Многие компании начинают автоматизацию учёта рабочего времени с простого шага — поставить пару терминалов, навести порядок в табелях, уменьшить количество ошибок. На старте этого достаточно.
Но как только бизнес растёт — появляются филиалы, склады, магазины, удалённые объекты, региональные офисы — внезапно выясняется, что «простая система» больше не справляется.
Начинаются задержки, сбои, путаница в данных, конфликты по зарплате — и всё это из-за того, что изначально не были учтены три вещи:
• распределённость объектов и часовых поясов;
• масштабируемость системы под большие нагрузки;
• продуманная система прав доступа и ролей.
Разберём, какие именно проблемы здесь возникают и как их решает BioTime.
1. Учёт времени в разных регионах и часовых поясах: где компании чаще всего ошибаются
Когда у компании один офис — всё просто. Но как только появляются:
• магазины в разных городах,
• распределённые склады и логистические центры,
• вахтовые объекты,
• сервисные бригады в регионах,
учёт времени начинает «ломаться» на банальной вещи — часовых поясах.
Типичные проблемы без поддержки часовых поясов
• Отметка в терминале фиксируется по местному времени, а центральная система — по своему.
• Смена, начавшаяся «в 21:00» по местному времени, в отчётах смещается во вчера/завтра.
• Ночные часы, переработки и норма времени считаются неверно.
• В табелях появляются «странные» данные, которые бухгалтерии приходится править вручную.
Пример 1. Сеть магазинов
Управляющая компания в Москве, магазины — в Екатеринбурге и Новосибирске. При отсутствии поддержки часовых поясов часть смен в Сибири в отчётах будет выглядеть смещённой, ночные часы выпадут, а переработки окажутся не там, где были на самом деле.
Как это решает BioTime
BioTime изначально учитывает часовой пояс каждого объекта.
Система:
• хранит локальное время для каждого терминала и объекта;
• корректно сопоставляет отметки с графиками и нормами;
• правильно считает ночные, переработки и суммированный учёт, даже если сотрудники работают в разных регионах;
• позволяет вести централизованный учёт при распределённой инфраструктуре.
В результате центральный офис получает корректные данные по всей сети — без ручных правок и дополнительных «коэффициентов для Сибири».
2. Масштабируемость: когда система перестаёт справляться с ростом бизнеса
На старте достаточно одной базы и пары терминалов. Но у растущей компании довольно быстро появляются:
• десятки, затем сотни объектов;
• сотни, затем тысячи терминалов;
• тысячи, затем десятки тысяч сотрудников;
• интенсивный поток событий: входы/выходы, смены, заявки, корректировки.
Если система проектировалась «как для малого бизнеса», она начинает:
• тормозить при формировании отчётов;
• подвисать при обмене с терминалами;
• терять часть событий при пиковых нагрузках;
• требовать постоянных ручных «подкруток» со стороны ИТ-отдела.
Архитектура BioTime для больших нагрузок
BioTime изначально спроектирован как платформа, которая масштабируется вместе с бизнесом.
Ключевой принцип — разнесение сервисов по разным серверам, если это необходимо для масштабирования нагрузки:
• Сервис управления терминалами — на отдельных серверах:
отвечает за обмен, мониторинг состояния, доставку обновлений.
• Сервис приложения и API — на другом сервере:
обеспечивает работу пользовательского интерфейса, мобильного приложения, интеграций.
• СУБД (база данных) — на выделенном сервере или кластере:
хранит события, табели, графики, отчёты, настройки.
Что даёт такая архитектура
• Система стабильно держит связь с тысячами терминалов.
• Обрабатывает события десятков тысяч сотрудников без потерь.
• Формирует табели и отчёты без «кручения песочных часов».
• Обновляется и расширяется без остановки всей инфраструктуры.
Пример 2. Логистическая компания
Федеральный оператор с десятками складов и хабов по стране. На каждом объекте — терминалы биометрии, вахтовики, суммированный учёт.
В монолитной системе любое обновление или отчёт на весь месяц превращается в многочасовую операцию, во время которой система подвисает.
В архитектуре BioTime с разнесёнными сервисами рост числа складов и терминалов не приводит к падению скорости работы.
3. Расширенная система прав доступа: без неё крупная сеть превращается в хаос
Даже самая мощная система становится источником проблем, если в ней неправильно настроены права доступа. В больших компаниях нельзя давать всем «полный доступ ко всему», но и централизовать любые мелкие действия в руках одного администратора — тоже путь в тупик.
Типичные ошибки в системе прав
• Региональные менеджеры видят данные по всем филиалам, хотя должны управлять только своим.
• Табельщики могут менять настройки, которые должны быть доступны только администраторам.
• Линейные руководители не видят отчётов по своим людям и постоянно дергают HR и ИТ.
• Обычные сотрудники не имеют личного доступа к своим данным и идут с любым вопросом «к бухгалтеру».
Как устроены права в BioTime
BioTime поддерживает расширенный, гибко настраиваемый набор прав и ролей.
Можно создавать роли, например:
• администратор системы;
• HR-специалист / отдел персонала;
• табельщик или оператор;
• руководитель подразделения;
• региональный супервайзер;
• оператор терминалов / ИТ-специалист;
• сотрудник (личный кабинет).
Для каждой роли можно настроить:
• какие сотрудники и подразделения видимы;
• какими объектами/филиалами можно управлять;
• доступ к графикам, расписаниям, табелям;
• возможность подтверждать/отклонять заявки;
• доступ к аналитике и отчётам;
• доступ к управлению терминалами и устройствами.
