Вопрос пользователя: «Какие статусы можно выставлять документам и как добавить свой, например, «На согласовании у юриста»?»
Суть проблемы
Стандартные статусы «Распечатано» и «Получено» часто не отражают полный жизненный цикл документа внутри компании. Документ может быть на визе у руководителя, в юридическом отделе или отправлен почтой с трек-номером. Без отражения этих этапов в системе теряется цепочка движения, и сотрудникам приходится уточнять статусы по телефону или в чатах.
Что может 1С ERP?
В 1С ERP существует гибко настраиваемый справочник «Состояния оригиналов первичных документов». В нем, помимо предопределенных системных статусов, можно создавать любые пользовательские статусы, полностью соответствующие внутренним бизнес-процессам компании.
Суть подхода:
- Предустановленные статусы: Система предлагает базовые статусы: «Форма напечатана», «Оригинал получен», а также служебные «Оригиналы не все» и «Состояние неизвестно».
- Свобода настройки: Администратор или ответственный пользователь может добавить в справочник неограниченное количество своих статусов: «На подписи у директора», «Отправлено почтой», «Архивировано» и т.д.
- Простое управление: Новые статусы создаются, копируются и редактируются непосредственно в справочнике.
Преимущества подхода:
- Гибкость: Процесс учета адаптируется под реальные этапы работы с документами, а не наоборот.
- Детализация: Можно максимально точно отражать текущее положение дел с каждым документом.
- Простота: Добавление нового статуса — дело нескольких кликов, не требующее программирования.
Решение и рекомендации
- Перейдите в справочник: Найдите его по пути: НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Состояния оригиналов первичных документов.
- Создайте новый элемент: Нажмите кнопку «Создать» и введите понятное наименование, например, «На согласовании у юриста».
- Настройте последовательность (опционально): При необходимости можно изменить порядок следования статусов в выпадающих списках.
- Сообщите команде: Оповестите пользователей о новых статусах и правилах их применения.
Итог простыми словами
Это как создать свои собственные пометки в ежедневнике. Система дает вам стандартные «Сделать» и «Сделано», но вы можете добавить «Жду ответа», «На паузе» или «Отдал Саше». Так все участники процесса будут понимать, где сейчас застрял документ.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Учет отправки документов почтой
Ситуация: Документы для удаленного контрагента отправляются заказным письмом.
Проблема: Статус «Передано курьеру» не отражает, что письмо уже в пути по стране.
Решение: В справочник добавляется статус «Отправлено почтой (в пути)». Сотрудник выставляет его после посещения почтового отделения.
Результат: Все видят, что документ не просто передан, а физически отправлен с трек-номером, и можно примерно оценить сроки получения.