При проведении инвентаризации расчетов с контрагентами возникает вопрос о возможности использования электронного акта сверки с ЭЦП при отсутствии локального акта по ЭДО. Действительно ли это может иметь место?
Ответ: На самом деле электронный акт сверки расчетов с ЭЦП можно использовать при проведении инвентаризации. Это возможно даже в том случае, если компании — отправитель и получатель — не имеют прописанного порядка ЭДО в своих локальных правовых актах.
Это объясняется следующим образом. Любая инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами для организации требует составления актов сверки и в обязательном порядке направления их контрагентам. Если электронный документ подписан ЭЦП, то он имеет такую же силу, как и традиционный документ с физической подписью. При этом электронная подпись должна иметь действующий на момент подписания документа сертификат открытого ключа. Также она должна относиться к лицу, которое его подписывает. Соответственно, акт сверки с ЭЦП может быть использован точно так же, как и бумажный аналог.
При этом дополнительно нужно заметить, что акт должен быть подписан руководителем или уполномоченным лицом. Например, это может быть главный бухгалтер, у которого есть доверенность и право подписания подобных документов.
При подписании актов сверки своей собственной электронной подписью в атрибутном сертификате должно быть указание о полномочиях физлица. Если же в документе к личной подписи можно дополнительно добавить ЭЦП компании, тогда атрибутный сертификат личной ЭЦП не нужен.
Также стоит отметить, что на юридическую силу ЭД не влияет отсутствие локальных правовых актов компании. Такие документы призваны упорядочить процессы документооборота, которые происходят внутри организации. Однако они вовсе не влияют на действительность документов.
Если вы хотите разобраться в нюансах электронного документооборота, тогда обратитесь за консультацией к специалистам ЭДиН. Мы готовы предоставить все необходимые сведения.