Знаете, что объединяет 90% моих клиентов на первой коуч-сессии?
Они открывают свой список задач, и я вижу там от 30 до 70 пунктов.
Серьёзно. Семьдесят.
При этом человек сидит напротив меня с лицом «я устал(а), ничего не успеваю, наверное, со мной что-то не так».
Нет, с тобой всё в порядке.
Просто ты пытаешься жонглировать 70 шарами одновременно, а у тебя всего две руки.
Почему у нас так много задач (и почему мы думаем, что все они важные)
Вот честно: я сама долго жила в иллюзии, что если задача попала в список — значит, она важная.
Ведь я же умная, не записываю ерунду, правда?
Спойлер: записывала. И много.
Потому что наш мозг в 2025 году работает в режиме постоянного стресса: уведомления, дедлайны, «срочно посмотри», «надо бы сделать», «а вдруг понадобится», НДС, новые законы.
И мы заносим всё это в список, чтобы «не забыть».
А потом смотрим на этот список и впадаем в ступор. Потому что непонятно, с чего начать. И начинаем делать самое простое. Или самое срочное. Или то, что пищит громче всех.🤣
А важное? Важное откладывается на «когда будет время».
Подсказка: времени не будет.
Инструмент: матрица Эйзенхауэра (она же — спасение для перегруженных)
Честно признаюсь: я три года игнорировала эту матрицу. Мне казалось, что это слишком просто, слишком «для новичков», слишком «ну я и так знаю, что важно». И продолжала тонуть в задачах.
Пока однажды не села с листком бумаги и не разложила свои 50 задач по четырём квадратам.
И узнала много нового о себе и о своих задачах. Потому что оказалось, что я 80% времени трачу на квадрант «срочно, но не важно».
А на «важно, но не срочно» (то самое, что двигает бизнес вперёд) — у меня остаётся ноль времени.
Вот как это работает:
Матрица Эйзенхауэра — это квадрат, разделённый на 4 части:
Квадрант 1: Срочно и важно
Кризисы, горящие дедлайны, проблемы, которые надо решать прямо сейчас.
Пример: клиент в панике пишет, что сайт лёг. Или налоговая прислала требование. Это то, что нельзя отложить.
Но если вы живёте только в этом квадранте — вы выгорите. Гарантирую.
Квадрант 2: Важно, но не срочно
Вот он. Святой Грааль продуктивности.
Стратегия. Развитие. Обучение. Отношения. Здоровье. Системы в бизнесе.
Всё то, что реально двигает вас вперёд, но «может подождать».
Проблема: оно ждёт до тех пор, пока не превращается в квадрант 1.
Пример из жизни: я полгода откладывала «разобраться с оплатой сайта».
Потому что «не горит же, еще есть пол года».
А потом внезапно у меня он лег совсем, и я в панике делала это за две недели в режиме аврала.
Если вы хотите жить не в хаосе, а в ресурсе — ваша задача тусоваться в квадранте 2.
Квадрант 3: Срочно, но не важно
Вот тут живёт 80% наших задач.
Телефонные звонки. Сообщения в чатах. «Срочно посмотри вот это». Мелкие просьбы. Рутина, которая кричит «я горю!», но на самом деле не двигает вас вперёд.
Эти задачи можно:
— делегировать;
— автоматизировать;
— просто не делать (да, правда).
У меня тут была задача «ответить на все комментарии в соцсетях в течение часа». Знаете, что я сделала? Перестала это делать.
И ничего не случилось. Вообще ничего. Отвечала когда могу.
Квадрант 4: Не срочно и не важно
Прокрастинация. Листание ленты. Переставление пунктов в списке. Третье редактирование поста. Выбор идеального цвета для кнопки на сайте.
Да, я вас вижу.😎
Это квадрант, куда мы убегаем, когда устали от квадранта 1 и боимся квадранта 2.
