Планируете корпоративный праздник, конференцию или новогодние подарки для клиентов? Один из самых частых вопросов: когда начинать заказывать сувениры, чтобы не переплатить и всё успеть? Слишком поздно — получите сюрпризы с доплатами. Слишком рано — можете не угадать с количеством. Давайте разберем реалистичные сроки.
Короткий ответ: минимум 6-8 недель. В идеале — 10-12 недель.
Почему так много? Потому что производство подарков — это цепочка этапов, где каждый требует времени. И почти на каждом могут быть задержки. Давайте пройдемся по этой цепочке, чтобы вы понимали, из чего складываются сроки.
Этап 1. Выбор и утверждение подарка (1-2 недели)
Это время на поиск идеи, обсуждение с коллегами, согласование с руководством и бюджетом.
- Что происходит: Вы смотрите каталоги, запрашиваете образцы, сравниваете цены.
- Риск задержки: «Комиссия посмотрела и решила, что флешки — не то, давайте лучше термосы». Начинается новый круг поисков.
- Совет: Начните с технического задания: бюджет на 1 шт., количество, пол аудитории, цель подарка. Это сократит время выбора.
Этап 2. Создание и согласование макета для нанесения (1-2 недели)
Самая важная и часто недооцененная часть. Вы выбрали ручку. Теперь на нее нужно нанести логотип.
- Что происходит: Дизайнер (ваш или подрядчика) готовит макет для печати/вышивки/гравировки. Вы смотрите, утверждаете, вносите правки («сделайте лого поменьше», «поменяйте шрифт»).
- Риск задержки: У вас нет логотипа в векторном формате (.ai, .eps, .cdr). Присылают картинку из подписи в почте. Дизайнеру нужно рисовать лого заново, вы — проверять. И так несколько итераций.
- Совет: Сразу приготовьте векторный логотип и фирменные шрифты. Это сэкономит до 80% времени на этом этапе.
Этап 3. Изготовление и нанесение логотипа (3-6 недель и больше)
Это основное производственное время. И оно сильно зависит от сезона и типа подарка.
- Почему так долго:
Сезонность. Сентябрь-Декабрь — «горячий» сезон у всех производителей. Очереди, цены растут, сроки растягиваются. Летом — обычно быстрее.
Сложность подарка. Готовые ручки из наличия с тампопечатью сделают за 7-10 дней. А эксклюзивные деревянные боксы с лазерной гравировкой, которые делают под заказ, — 4-6 недель.
Тираж. 50 штук могут сделать быстрее, чем 5000.
Доставка самой заготовки. Часто сам предмет (например, конкретная модель термоса) везут с фабрики в Китае. Это +3-4 недели только на логистику.
Этап 4. Доставка до вас (1-2 недели)
Готовые подарки нужно привезти на ваш склад или в офис.
- Что учитывать: Таможенное оформление (если товар импортный), работа транспортных компаний. В предпраздничный период (декабрь) логистические службы перегружены.
Этап 5. Фасовка и подготовка к вручению (1 неделя)
Вы получили 200 коробок с ручками. Их нужно:
- Распаковать, проверить качество.
- Разложить по индивидуальным упаковкам/подарочным пакетам.
- Приложить открытки, возможно, написать имена.
- Упаковать для транспортировки на место мероприятия.
- Это ручная работа, которая всегда занимает больше времени, чем кажется.
Важный вывод: Если вам нужны подарки к Новому году, начинайте выбирать и обсуждать в сентябре-октябре. К ноябрю вы рискуете остаться без выбора или заплатить в 1.5 раза больше за срочность.
Что дает ранний заказ? 4 прямые выгоды
- Цена ниже. Вы не платите надбавку за срочность. У поставщика есть время на спокойное планирование.
- Больше выбор. Все лучшие и интересные модели еще не разобрали.
- Возможность внести правки. Успеете получить образец (пробник), потрогать его, показать руководству и, если что-то не так, — переделать макет.
- Спокойствие. Вы не нервничаете за неделю до мероприятия, не звоните поставщику с криком «Где наши подарки?!».
Что делать, если времени совсем нет? (Аварийный план)
Если до события 2 недели:
- Выбирайте из наличия. Готовые позиции, которые уже лежат на складе у поставщика. Выбор будет ограничен.
- Ищите местных производителей, которые сделают простую гравировку или печать за 1-3 дня.
- Готовьтесь к доплате за сверхсрочный заказ и экспресс-доставку.
В мире корпоративных подарков время — это деньги и нервы. Золотое правило — начать за 3 месяца (12 недель) до мероприятия.
Отметьте в календаре дату вручения подарков и отсчитайте назад 10-12 недель. Это будет ваша дедлайн-дата для старта переговоров с поставщиком. Так вы получите лучший подарок по лучшей цене и встретите праздник в спокойной атмосфере, а не в аврале.