Вопрос пользователя: «Мы продали партию товара в ноябре, посмотрели отчет – одна себестоимость. В декабре смотрим по тому же товару – сумма изменилась. Как так? Данные что ли плавают?»
Суть проблемы
Пользователь ожидает, что себестоимость – это фиксированная цифра, которая определяется в момент продажи. Он сталкивается с тем, что после проведения месячных регламентных операций (закрытия месяца) цифры в отчетах за прошлые периоды могут измениться. Это вызывает недоверие к данным системы.
Что может 1С ERP?
Система рассчитывает себестоимость не один раз, а поэтапно, по мере поступления информации. Она различает предварительную (оперативную) и окончательную (фактическую) себестоимость. Это профессиональный управленческий подход, а не ошибка.
Суть подхода:
- Предварительная себестоимость: Рассчитывается сразу при проведении реализации или по запросу пользователя в течение месяца. Основана на известных на тот момент данных: стоимости закупки, прямых расходах. Позволяет быстро оценить примерную прибыль.
- Окончательная себестоимость: Формируется только после выполнения регламентной операции «Распределение затрат и расчет себестоимости» в конце месяца. В этот момент система распределяет все дополнительные расходы, которые появились в течение месяца (доставка, таможенные пошлины, услуги брокера), между всеми проданными товарами, согласно выбранным правилам (пропорционально стоимости, количеству).
Преимущества подхода:
- Оперативность: Руководитель видит оценку прибыли сразу после отгрузки, не дожидаясь конца месяца.
- Точность: Финальный расчет учитывает ВСЕ затраты, что дает максимально точную картину рентабельности.
- Контроль: Можно сравнить предварительную и окончательную себестоимость, увидев столбец «Отклонение», и проанализировать, за счет каких расходов оно возникло.
Решение и рекомендации
- Привыкните, что в середине месяца вы видите предварительные данные.
- Для принятия серьезных финансовых решений (оценка эффективности менеджера, расчет бонусов) используйте данные после окончательного закрытия месяца.
- Настройте и регулярно выполняйте регламентные операции закрытия месяца.
- Используйте в отчетах настройку «Данные продаж», чтобы видеть себестоимость с НДС (для управленческого анализа) или без НДС (для сопоставления с бухучетом).
Итог простыми словами
Представьте, что вы испекли 10 пирожков. Себестоимость одного – это не только мука и яйца (прямые затраты). Это еще и часть счета за электричество для духовки, часть зарплаты пекаря и часть стоимости доставки муки (косвенные затраты). Сразу после выпечки вы можете примерно прикинуть стоимость пирожка. Но точную цифру узнаете только в конце месяца, когда придут все коммунальные счета и вы рассчитаете зарплату. 1С делает то же самое для сотен наименований товаров.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Анализ прибыльности импортной поставки. В ноябре товар был закуплен, растаможен (оформлены пошлины) и продан. В конце ноября бухгалтер выполнил «Расчет себестоимости», и система распределила сумму таможенных платежей на стоимость этого товара. В отчете за ноябрь появилась окончательная себестоимость, включающая эти расходы.
- Сценарий 2: Еженедельный отчет для менеджеров. Коммерческий директор каждый понедельник смотрит отчет о продажах за прошедшую неделю. Он понимает, что видит предварительную прибыль, которая может немного измениться после закрытия месяца, но этих данных достаточно для оперативного контроля плана продаж.