Кейс внедрения Битрикс24 в компанию бухгалтерского аутсорсинга (НДА)
Бухгалтерский аутсорсинг — один из самых сложных видов сервисного бизнеса.
На первый взгляд кажется, что всё просто: есть клиенты, есть бухгалтеры, есть отчётность и дедлайны.
На практике — это постоянное напряжение, высокий риск ошибок, зависимость от людей и хронический хаос в процессах.
В этом кейсе я подробно разберу, как мы внедрили Битрикс24 в компанию бухгалтерского аутсорсинга (ООО, НДА), работающую в нескольких регионах РФ, с численностью 20 человек и портфелем около 40 компаний на обслуживании, и каких результатов это дало.
Это не история про «поставили CRM».
Это история про переход от ручного, реактивного управления к системному и масштабируемому бизнесу.
Контекст: с чем к нам пришла компания
Компания работала на рынке бухгалтерского аутсорсинга несколько лет.
Был стабильный поток клиентов, хорошая репутация, опытная команда.
Но чем дальше бизнес рос, тем сильнее накапливались проблемы.
Ключевые факты на старте проекта
- Форма бизнеса: ООО
- География: несколько регионов
- Численность: 20 человек
отдел сопровождения (бухгалтеры)
отдел продаж - Клиенты: около 40 компаний на постоянном обслуживании
Формально бизнес был «живой» и работающий.
Фактически — управляемость стремительно падала.
Что болело ДО внедрения Битрикс24
Если коротко — болело всё.
Если подробно — ниже именно те боли, которые знакомы почти каждому собственнику бухгалтерского аутсорсинга.
1. Хаос в задачах и сроках
Бухгалтерский аутсорсинг живёт дедлайнами.
Отчётность, закрытие периодов, ответы клиентам, требования ФНС — всё привязано ко времени.
Фактическая ситуация была следующей:
- задачи ставились устно или в мессенджерах
- часть задач терялась
- не было единого списка обязательств перед клиентом
- невозможно было быстро понять, кто что делает
- контроль сроков держался «в голове» руководителя
Результат:
постоянные авралы, переработки, стресс и риск ошибок.
2. Отсутствие единого пространства для работы с клиентами
Информация о клиентах была размазана:
- переписка — в WhatsApp и Telegram
- документы — на компьютерах бухгалтеров
- договоры — в почте
- договорённости — «на словах»
Если бухгалтер уходил в отпуск или на больничный —
компания теряла контекст по клиенту.
3. Документы как источник риска
Документы — ключевая зона риска в бухгалтерском аутсорсинге.
До внедрения Битрикс24:
- не было единого хранилища
- версии файлов путались
- часть документов хранилась локально
- сложно было восстановить историю изменений
- руководитель не видел, что реально происходит с клиентом
Любая ошибка могла стоить:
денег, репутации, клиента.
4. Отдел продаж жил отдельно от сопровождения
Продажи и бухгалтеры существовали как два разных мира.
- продажи не видели загрузку бухгалтеров
- сопровождение не всегда понимало, что было обещано клиенту
- ожидания клиентов не совпадали с реальностью
Отсюда:
конфликты, недовольство клиентов, давление на команду.
5. Отсутствие управляемости для собственника
Самая болезненная точка.
Собственник:
- был постоянно вовлечён в операционку
- «тушил пожары»
- отвечал на вопросы вместо сотрудников
- не имел единой картины бизнеса
Бизнес зависел не от системы, а от личного участия руководителя.
Главный запрос собственника
Он звучал просто и очень честно:
«Я хочу, чтобы бизнес был управляемым.
Чтобы я понимал, что происходит, и мог спокойно масштабироваться».
Цели внедрения Битрикс24
Мы сформулировали чёткие цели.
Бизнес-цели
- рост выручки без пропорционального роста штата
- снижение ручной работы
- появление управляемости
- снижение зависимости от конкретных сотрудников
Операционные цели
- единая система задач и сроков
- прозрачная работа с клиентами
- структурированное хранение документов
- контроль выполнения обязательств
Управленческие цели
- собственник видит бизнес целиком
- решения принимаются на основе данных
- появляется прогнозируемость
Почему был выбран Битрикс24
Для бухгалтерского аутсорсинга критично, чтобы система объединяла:
- CRM
- задачи
- проекты
- документы
- коммуникации
- аналитику
Всё в одном месте.
