Если уже нет сил ждать оплаты от заказчика, потому что документы снова застряли где-то на почте — статья для вас.
Разбираем зачем нужен электронный документооборот (ЭДО), когда он становится обязательным и дает ли он реальную выгоду малому бизнесу. В конце статьи — бонус.
Когда ЭДО нужен и обязателен
ЭДО — это обмен документами в электронном виде через специальные сервисы. Сегодня он обязателен при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами, а также при участии в торгах и госзакупках.
В грузоперевозках с 1 сентября 2026 года ЭДО станет обязательным для перевозочных документов: транспортной накладной, заявки на автоперевозку и экспедиторских документов. Электронная транспортная накладная тоже входит в этот список. У нас есть бонус по такому случаю — оставили в конце статьи.
Переходный период уже идет: пока можно совмещать бумагу и электронный формат, но откладывать переход рискованно. Менять процессы в последний момент чревато ненужным стрессом и ошибками.
Как работает ЭДО
Документы в ЭДО подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). По 63-ФЗ «Об электронной подписи» такие документы имеют юридическую силу, как и подписанные бумажные.
Если заказчик подписал акт или УПД в ЭДО, рейс считается закрытым. Документы не теряются, они всегда доступны в архиве оператора. Это снимает одну из самых частых проблем — споры из-за неподписанных или недошедших оригиналов.
Нужен ли ЭДО ИП-перевозчику
Коротко — да, если важна скорость оплаты. В перевозках она напрямую зависит от того, как быстро дойдут подписанные документы. С бумажными форматом многое зависит от внешних факторов вроде распечатки и отправки курьером.
С ЭДО документы уходят и возвращаются за минуты. Рейс закрывается быстрее — оплата приходит раньше. Для ИП с небольшим парком это часто разница между ожиданием денег неделями и закрытием рейса в день выгрузки. Плюс — меньше ошибок из-за ввода данных вручную, не нужно тратиться на курьеров и бумагу.
Но главное — если хочется остаться в рынке и соответствовать закону, переход на ЭДО нужен. Чтобы он прошел легче, оставили небольшой бонус в конце статьи.
Мифы об ЭДО
ЭДО — это дорого и сложно. На практике подключение занимает несколько дней, а стоимость понятна заранее.
ЭДО нужен только крупным компаниям. Наоборот: ИП выигрывают больше всего — у них нет отдельной бухгалтерии и запаса времени на ожидание бумажных оригиналов.
Электронные документы можно подделать. КЭП фиксирует отправителя и защищает документ от изменений.
Данные могут потеряться. Документы хранятся у оператора и доступны из архива в любой момент — это надежнее бумаги.
С чего начать
Переходить на ЭДО можно постепенно, не останавливая работу. С готовыми решениями этот путь занимает несколько дней. Например, в Умной Логистике перевозочные документы создаются и подписываются прямо в системе, а обмен идет через операторов ИС ЭПД, аккредитованных Минтрансом. Это значит, что пользователи уже работают по требованиям закона.
Если остались вопросы и хотите подробнее узнать об автоматизации документооборота — записывайтесь на бесплатную экскурсию по Умной Логистике.
При подключении Умной Логистики до конца 2025 года ЭТрН будет бесплатной весь 2026 год + 26 декабря 2025 разыгрываем бесплатное продление на любой период от трех месяцев. Платите за три месяца, пользуетесь бесплатно еще три. И не нужно тратить деньги на ЭТрН, ведь она тоже будет бесплатной.