Вопрос пользователя: «У нас менеджер ведет заказ, а отгружает товар и выставляет счет уже кладовщик или другой сотрудник. В отчете о продажах прибыль "уплывает" то к одному, то к другому. Как закрепить выручку за тем, кто реально вел сделку?»
Суть проблемы
В бизнес-процессе продажи могут участвовать разные люди: менеджер по продажам (ведет переговоры, оформляет заказ), менеджер по отгрузке (оформляет реализацию), автор документа (сотрудник, который физически ввел документ в систему). Для корректного расчета KPI и премий необходимо четкое правило, по какому из этих атрибутов система будет группировать финансовый результат в отчетах.
Что может 1С ERP?
Система хранит все эти атрибуты и предоставляет гибкие настройки группировки в отчетах. Пользователь сам решает, в каком разрезе ему смотреть на данные: по ответственному за сделку, по исполнителю отгрузки или по автору документа.
Суть подхода:
- Источники данных:
Менеджер заказа: Указывается в шапке документа «Заказ клиента».
Менеджер реализации: Указывается в шапке документа «Реализация товаров и услуг» (может заполняться автоматически из заказа или вручную).
Автор документа: Системное поле, указывает на пользователя, создавшего документ.
Подразделение: Может быть в шапке документа (для товаров и работ) или в табличной части (для работ/услуг, указывается подразделение-исполнитель). - Гибкая настройка отчетов: В настройках отчета можно добавить группировку не просто по полю «Менеджер», а по конкретным полям:
Менеджер (по умолчанию берется из документа реализации).
Заказ клиента / Реализация.Менеджер (позволяет раздельно видеть менеджера заказа и реализации).
Заказ клиента / Реализация.Автор.
Преимущества подхода:
- Справедливая оценка: Продажи можно учитывать именно за тем менеджером, который привлек клиента, даже если отгрузку оформлял другой сотрудник.
- Точный учет для подразделений: Для работ (услуг) можно видеть прибыль по подразделению-исполнителю, что важно для расчета его рентабельности.
- Аудит: Группировка по автору помогает контролировать, кто из сотрудников активнее работает в системе.
Решение и рекомендации
- Договоритесь в компании о едином правиле: по какому принципу считается KPI менеджеров — по заказам или по отгрузкам.
- В документах «Заказ клиента» всегда корректно заполняйте поле «Менеджер».
- При создании отчета:
Чтобы увидеть выручку по менеджерам, оформившим реализацию, используйте группировку Менеджер.
Чтобы увидеть выручку по менеджерам, оформившим заказ, используйте группировку Заказ клиента / Реализация.Менеджер. В этом случае, если реализация была по заказу, в отчете будет фигурировать заказ и менеджер из него. - Для анализа выполнения планов отделом продаж используйте отчеты с группировкой по полю из заказа.
Итог простыми словами
Менеджер Иванов оформил заказ от клиента. Менеджер Петров (из отдела сопровождения) оформил по нему отгрузку.
- Если в отчете группировка просто по «Менеджер» — прибыль «припишется» Петрову.
- Если в отчете группировка «Заказ клиента/Реализация.Менеджер» — в строке будет указан заказ, и прибыль «припишется» Иванову, который этот заказ выиграл.
Вы сами выбираете, какую логику использовать для мотивации.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Расчет премии отдела продаж. Руководитель строит отчет о валовой прибыли с группировкой по Заказ клиента / Реализация.Менеджер. Он видит совокупную прибыль, которую принесли заказы каждого менеджера по продажам, независимо от того, кто потом занимался документальным оформлением отгрузки. Это — чистая эффективность коммерческого отдела.
- Сценарий 2: Анализ нагрузки на подразделения-исполнители. Директор по производству хочет оценить, какое из его подразделений (цех №1 или цех №2) приносит больше прибыли от оказания услуг. Он смотрит отчет по реализации работ (тип номенклатуры «Работа»). Поскольку для работ подразделение берется из шапки документа реализации, он может видеть валовую прибыль в разрезе этих подразделений-исполнителей.