Его можно смело вычёркивать. Или оставить на «вечер пятницы, когда мозг уже не работает».
Как это работает в реальной жизни (история моей клиентки)
Она пришла ко мне с запросом: «Я ничего не успеваю, хотя работаю по 12 часов в день».
Я попросила её выписать все задачи на неделю. Получилось 63 пункта. Мы взяли лист А4, нарисовали четыре квадрата и начали раскладывать.
Квадрант 1 (срочно и важно): 5 задач.
Квадрант 2 (важно, но не срочно): 8 задач.
Квадрант 3 (срочно, но не важно): 42 задачи.
Квадрант 4 (не срочно и не важно): 8 задач.
Когда она увидела это распределение, у неё был лёгкий шок.
— То есть я 12 часов в день трачу на то, что в принципе не важно?
— Да.
— И поэтому у меня нет времени на стратегию, контент, развитие?
— А как ты сама думаешь?
Мы договорились на эксперимент: неделю она делает только квадранты 1 и 2.
Всё остальное — откладывает, делегирует или вычёркивает.
Результат через неделю:
— она сделала контент-план на месяц (квадрант 2);
— запустила автоворонку (квадрант 2);
— и впервые за полгода легла спать до полуночи.
А что с теми 42 «срочными» задачами?
Половину она делегировала ассистенту. Четверть — просто не сделала, и ничего не случилось. Остальное растянулось на три недели без всякого стресса.
Немного личного (когда я сама попалась)
Недавно у меня был день, когда я «очень продуктивно работала».
С утра до вечера. Без перерывов.
Вечером я устало открыла список и поняла, что сделала 15 задач.
Но все они были из квадранта 3.
Я ответила на 20 писем (которые могли подождать).
Переделала презентацию для вебинара (которая и так была нормальной).
Третий раз отредактировала пост (который уже был готов).
А ключевую задачу на день — подготовить новую коуч-программу для предпринимателей — я даже не открыла.
Потому что она была в квадранте 2. Важная, но не срочная.
И я её успешно проигнорировала в пользу «срочной мелочи».
Знаете, что я сделала?
Взяла стикер, написала «КВАДРАНТ 2» и наклеила на монитор.
Теперь каждое утро первым делом я делаю одну задачу из квадранта 2.
До того, как откроются чаты, почта и уведомления.
И знаете что? Я стала успевать больше, работая меньше.
Практика для вас: разложите свой хаос по полочкам
Если вы дочитали до этого момента и думаете «окей, звучит логично, но у меня же особый случай» — нет.
У вас такой же случай, как у всех.
Вот что можно сделать прямо сейчас:
- Возьмите лист А4. Нарисуйте четыре квадрата. Подпишите их.
- Выпишите все задачи на эту неделю. Все. Даже мелкие.
- Разложите их по квадрантам. Честно. Без приукрашивания.
- Задайте себе вопросы:
Сколько времени я трачу на квадрант 3? (Подсказка: скорее всего, очень много).
Что из квадранта 2 я откладываю уже месяц?
Что из квадранта 4 можно просто удалить? - Выберите одну — ОДНУ — задачу из квадранта 2 и сделайте её завтра первой. До почты. До чатов. До всего остального.
И да, можете сфотографировать свою матрицу и кинуть мне в комментарии.
Обещаю, что не буду судить. Я сама через это прошла.
Главный инсайт (который я хочу, чтобы вы унесли отсюда)
Проблема не в том, что у вас слишком много задач. Проблема в том, что вы пытаетесь сделать их все.
Матрица Эйзенхауэра — это не про тайм-менеджмент.
Это про выбор.
Выбор делать то, что важно.
И отказываться от того, что просто кричит громче всех.
Сколько задач в вашем списке прямо сейчас? И сколько из них реально важные? Пишите честно. Я в ответах подскажу, с какого квадранта начать разбор.
Также зову вас в свой ТГ канал https://t.me/bizcoachacademy