Отдельно — права региональных супервайзеров
Для распределённых сетей особенно важна роль регионального супервайзера. В BioTime её можно настроить так, чтобы такой пользователь:
• видел только «свой» регион или группу объектов;
• управлял сменами и табелями только своих сотрудников;
• формировал отчёты по дисциплине внутри региона;
• контролировал работу терминалов только на своей территории;
• не имел доступа к глобальным настройкам и чужим регионам.
Пример 3. Сеть аптек или магазинов
Управляющая компания в центральном офисе, региональные супервайзеры по округам, заведующие точками и персонал.
В BioTime каждый уровень видит ровно столько, сколько нужно для работы:
верхний уровень — общую картину по сети, регионалы — свой регион, руководители — своих людей, сотрудники — свои смены и часы.
4. Открытое API и интеграции: ключевой элемент для крупных компаний
Ещё одна ошибка, которую часто допускают организации при выборе системы учёта рабочего времени, — недооценка роли глубоких интеграций и возможности подключения платформы к другим корпоративным системам.
Крупный бизнес редко работает в изоляции: в компании уже есть ERP, кадровые системы, зарплатные решения, сервисы планирования, пропускные системы, корпоративные порталы, системы управления объектами, helpdesk-платформы, BI-аналитика.
Если система учёта времени не интегрируется с ними, возникают:
• необходимость двойного ввода данных;
• несоответствие между табелями, зарплатой и кадровыми документами;
• ошибки при передаче данных в бухгалтерию или HR;
• ручные правки и рост нагрузки на ИТ-команду;
• замедление процессов и рост рисков.
Открытое API BioTime
BioTime предоставляет полноценное открытое API, позволяющее:
• получать данные о сменах, нормах, табелях, отметках и сотрудниках;
• создавать, изменять и удалять записи в системе;
• управлять объектами, устройствами, графиками и пользователями;
• интегрировать BioTime с любой системой автоматизации, принятой в компании;
• автоматизировать обмен с ERP, WMS, HRM, CRM и BI-платформами;
• строить собственные модули на базе BioTime.
API документировано, стабильно и рассчитано на высокие нагрузки — в том числе при обработке событий от тысяч терминалов.
Готовая интеграция с 1С ЗУП:Корп
Для средних и крупных компаний особенно важна связка с зарплатными системами.
BioTime уже содержит готовый модуль интеграции с 1С ЗУП:Корп, обеспечивающий:
• передачу табелей;
• передачу отклонений;
• синхронизацию сотрудников и их реквизитов;
• поддержку различных схем учёта и норм;
• корректный обмен при суммированном учёте;
• автоматизацию расчётов без ручных корректировок.
Пример 4. Промышленный холдинг
На предприятии используется 1С ЗУП:Корп, а смены — сложные: ночные, суточные, суммированный учёт на квартал.
Связка BioTime + 1С обеспечивает автоматическую передачу данных, что исключает ручные правки и ошибки, а зарплата закрывается без задержек.
Почему это критично для масштабируемой компании
Интеграции позволяют:
• исключить разрыв данных между отделами;
• минимизировать влияние человеческого фактора;
• ускорить закрытие периода;
• повысить прозрачность процессов;
• упростить работу HR, бухгалтерии и ИТ;
• обеспечить работу системы как части единой цифровой среды компании.
BioTime можно включить в существующую ИТ-архитектуру без изменений бизнес-процессов — он адаптируется под корпоративные стандарты.
5. Что происходит, если всё это игнорировать
Если компания не думает о масштабируемости, распределённости и системе прав на старте, через несколько лет она сталкивается с целым набором проблем:
• система «тормозит» и периодически падает;
• отчёты формируются часами;
• ИТ-отдел занят постоянными «латками»;
• разные регионы работают «каждый по-своему», данные расходятся;
• возникают ошибки в табелях и расчётах зарплаты;
• растут риски по проверкам и жалобам сотрудников;
• любое изменение структуры компании превращается в стресс.
При этом многие руководители по-прежнему считают, что проблема «в дисциплине людей», а не в том, что инструменты просто не рассчитаны на текущий масштаб.
6. Как избежать этих ошибок и что даёт подход BioTime
Для средних и крупных компаний, а также тех, кто планирует рост, критично важно:
• выбирать систему, которая изначально поддерживает разные часовые пояса и распределённые объекты;
• закладывать горизонтальную масштабируемость: разнесённые сервисы, отдельную СУБД, гибкое масштабирование ресурсов;
• строить ролевую модель доступа: от сотрудника до управляющей компании;
• иметь возможность передавать часть полномочий в регионы (региональные супервайзеры, локальные администраторы);
• минимизировать ручные операции, правки и «индивидуальные договорённости на уровне филиала».
BioTime отвечает всем этим требованиям и успешно применяется:
• в сетевом ритейле и аптечных сетях;
• на складах и логистических платформах;
• в промышленности и добыче;
• в HoReCa и отельном бизнесе;
• у охранных компаний и аутсорсинговых сервисов;
• в холдингах и государственных организациях.
Если вы видите, что количество объектов и сотрудников растёт, а учёт рабочего времени и дисциплины становится всё сложнее — самое время проверить, выдержит ли ваша текущая система ещё пару лет роста.
BioTime — российская ИТ-компания из реестра отечественного ПО.
Мы:
• проводим демонстрацию системы на примере сценариев вашей компании,
• предоставляем бесплатное тестирование,
• помогаем спланировать и запустить пилотный проект,
• сопровождаем внедрение и эксплуатацию, вместе с вашей командой выстраивая правильную модель учёта и доступа.
Если хотите посмотреть, как BioTime будет работать именно в вашей распределённой сети — дайте нам знать, и мы предложим оптимальный формат пилота.