Как работает правило расстановки приоритетов, согласно которому 20% усилий приносит 80% результата
Привет! На связи WEEEK – сервис по управлению проектами. Помимо айтишных тем, мы обожаем без занудства рассуждать о личной эффективности, планировании и том, как не превратить жизнь в бесконечный список задач со статусом «в процессе».
Сегодня обсудим:
Как применять правило в обычной жизни
Что такое принцип Парето
Принцип Парето — оно же правило 80/20 — утверждает, что небольшая часть усилий приносит основную долю результата. Проще говоря: примерно 20% действий дают около 80% эффекта, а оставшиеся 80% — всего 20%.
Суть принципа проста: если выделить ключевые действия и направить усилия именно туда, можно получить максимум результата при минимальных затратах. Но так ли это на самом деле?
Как появился закон Парето
Название принцип получил благодаря итальянскому экономисту Вильфредо Парето. В 1896 году он заметил, что 20% жителей Италии владеют 80% её богатств. Наблюдение показалось ему закономерным — и он начал проверять его в других областях. Выяснилось, что подобное распределение встречается повсюду: в экономике, политике, природе и социальном поведении.
Позже, в XX веке Джозеф Джуран предложил использовать принцип 80/20 для улучшения производственных процессов. Идея прижилась и изменила подход к контролю качества. А популярной для широкой аудитории концепцию сделал Ричард Кох с серией книг о феномене Парето.
Как работает правило 80/20
Важно понимать: это не строгий математический закон, а инструмент мышления. Он помогает понять, за какие задачи стоит браться в первую очередь, чтобы не распыляться на всё подряд.
Для чего применяют принцип Парето:
- чтобы расставлять приоритеты
- чтобы перестать гнаться за идеальностью там, где это не нужно
- чтобы экономить время, энергию и не сгорать на работе
По сути, это способ смотреть на задачи через вопрос: Что даст мне максимальный результат?
Как применять правило в обычной жизни
Часто про правило Парето говорят только в контексте работы, но оно отлично работает и в повседневной жизни, если использовать его осознанно. Суть в том, чтобы понять, какие действия приносят максимум результата или комфорта, а от чего можно отказаться или минимизировать.
Возьмём персонажа Марину. Она устала от регулярной готовки, уборки, походов в магазин и других бытовых дел. Её день расписан по минутам, а сил всё равно не хватает. Как применить правило Парето?
- Готовка: вместо того чтобы готовить каждый день или через день, Марина стала делать основы для блюд и оставлять их в морозильной камере. А при необходимости доставать их и разогревать
- Покупки: вместо ежедневных походов в магазин, Марина составляет список раз в 2 недели и заказывает доставку. Меню помогает ей не набирать лишних продуктов
- Уборка: вместо того чтобы пытаться идеально поддерживать чистоту во всей квартире каждый день, она выделяет 20% зон, которые создают ощущение порядка (кухня и гостевая зона), а остальное убирает раз в неделю
- Выбор блюд. Марина составляет меню на неделю заранее. Каждый день ей не нужно думать, что приготовить — она просто берёт из списка то, что запланировано. Так она экономит время и силы, а при этом еда остаётся разнообразной и вкусной
Идея в том, чтобы выделять ключевые действия, которые дают максимальный эффект, а остальное упрощать, делегировать или исключать.
Как автоматизировать рутину
В этом нам поможет таск-менеджер WEEEK, но ты можешь использовать любой удобный для себя инструмент!
Мы разберём пример с Мариной, уставшей от готовки. Простая математика: Марина будет тратить 20% усилий в месяц для того, чтобы 80% оставшегося свободного времени наслаждаться результатом.
Подготовка: определиться с ассортиментом блюд, составить рацион на неделю, сделать список продуктов и сделать заготовки. В результате будет вкусная и полезная еда каждый день! И 1 день раз в 2 недели, когда мы тратим усилия.
Шаг 1. Ассортимент блюд
Сначала можно создать отдельную виртуальную доску, где будет лежать полный список блюд, которые нравится готовить. Одно блюдо — одна задача. Внутри неё можно прописать:
- Рецепт
- Ингредиенты
- Время готовки
- КБЖУ
Каждую задачу можно будет использовать для будущего шага — составление меню на неделю.
Шаг 2. Рацион на неделю
На этом этапе нужно выбрать, какие именно блюда ты будешь есть на следующей неделе. Благодаря функции мультипроектность задачу не придётся дублировать, достаточно добавить её в другой проект.
На доске «Меню на неделю» сделай 7 колонок с названиями дней недели. Дальше просто проставь задачи с нужными блюдами в нужные «дни». Выглядеть будет вот так:
Шаг 3. Список продуктов
Переходим к самому интересному! Чтобы автоматизировать список продуктов, достаточно в каждой задаче с блюдом проставить теги с названиями ингредиентов. Например:
И всё, что нам нужно – поставить фильтр «теги», тогда все необходимые продукты будут прямо перед глазами.
Для удобства список можно перенести в документ внутри проекта и оформить в виде чек-листа:
Автор статьи потратила на составление обеих досок чуть больше часа, обеспечив себя классными рецептами и рационом на неделю вперед! В следующий раз времени будет затрачено ещё меньше, ведь ассортимент блюд уже готов!
Осталось только освободить время на готовку, но это уже совсе-ем другая история 🙂
Больше о тайм-менеджменте можешь узнать здесь:
Развиваем полезные привычки в новом году
Тест: какой метод тайм-менеджмента тебе подходит