Битрикс24 позволял закрыть эти задачи без зоопарка сервисов и с учётом российских реалий.
Как проходило внедрение: наш подход
Мы работаем не по принципу «настроить CRM», а по принципу изменения модели управления бизнесом.
Проект шёл в несколько этапов.
Этап 1. Диагностика и разбор процессов
Мы детально разобрали:
- путь клиента от продажи до сопровождения
- типовые задачи бухгалтеров
- точки потери времени
- зоны риска и ошибок
- нагрузку сотрудников
Это позволило увидеть реальную картину, а не иллюзию порядка.
Этап 2. Проектирование системы
На этом этапе мы:
- спроектировали структуру Битрикс24
- описали роли и доступы
- разработали логику карточки клиента
- определили, какие данные должны быть обязательными
- описали регламенты работы
Важно:
мы не копировали «чужие шаблоны», а адаптировали систему под реальный бизнес.
Этап 3. Внедрение Битрикс24
Было реализовано:
CRM под бухгалтерский аутсорсинг
- каждая компания-клиент — отдельная карточка
- фиксируется договор, тариф, обязательства
- вся история коммуникаций хранится в одном месте
Задачи и контроль сроков
- все обязательства по клиенту — в задачах
- дедлайны прозрачны
- ответственные закреплены
- руководитель видит риски заранее
Документооборот
- единое хранилище документов
- структура папок по клиентам
- контроль доступа
- актуальные версии файлов
Документы перестали быть хаосом и стали активом.
Интеграция отдела продаж и сопровождения
- продажи видят загрузку
- сопровождение видит, что обещано клиенту
- исчезли разрывы ожиданий
Автоматизация рутинных действий
- шаблоны задач
- повторяющиеся процессы
- автоматические напоминания
- снижение ручного труда
Этап 4. Обучение и внедрение новой модели работы
Мы не просто «показали кнопки».
Мы:
- объяснили логику
- внедрили правила
- помогли сформировать привычку работать в системе
- сопровождали команду в первые месяцы
Что стало ПОСЛЕ внедрения
Теперь самое важное — результаты.
1. Рост выручки
За счёт:
- лучшей обработки клиентов
- снижения потерь
- возможности брать больше компаний без расширения штата
Компания вышла на устойчивый рост выручки.
Не за счёт героизма.
А за счёт системы.
2. Резкое сокращение ручной работы
Бухгалтеры перестали:
- искать информацию
- вспоминать договорённости
- уточнять статусы
Система подсказывает, напоминает и фиксирует.
3. Появление управляемости
Собственник получил:
- единое окно управления бизнесом
- прозрачность по клиентам
- понимание загрузки команды
- возможность принимать решения на основе данных
Бизнес перестал быть «чёрным ящиком».
4. Снижение рисков
- меньше ошибок
- меньше срывов сроков
- меньше конфликтов с клиентами
Компания стала более устойчивой.
5. Освобождение времени руководителя
Руководитель перестал быть «узким горлышком».
Он вышел из постоянной операционки и смог заниматься развитием.
Почему этот кейс важен для других компаний
Хороший кейс — это не про «мы молодцы».
Хороший кейс — это когда клиент читает и находит ответы на свои реальные вопросы:
- как вы решаете такие задачи
- как вы наводите порядок
- можно ли доверить вам бизнес
- сможете ли вы повторить результат
Ответ — да, можем.
Ключевой вывод
Битрикс24 для бухгалтерского аутсорсинга — это не CRM.
Это фундамент управляемости, роста и спокойствия собственника.
Если вы владелец бухгалтерского аутсорсинга
И у вас:
- хаос в задачах
- перегруженная команда
- нет прозрачности
- рост упёрся в потолок
Значит, проблема не в людях.
Проблема в отсутствии системы.
Как с нами связаться
Telegram: https://t.me/roman_monaco
Email: ceo@rvybornov.ru
Напишите:
- сколько у вас клиентов
- сколько сотрудников
- что болит сильнее всего
Мы подскажем, как выстроить систему именно под ваш бизнес.