмечает, сколько у вас товара с номером ГТД-001 и ГТД-002. В другой (себестоимость) она считает, сколько денег было вложено в самую первую привезенную партию. Если вы в накладной вручную замените ГТД-001 на ГТД-002, то в первой тетради исправится, а во второй – нет. Для полного контроля нужно использовать «серии», которые свяжут обе тетради.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Ручное исправление для отчета. При автоматическом подборе в накладную попал номер ГТД из старой партии, но по требованию иностранного контрагента необходимо указать номер из новой поставки. Менеджер вручную меняет номер ГТД в документе реализации. В остатках будет списан новый номер, но финансовый результат может быть рассчитан от старой партии.
- Сценарий 2: Корректный учет партий. Для товара с разными сроками годности или сертификатами качества заведены серии. При продаже система автоматически предлагает к списанию серию с истекающим сроком (по FIFO), и это корректно отражается как в остатках, так и в себестоимости, без необходимости ручных правок ГТД.