Если управленка приходит, когда уже поздно, это не отчетность. Это некролог.
У собственника обычно две позиции.
- я цифры не трогаю, у меня для этого люди
- я трогаю все подряд, потому что чувствую, что там опять пожар
Контроллинг нужен, чтобы не жить в этих крайностях. Это не микроменеджмент. Это не охота на виноватых. Это система, которая отвечает без истерики на один вопрос - где деньги и что будет дальше.
Почему в группе компаний без контроллинга все разваливается быстрее
Потому что появляется любимый спорт - переложить деньги из одного юрлица в другое и назвать это результатом. А потом удивляться, почему прибыль есть, а на счетах снова пусто. Группа без контроллинга - это когда вы богаты на бумаге и бедны в кассе. Стабильно.
Что важно не упускать
Единые правила
Если в одной компании логистика сидит в логистике, в другой ее прячут в коммерческих, а в третьей все летит в прочее - у вас не управленка. У вас творческий кружок. Пока нет единых статей, единых правил распределения затрат и единой логики маржи, любые сравнения между юрлицами - это сравнение вкусов, а не цифр. Сюда же отнесем единые базы документов и серверы для бухгалтерских программ. Собственник должен иметь круглосуточный доступ к этой информации. Ну или его доверенное лицо. В режиме просмотра достаточно.
Внутригрупповые расчеты между подразделениями, кассами, счетами, ответственными - без магии
Перемещения денег и начислений внутри группы - это не прибыль. Это движение внутри системы. В отчетности группы такие расчеты должны схлопываться. Если не схлопываются - вы рисуете себе успех, а касса потом показывает реальный счет за этот спектакль.
Дисциплина денег
Если платежи проходят по принципу кто громче орет, тому и оплатили - это не управление денежными потоками. Это базар. Нужны лимиты, платежный календарь, приоритеты и правила согласования. Иначе у вас всегда будет одна и та же картина - важное ждет, срочное пролезает, а потом вы ищете виноватого в кассовом разрыве, который вы сами же и организовали.
Про карт бланш
Полномочия давать нормально. Ненормально выдавать их без контрольных точек. Проверка - это не недоверие к человеку. Проверка - это страховка бизнеса от ошибок, усталости и классического мы не заметили.
Как проверять без паранойи
- раз в неделю 15 минут по ДДС, факт и прогноз на 8-13 недель
- раз в месяц управленка закрывается в один и тот же срок, плюс комментарии по отклонениям
- проверять крупные операции и любые отклонения больше чем на 5 процентов по любой статье, договор, логика расхода, что в итоге получили
- внутригрупповые расчеты между подразделениями, кассами, счетами, ответственными должны сходиться и закрываться, а не висеть вечным долгом
- один человек не должен делать всю цепочку заявка - согласование - оплата - сверка. Это не супергерой, это риск
Маркеры, на которые собственнику стоит смотреть постоянно
Сроки
Если управленка то 5 числа, то 18, значит процесса нет. Есть героизм и оправдания. Героизм красивый, но денег не приносит. Это повод для дополнительной углубленной проверки.
Объяснения
Если вам присылают таблицу без ответа на два вопроса почему так и что делаем дальше, это не отчетность. Это архив. Пыльный, но с формулами.
Связь прибыль и деньги
Если прибыль растет, а денег нет, смотрите оборотку. Дебиторка, запасы, авансы, предоплаты. Деньги не исчезают. Они просто застревают в чужих карманах и на вашем складе.
Прочее и ручные корректировки
Если прочее растет, туда сваливают непонятное. Если корректировок много, учет живет в фотошопе. И да, фотошоп прибыль рисует отлично. Платежи - хуже.
Внутригрупповые расчеты между подразделениями, кассами, счетами, ответственными
Если внутри группы постоянно кто-то кому-то должен и это норма, кассовый разрыв выстрелит. Обычно в самом неудобном месте - когда надо платить налоги, зарплаты или поставщикам, которые уже устали верить в завтра.
Если хотите, дам чек-лист собственника на 15 минут в неделю. 7 вопросов по ДДС и управленке, чтобы без скандалов, но по делу.
Напишите, что болит сильнее. Кассовые разрывы, дебиторка, запасы или внутригрупповые расчеты между подразделениями, кассами, счетами, ответственными, которые можно свести только молитвой.