Оператор фискальных данных (ОФД) — это организация, которая с принимает, обрабатывает, хранит передает фискальные данные от онлайн-касс в ФНС. Это обязательный посредник между предпринимателем – владельцем кассы и налоговой. По закону, все ИП и ООО при расчетах с физлицами (наличкой или безналом) обязаны использовать онлайн-кассы с передачей данных через ОФД.
ОФД обеспечивают налоговой оперативный доступ к информации о розничных продажах, повышает прозрачность расчетов и упрощает налоговый контроль. ФНС аккредитует ОФД, предоставляя предпринимателям право выбора. Сейчас в реестре аккредитованных организаций числится 16 компаний. Надежность оператора влияет на бесперебойность передачи данных, корректность оформления чеков, отсутствие штрафов за непредставление данных, а также удобство эксплуатации системы.
Критерии выбора ОФД
- Наличие в реестре ФНС. Это подтверждает его легальность и правомочность заниматься передачей фискальных данных.
- Условия обслуживания. Стоит заранее оценить условия подключения, скорость обработки запросов, доступность и качество работы службы поддержки (в идеале 24/7). Есть ли пробный период или демо-версия.
- Тарифы. Они отличаются в зависимости от срока подключения, количества касс и дополнительных услуг. Важно изучить, какие услуги включены в тариф, а какие оплачиваются отдельно, какова процедура расторжения или перехода к другому оператору. Цена важна, но не должна быть решающим фактором, иногда дешевый тариф может сопровождаться ограниченным сервисом или слабой поддержкой.
- Дополнительные услуги. Некоторые ОФД предлагают комплексное сопровождение, включая аренду кассы, услуги маркировки товаров, оформление электронной подписи, интеграцию с системами учета, мобильное приложение и пр.
- Личный кабинет. Как правило, ОФД предлагают удобный личный кабинет. Предприниматель может отслеживать возврат, сверять поступления, формировать отчеты, мониторить состояния касс и оборудования, а также имеет доступ к бизнес-аналитике.
При выборе оператора, в первую очередь, надо определить, насколько предлагаемые услуги соответствует текущим потребностям бизнеса. Крупным сетям или интернет-магазину, например, может потребоваться интеграция с учетными системами и аналитика продаж. Для небольшого бизнеса такие функции могут быть излишними.
Будет нелишним также изучить отзывы других клиентов. У некоторых операторов есть доступ к демоверсии и возможность попробовать функции. После подключения к ОФД необходимо протестировать работу и обратить внимание на активность личного кабинета, мониторинг и отчеты, скорость передачи чеков, доступность техподдержки.
При необходимости смены ОФД (например, при расширении бизнеса или неудовлетворительном качестве обслуживания) необходимо:
- Расторгнуть договор с текущим ОФД
- Заключить договор с новым
- Перерегистрировать онлайн-кассу в личном кабинете ФНС
- Изменить настройки ОФД в контрольно-кассовой технике (ККТ)
Важно не допускать работу кассы без подключения к ОФД, чтобы избежать штрафов.