Вопрос пользователя: «Мы перешли на 1С ERP, а у нас есть “висящие” экспортные отгрузки, по которым еще не истекли 180 дней. Как их учесть в программе?»
Суть проблемы
При внедрении новой системы или переходе на нее часто остаются операции, начатые в старой системе, но еще не завершенные с точки зрения учета НДС (например, экспортные отгрузки, по которым не собраны подтверждающие документы). Их необходимо корректно ввести в новую систему, чтобы продолжить учет и не потерять право на применение нулевой ставки.
Что может 1С ERP?
Система поддерживает ввод остатков по экспортным операциям с помощью документов «Первичный документ» и последующее оформление подтверждения для них.
Суть подхода:
Ввод остатков: Для отражения исторических экспортных реализаций используется документ «Первичный документ» с типом «Реализация клиенту» и налогообложением «Экспорт». Этот документ вводится вручную, в него заносятся все данные из первичных документов старой системы.
Оформление подтверждения: После ввода такого документа по нему также можно оформить «Подтверждение ставки НДС 0%». В документе подтверждения поддерживается возможность выбора документов «Первичный документ» в качестве основания.
Ручное заполнение: Документ подтверждения по таким операциям заполняется вручную пользователем, так как автоматической связи с другими документами (например, заказами) нет.
Учет в регистрах: После оформления подтверждения данные попадут в регистр «НДС состояние реализации 0%» и будут учтены при формировании отчетности.
Преимущества подхода:
Преемственность учета: Позволяет не терять контроль над операциями, начатыми в прошлом.
Завершение цикла: Дает возможность корректно подтвердить экспорт и закрыть операцию уже в новой системе.
Единый учет: Все экспортные операции, независимо от того, где они начались, учитываются в одном месте.
Решение и рекомендации
- Введите все незавершенные экспортные отгрузки с помощью документа «Первичный документ».
- Укажите в них все необходимые реквизиты: контрагент, номенклатура, сумма, дата отгрузки, налогообложение «Экспорт».
- По мере сбора подтверждающих документов оформите на каждый такой «Первичный документ» документ «Подтверждение ставки НДС 0%».
- Заполните документ подтверждения вручную, указав событие («Подтверждена» или «Не подтверждена») и при необходимости коды операций.
Итог простыми словами
Если вы переехали в новый офис, а часть документов осталась в старом, вы их просто перевозите и подшиваете в новые папки. Так же и с 1С: старые экспортные отгрузки, по которым еще не закрыт вопрос с НДС, вы «перевозите» в новую программу, создавая для них специальные документы-«носители» («Первичный документ»). Дальше работаете с ними как с обычными: подтверждаете и закрываете.
Типичные сценарии использования:
Сценарий 1: Внедрение 1С в середине года
Ситуация: Компания перешла на 1С ERP 1 июля. На 1 июля у нее было 5 экспортных отгрузок за май-июнь, по которым не истекли 180 дней.
Решение: Бухгалтер вводит 5 документов «Первичный документ» с данными об этих отгрузках. В августе по одной из них собираются документы, и оформляется ее подтверждение в 1С.
Сценарий 2: Объединение данных из нескольких систем
Ситуация: Две компании слились, и нужно вести учет в единой 1С. У одной из компаний были свои экспортные операции.
Решение: Экспортные операции присоединяемой компании вводятся как «Первичные документы» в общую базу для последующего контроля и подтверждения.