Вопрос пользователя: «Мы обнаружили, что год назад отгрузили клиенту товара больше, чем выставили в счете. Клиент согласен доплатить. Как оформить увеличение суммы старой реализации, если самого документа об отгрузке в 1С у нас нет?»
Суть проблемы
Аналогично закупкам, по продажам тоже возникают последующие изменения: выявляются неотгруженные позиции, согласовываются дополнительные услуги, находятся арифметические ошибки. Без исходного документа реализации в базе нельзя просто выставить новый счет или корректировку, так как нарушится история взаиморасчетов с клиентом, неверно сформируется выручка и НДС к уплате.
Что может 1С ERP?
Для учета таких изменений используется документ «Корректировка реализации» с типом операции «Корректировка до ввода остатков». Он позволяет скорректировать выручку, себестоимость и НДС по операциям прошлых периодов, отсутствующим в системе, с детализацией по номенклатурным позициям.
Суть подхода:
- Основание: В документе указывается «Первичный документ: Реализация клиенту», который был создан ранее для имитации отсутствующей отгрузки.
- Типы корректировки: Как и для закупок, доступны «Корректировка по товарам и услугам» и «Корректировка услуг и прочих активов».
- Столбцы «до/после»: В табличной части для каждой строки товара или услуги параллельно указываются значения до и после корректировки (количество, цена, сумма).
- Особенности для товаров: Для товаров можно указать способ определения себестоимости при уменьшении продажи. Для товаров со специальной маркировкой (ГТД/РНПТ) есть особые правила заполнения, чтобы система правильно подобрала партии.
- Варианты отражения: Система предлагает разные способы учета изменения: увеличить/уменьшить реализацию, отразить на прочих доходах/расходах.
- Счета-фактуры: После проведения корректировки на ее основе выставляется корректировочный или исправительный счет-фактура для регистрации в книге продаж.
Преимущества подхода:
- Корректный расчет налогов: Обеспечивает правильное доначисление или уменьшение НДС и налога на прибыль в текущем периоде.
- Уточнение расчетов с клиентами: Позволяет корректно увеличить или уменьшить дебиторскую задолженность.
- Учет себестоимости: Дает возможность правильно сторнировать или доначислить себестоимость проданных товаров.
Решение и рекомендации
- Имейте готовое основание: Создайте и заполните «Первичный документ: Реализация клиенту» с данными исходной отгрузки.
- Запустите документ корректировки: В журнале «Документы продажи (все)» выберите «Создать» -> «Корректировка реализации» -> «Корректировка до ввода остатков».
- Выберите основание: Укажите в качестве основания созданный первичный документ.
- Детально опишите изменения: На вкладке «Данные корректировки» добавьте позиции. Для каждой заполните два состояния: какими данные были и какими должны стать. Внимательно отнеситесь к выбору «Варианта отражения» и, при уменьшении, к способу определения себестоимости.
- Проведите и выставьте счет-фактуру: Проведите документ и на его основе оформите корректировочный счет-фактуру для клиента.
Итог простыми словами
Это как внести правки в архивный экземпляр договора, оригинал которого утерян. У вас есть копия (первичный документ). Вы берете лист изменений (документ корректировки) и пишете: «В пункте 1 договора цена была 1000 рублей, по согласованию сторон изменяется на 1200 рублей». Этот лист изменений становится юридически значимым приложением (корректировочным счетом-фактурой), и на его основе вы выставляете клиенту доплату.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Доначисление выручки за неучтенную в прошлом году услугу
Ситуация: При сверке с клиентом выяснилось, что в декабре прошлого года ему была оказана дополнительная услуга, которая не была отражена в акте и не оплачена. Документации по той сделке в 1С нет.
Проблема: Нужно отразить выручку и начислить НДС за прошлый год в текущем периоде, а также выставить клиенту документы.
Решение: Создается первичный документ на основную реализацию клиенту в декабре. Затем создается «Корректировка реализации до ввода остатков». В ней добавляется строка с новой услугой. В колонке «До корректировки» для этой услуги указывается количество и цена 0, а в колонке «После» — фактические данные. Выбирается вариант отражения «Увеличить реализацию».
Результат: В учете текущего периода формируется выручка и начисляется НДС по этой услуге. На основе корректировки выставляется счет-фактура клиенту для оплаты.