Вопрос пользователя: «Можно ли поменять статус документа, не открывая специальный журнал, а прямо из списка накладных или из самой накладной?»
Суть проблемы
Сотрудники часто работают в своих профильных разделах: менеджер — в журнале «Документы продажи», бухгалтер — просматривает конкретный счет-фактуру. Постоянное переключение в отдельный «Журнал учета оригиналов» для смены статуса прерывает рабочий процесс, снижает удобство и увеличивает вероятность, что статус просто забудут обновить.
Что может 1С ERP?
1С ERP позволяет управлять статусами оригиналов напрямую из тех мест, где пользователи чаще всего работают с документами: из общих журналов документов (например, «Документы продажи (все)») и из форм самих документов.
Суть подхода:
- Колонка в журналах: В общих журналах документов добавлена колонка «Состояние оригинала». Нажав на гиперссылку в этой колонке, можно сразу выбрать новый статус из выпадающего списка для этого документа.
- Гиперссылка в форме документа: На форме любого документа (например, «Реализация товаров и услуг») рядом с кнопками печати отображается текущий статус оригинала. Кликнув по нему, можно так же быстро изменить статус.
- Команды в подменю: В контекстном меню документа в журнале также есть команды для установки статуса.
Преимущества подхода:
- Интеграция в процесс: Не нужно покидать привычное рабочее место.
- Оперативность: Изменение статуса занимает секунды.
- Своевременность: Статус можно обновить сразу же, как только стало известно о новом этапе (например, прямо после распечатки документа).
Решение и рекомендации
- Работайте в привычных журналах: Откройте, например, «Документы продажи (все)». Если колонки «Состояние оригинала» нет, добавьте ее через настройку списка.
- Измените статус в один клик: Найдите нужный документ и нажмите на его текущий статус в соответствующей колонке. Выберите новое значение из списка.
- Используйте форму документа: Открыв любой документ, найдите на форме надпись с его текущим статусом (например, «Форма напечатана»). Кликните по ней для изменения.
- Приучите себя к дисциплине: Сделайте правило: распечатал документ — сразу выставил статус «Форма напечатана» прямо в его форме.
Итог простыми словами
Это как ставить галочку в списке дел, не открывая отдельный блокнот для этих галочек. Вы работаете со списком накладных и видите, что у одной из них статус «ожидает подписи». Вам позвонили и сообщили, что подпись получена. Вы тут же, в этом же списке, меняете статус на «получено» и идете дальше по своим делам.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Менеджер печатает документ для клиента
Ситуация: Менеджер оформляет договор в системе и отправляет его на печать.
Проблема: После печати нужно зафиксировать этот факт, чтобы было понятно, что оригинал уже не в электронном виде.
Решение: Сразу после отправки на печать, не закрывая форму договора, менеджер кликает на статус «Состояние неизвестно» рядом с кнопкой печати и выбирает «Форма напечатана».
Результат: Статус обновлен мгновенно. Бухгалтерия, просматривающая журнал, уже видит, что документ распечатан и передан менеджеру.