Электронный документооборот (ЭДО) в сфере охраны труда становится не просто технологическим трендом, а необходимостью для каждой современной организации. С 2026 года компании переходят на цифровые формы учета, хранения и согласования документов, что напрямую влияет на прозрачность процессов и сокращение административных рисков. Внедрение ЭДО помогает оптимизировать работу службы ОТ, минимизировать человеческий фактор и повысить уровень информационной безопасности. Главная цель этой статьи — рассказать, как грамотно организовать переход на электронный формат, автоматизировать рутину и избежать штрафов за ошибки или несвоевременное оформление документов.
Законодательная база и нормативы ЭДО
Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в сфере охраны труда опирается на ряд ключевых нормативных документов, регулирующих юридическую силу электронных документов, использование электронной подписи (ЭП) и обеспечение информационной безопасности.
Основные требования закреплены в ст. 22.1–22.3 и ст. 214.2 Трудового кодекса РФ, которые устанавливают порядок ведения документации в электронном виде, использование цифровой платформы «Работа в России», а также правила уведомления работников о переходе на ЭДО.
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет виды подписи (ПЭП, УНЭП, УКЭП) и порядок их применения, обеспечивая юридическую силу электронных документов.
Дополняют систему приказы Минтруда № 578н и № 223н, регламентирующие порядок хранения, согласования и архивирования документов по охране труда.
Особое внимание уделяется стандартам защиты информации — ГОСТ Р 57580.1-2017, который описывает требования к технической совместимости и информационной безопасности при работе с ЭДО.
Перечень документов и исключения
Переход на электронный документооборот (ЭДО) в сфере охраны труда подразумевает перевод большинства внутренних документов и журналов в цифровой формат. Это повышает прозрачность, снижает риск потери данных и ускоряет взаимодействие между отделами. Однако часть бумаг всё ещё требуется хранить в оригинале из-за особенностей законодательства и контроля надзорных органов.
Документы, переводимые в ЭДО:
- Журналы инструктажей (НМО) — ведутся в электронном виде с электронной подписью (ЭП) и автоматической фиксацией даты и времени.
- ЛНА (локальные нормативные акты) — приказы, положения и регламенты, подписываемые УКЭП.
- Отчётность по СОУТ — можно формировать и передавать в электронном формате с интеграцией в информационную систему ОТ.
- Журнал регистрации мероприятий — ведётся через цифровую платформу, с функцией напоминаний и уведомлений о сроках.
- Программы обучения персонала и проверок знаний — электронные версии сохраняются в централизованном хранилище.
- Журналы по охране труда и пожарной безопасности — допускаются к электронному ведению при наличии сертификата ключа проверки.
- Документы СУОТ (система управления ОТ) — переходят в машиночитаемый формат с возможностью аналитики рисков и истории версий.
Документы, остающиеся в бумажном формате:
- Акт Н-1 (несчастный случай) — оформляется на бумаге в соответствии с требованиями Приказа Минтруда № 223н; допускается дублирование в ЭДО.
- Журналы медицинских осмотров и психиатрического освидетельствования — обязательны к хранению в бумажной форме, с подписью членов врачебной комиссии.
- Декларация промбезопасности — предоставляется на бумажном носителе при проверках Ростехнадзора.
- Документы, касающиеся компенсационных выплат — оформляются в бумаге по запросу контролирующих органов.
- Документ-исключение, не имеющий юридической силы в ЭДО, например оригиналы свидетельств и лицензий.
Виды электронных подписей
При переходе на электронный документооборот (ЭДО) в охране труда важно правильно выбрать тип электронной подписи (ЭП). От этого зависит юридическая сила документов, уровень защиты данных и возможность взаимодействия с государственными порталами, включая «Работа в России» и Госуслуги.
Ниже приведено сравнение основных типов подписей, используемых при оформлении документов по охране труда и кадровому ЭДО.
Для организаций, внедряющих цифровую трансформацию и комплексный ЭДО, рекомендуется централизованное хранение ключей УКЭП в сертифицированной инфраструктуре. Это снижает риск сбоев, утраты сертификатов и нарушений требований ГОСТ Р 57580.1-2017 по информационной безопасности.
Избежание штрафов и контроль
Переход на электронный документооборот (ЭДО) в системе охраны труда (ОТ) требует не только технической готовности, но и строгого соблюдения нормативных требований. Государственная инспекция труда (ГИТ) уделяет особое внимание корректности ведения журналов инструктажей, оформлению трудовых договоров в ЭДО, а также обеспечению информационной безопасности и сохранности данных.
Ошибки в электронных документах, несоблюдение порядка подписания электронной подписью (ЭП) или отсутствие локальных нормативных актов (ЛНА) может привести к штрафам и административной ответственности.
Основные ошибки при переходе на ЭДО
- использование неподтвержденной ПЭП, УНЭП или УКЭП без действующего сертификата ключа проверки;
- отсутствие уведомления о переходе и согласия работника на использование электронных форм;
- неоформленные журналы инструктажей (НМО) и журнал регистрации мероприятий;
- хранение документов вне централизованного хранилища или без резервного копирования;
- несоблюдение требований ГОСТ Р 57580.1-2017 к защите данных;
- ошибки в отчётности по СОУТ или нарушение сроков представления данных в информационную систему ОТ;
несоблюдение порядка ведения акт Н-1 (несчастный случай) в бумажной форме.
Чтобы избежать штрафов и претензий, важно регулярно проводить внутренние аудиты, обновлять ЛНА и контролировать корректность электронных записей в СУОТ. Рекомендуется также формировать чек-листы для самопроверки перед плановой или внеплановой проверкой ГИТ.
Будущее ЭДО в охране труда
Развитие электронного документооборота (ЭДО) в сфере охраны труда выходит на новый уровень. В ближайшие годы ожидается активная интеграция мобильных приложений, интеллектуальных помощников и аналитики рисков, что позволит специалистам действовать быстрее и точнее.
Расширяется перечень цифровых документов — от журналов инструктажей до отчётности по СОУТ, а также усиливается автоматизация контроля за сроками, подписями и обновлением данных.
Внедрение технологий искусственного интеллекта (ИИ) и облачных сервисов станет драйвером цифровой трансформации, обеспечивая компаниям не только эффективность, но и высокий уровень информационной безопасности.
Автоматизация ЭДО — это часть стратегии цифровой трансформации предприятий, Начинать внедрение стоит уже сегодня. Чтобы к моменту усиления требований быть полностью готовыми, запишитесь на обучение по внедрению ЭДО и современным стандартам охраны труда в Гуманитарно-Техническом институте.