Праздники в общепите — это когда зал полон, кухня в огне (в хорошем смысле 🤞), бар шипит, а склад… либо ваш лучший друг, либо главный источник боли.
Если перед Новым годом вы ловили себя на мысли:
«Почему у нас 15 кг рукколы, но закончился лимон?»
то этот текст для вас. Разберём по шагам, как навести порядок в запасах так, чтобы:
- гостям хватило всего,
- на складе не залежался “новогодний зоопарк” из недоеденных продуктов,
- и вы не встретили январь с мыслью: «Куда всё это девать?»
Поехали.
Зачем вообще контролировать склад перед праздниками?
Кратко и по делу:
- Чтобы не закончился стейк в разгар банкета,
- Чтобы не выбрасывать тонну салатов 3 января,
- Чтобы кухня, бар и склад думали одной головой, а не переписывались в стиле:
— “А где сливки?”
— “Они были”
Контроль складов перед крупными мероприятиями и праздниками — это не бюрократия, а ваш способ:
- обеспечить бесперебойный поток ингредиентов,
- минимизировать лишние остатки,
- и поднять рентабельность, пока все вокруг просто «отрабатывают сезон».
Шаг 1. Понять реальную потребность (а не «давайте возьмём с запасом»)
1А. Меню и концепция — не с потолка, а по ТТК
Меню на праздник — это не творческий хаос, а математика на базе технологических карт (ТТК).
Именно ТТК дают ответ на вопросы:
- сколько реально уйдёт мяса,
- сколько граммов соуса не доползут до тарелки,
- и почему в прошлом году исчезли 3 ящика креветок.
Пример с мясом:
Банкет на 100 гостей.
Вы предлагаете стейк по выбору.
Вероятность, что гость выберет стейк — примерно 30%.
Вес одного стейка — 300 г.
Считаем:
100 × 30% × 300 г = 9 кг мяса
Это уже не “на глаз”, а конкретная цифра.
1Б. Норма запаса: кто живёт долго, а кто — до послезавтра
Разделяем продукты на категории:
1. Долгожители склада:
мука, сахар, крупы, масла, алкоголь, консервы
→ можно брать запасом на 2–3 недели
2. Нежные души (скоропорт):
свежие овощи, зелень, мясо, рыба
→ заказываем за 1–2 дня до события
3. Фирменные фишки:
особые соусы, уникальные ингредиенты, “секреты шефа”
→ тут лучше небольшой запас, чем отсутствие блюда в меню.
Главное — не превращать склад в музей продуктов, “которые когда-нибудь точно пригодятся”.
Шаг 2. Инвентаризация: не страшное слово, а ваша страховка
Чтобы не жить в иллюзиях «у нас там, наверное, ещё что-то есть», нужна нормальная инвентаризация.
Три ваших лучших друга:
🔹 Технологические карты
Если на кухне строго по ТТК, а не «я знаю, как вкуснее» — вы:
- держите качество,
- держите себестоимость,
- и не превращаете блюда в лотерею.
🔹 Отчёты в Айко
Айко — это не просто «пробить чек», а целый арсенал отчётов:
- РОВС (расширенная оборотно-сальдовая ведомость)
- отчёт по движению товаров,
- отчёт по вхождению товара в блюда.
С их помощью видно:
что пришло, куда ушло, где “подзастряло” и кто “съел” лишний килограмм сыра.
🔹 Инвентаризация за пару недель до праздника
Оптимально — сделать инвентаризацию минимум за 2 недели до мероприятия.
Это даёт:
- реальные остатки,
- время отреагировать,
- понимание: вы готовитесь к празднику, а не к поиску пропавшей картошки.
💡 Лайфхак:
Айко-Веб или Айко Инвентори сильно экономят нервы и бумагу:
тележка, планшет, сканер — и вы считаете всё в цифре, а не на измятых бумажках.
Шаг 3. Поставщики: друзья, которых лучше не вспоминать в последний момент
Праздник — это не время звонка поставщику с фразой:
“А можно прямо сейчас и не как в прошлый раз?”
Что стоит сделать заранее:
- согласовать предзаказы и цены — чтобы не было “сюрпризов” по прайсу за два дня до банкета;
- запросить порционную поставку от мясников, рыбников и кондитеров — меньше работы кухне, меньше обрезков и потерь;
- расписать график поставок.
Пример перед новогодним мероприятием:
- За 2 недели:
сухие товары, напитки, заморозка - За 2–3 дня:
мясо, рыба, молочная продукция - В день праздника:
зелень, ягоды, свежий хлеб, цветы и декор
Отдельный пункт — резервные поставщики.
Это те, кому вы можете позвонить со словами:
«Нам очень надо, прямо сегодня, и вы — наше спасение»
Шаг 4. Что происходит на самом складе (кроме магии исчезновения продуктов)
Склад — это не просто “комната с продуктами”, а живой организм. Его тоже нужно готовить к празднику.
Что важно:
- Проверить холодильники и морозилки
Чтобы они не решили уйти в отпуск за день до банкета. - Выделить зоны под праздничный товар
Отдельные стеллажи/полки под “новогодние” закупки. С наклейками, чтобы никто нечаянно не отправил премиальное мясо в бизнес-ланчи. - Жёстко соблюдать FIFO (first in, first out)
Сначала расходуем старые партии, потом новые.
Не наоборот. Никогда наоборот 😄
Особое внимание — премиальным продуктам:
мясо, рыба, морепродукты, дорогие сыры.
Но и про “мелочи” вроде одноразовых салфеток и тарелок забывать нельзя. Без них банкет превращается в пикник “кто что нашёл”.
Шаг 5. Антирисковая страховка: план Б, который спасает нервы
Даже при идеальной подготовке что-то может пойти не по плану.
Чтобы не бегать в 20:30 по залу с фразой:
“Чем заменить рукколу?!”
Сделайте:
- список взаимозаменяемых продуктов:
какие гарниры, соусы и салаты можно спокойно заменить без потери концепции; - список аварийных сценариев:
что делать, если не привезли определённую позицию / сломался холодильник / резко выросли брони.
Гибкость + подготовка = вы не тушите пожар, а просто переставляете акценты в меню.
Мини-чек-лист по срокам для новогоднего праздника 🎄
Можно сохранить и повесить на кухне:
- За 1 месяц:
контракты, предзаказы, примерные объёмы - За 2 недели:
финальные расчёты, графики поставок, инвентаризация - За 1 неделю:
поставка основной массы товаров, проверка оборудования - За 2–3 дня:
свежие продукты, заготовки, план по сменам - За 1 день:
финальная приёмка, подготовка, проверка склада и кухни по чек-листу
После праздника работа не заканчивается —
анализ остатков, списаний и выручки даёт ответы на главный вопрос:
“А что мы в следующем году можем сделать выгоднее?”
Итог: склад — не враг, если держать его в тонусе
Чем тщательнее вы подходите к закупкам, инвентаризации и контролю остатков:
- тем меньше у вас списаний “в никуда”,
- тем больше денег остаётся в бизнесе,
- и тем спокойнее вы смотрите на календарь с крупной надписью “31 декабря”.
Пусть в ваши праздники всё будет под контролем:
стол — накрыт, бар — в строю, склад — не в шоке,
а вы — с ощущением, что сезон отработан не только “на выжить”, но и на прибыль.
✨ Успешных праздников вашему бизнесу и минимум сюрпризов на складе — только в кассе!