Вопрос пользователя: «Боюсь забыть выставить счет-фактуру на какую-нибудь отгрузку. Может ли “Помощник” показать мне список всех отгрузок, по которым счета-фактуры еще не оформлены?»
Суть проблемы
В условиях большого объема продаж легко упустить из виду какую-либо отгрузку, по которой не был своевременно выставлен счет-фактура. Это приводит к штрафам со стороны налоговой и конфликтам с покупателями. Ручной поиск по журналам документов отнимает много времени.
Что может 1С ERP?
«Помощник по учету НДС» имеет специальную группу «Выставление счетов-фактур», которая как раз и решает эту задачу. Она анализирует все операции реализации и автоматически определяет, по каким из них отсутствуют выданные счета-фактуры.
Суть подхода:
Целевая группа: В Помощнике нужно обратить внимание на первый же раздел — «Выставление счетов-фактур».
Контролируемые операции: В этой группе система отслеживает несколько типов операций, требующих оформления счетов-фактур:
- Выставление счетов-фактур по реализациям (основная операция).
- Выставление счетов-фактур по полученным авансам.
- Выставление счетов-фактур налогового агента.
- Выставление счетов-фактур комиссионерам.
Информационная надпись: По каждой операции формируется гиперссылка с текстом, например, «Выставить счета-фактуры по реализациям (13)». Цифра в скобках — это именно количество документов реализации, требующих оформления счетов-фактур.
Быстрый доступ: Клик по этой гиперссылке открывает соответствующее рабочее место (например, «Счета-фактуры и таможенные документы») с предустановленным отбором, который показывает только те реализации, где счет-фактура отсутствует.
Преимущества подхода:
Автоматический контроль: Не нужно ничего искать вручную. Система делает это за вас.
Количественная оценка: Вы сразу видите объем предстоящей работы.
Прямой доступ к действию: Один клик — и вы уже в форме для оформления недостающих документов.
Комплексность: Контролируются не только простые реализации, но и авансы, операции налогового агента.
Решение и рекомендации
- Регулярно (ежедневно или раз в несколько дней) открывайте «Помощник по учету НДС».
- Смотрите на группу «Выставление счетов-фактур». Если рядом с гиперссылкой «Выставить счета-фактуры по реализациям» есть цифра — это ваша задача.
- Нажмите на эту гиперссылку.
- В открывшемся списке вы увидите все документы «Реализация товаров и услуг», «Акт выполненных работ» и т.д., по которым не создан счет-фактура.
- Оформите счета-фактуры прямо из этого списка (например, с помощью кнопки «Создать на основании»).
Итог простыми словами
Помощник работает как внимательный контролер. Он постоянно сканирует базу данных и, найдя отгрузку без «сопровождающего» ее счета-фактуры, поднимает «красный флажок» в виде цифры. Вам остается только нажать на этот флажок, чтобы увидеть весь «список должников» и быстро их обработать.
Типичные сценарии использования:
Сценарий 1: Ежедневная проверка после отгрузок
Ситуация: За день менеджеры оформили 20 отгрузок. Бухгалтер должен убедиться, что на все оформлены счета-фактуры.
Решение: Вечером бухгалтер открывает Помощник. Видит: «Выставить счета-фактуры по реализациям (3)». Кликает и видит три конкретных накладных, на которые забыли выставить счет-фактуру. Оформляет их за 10 минут.
Сценарий 2: Контроль перед закрытием месяца
Ситуация: 25-е число месяца, идет подготовка к закрытию.
Решение: Бухгалтер проверяет Помощник. Если в группе «Выставление счетов-фактур» все гиперссылки пустые (нет цифр в скобках), это означает, что все счета-фактуры за период выставлены. Можно спокойно двигаться дальше к регламентным операциям.