Списание и возвраты товаров — это не просто рутинные складские операции. Это важные бизнес-процессы, которые напрямую влияют на вашу прибыль. Когда они не организованы, компания теряет деньги дважды: сначала на покупке некачественного товара, а потом — на его хранении и неправильном учёте. Давайте разберёмся, как построить работу со списаниями и возвратами грамотно.
Чем списание отличается от возврата, и почему это важно
На первый взгляд кажется, что и списание, и возврат — это операции с «проблемным» товаром. Но между ними есть принципиальная разница.
Списание — это когда товар невозможно продать или использовать. Например, у него истёк срок годности, он повреждён, бракован или испорчен. Такой товар списывают с баланса — это прямые убытки для компании.
Возврат — это когда товар можно вернуть поставщику. Например, вы обнаружили брак, получили не тот товар или не в том количестве. В этом случае вы можете вернуть деньги или получить замену.
Путаница в этих процессах дорого обходится бизнесу. Если вовремя не вернуть бракованный товар поставщику, вы будете вынуждены списать его за свой счёт. А ошибки в учёте при списании маркированных товаров могут привести к штрафам.
Списание товара: как правильно оформить и не потерять больше необходимого
Основа грамотного списания — чёткое документирование. Вот типичные сценарии:
1. Списание по заданию
Ситуация: по результатам инвентаризации бухгалтерия формирует документ на списание. Кладовщик получает его на свой терминал (ТСД) и сканирует товары, которые нужно списать. Система сверяет данные и фиксирует операцию.
2. Списание «по факту»
Ситуация: кладовщик обнаружил на складе повреждённый товар. Он сразу создаёт документ на списание прямо в ТСД, сканирует товары — и они сразу выводятся из учёта.
Особое внимание нужно уделять маркированным товарам. При списании важно корректно вывести коды из оборота, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.
Возвраты поставщикам: ваши права и чёткий алгоритм действий
Право на возврат товара возникает в нескольких случаях:
- Обнаружен производственный брак
- Пришёл товар, не соответствующий заказу
- Нарушены сроки поставки
- Обнаружена недостача
Как организовать процесс:
Возврат по заданию — бухгалтерия формирует документ на возврат, кладовщик сканирует товары согласно этому документу.
Возврат «по факту» — сотрудник склада сразу фиксирует брак при приёмке, создавая документ о возврате прямо в терминале.
Важно, чтобы каждый возврат был правильно оформлен — это гарантия, что поставщик примет товар и компенсирует убытки.
Как автоматизация спасает от бумажной волокиты и ошибок
Ручное оформление списаний и возвратов — это:
- Потерянные бумажные акты
- Расхождения между реальностью и данными в учётной системе
- Ошибки при работе с маркировкой
- Задержки в передаче информации
Автоматизация решает эти проблемы. Например, в «Склад 15 Минимум» реализованы оба сценария работы:
- Работа по заданию — документы из 1С выгружаются на ТСД, кладовщик выполняет операции через сканирование
- Работа «по факту» — сотрудник создаёт документы прямо на терминале, данные сразу поступают в учётную систему
Это обеспечивает точность учёта, особенно при работе с маркированной продукцией. Система автоматически проверяет коды и корректно выводит их из оборота при списании.
Заключение: контроль над убытками — это управление прибылью
Грамотно организованные процессы списания и возвратов превращают их из источника убытков в инструмент контроля над финансами. Чёткие регламенты и автоматизация позволяют:
- Снижать прямые потери
- Оперативно возвращать бракованный товар
- Избегать штрафов за ошибки в учёте
- Получать актуальные данные о движении товаров
Использование современных решений, таких как «Склад 15 Минимум», где поддерживаются все необходимые операции — от списания по актам до оперативного возврата «по факту», — помогает сделать эти процессы быстрыми, точными и полностью прозрачными.