Вопрос пользователя: «Товары для принципала закуплены, лежат на нашем складе. Какой документ оформить, чтобы отразить их передачу принципалу, ведь это не наша реализация?»
Суть проблемы
Товары, закупленные по агентской схеме, находятся у вас на ответственном хранении. Их передача принципалу — это не продажа (вам не принадлежат), а исполнение агентского поручения. Необходимо оформить операцию так, чтобы товары списались с вашего учета (с учета ответственного хранения), но при этом не были отражены как ваша выручка.
Что может 1С ERP?
Для этой операции существует специальный документ «Отгрузка товаров с хранения» с видом операции «Отгрузка принципалу». Он оформляет передачу товаров, ранее приобретенных под принципала, с вашего склада. При проведении этого документа товары списываются с забалансового учета (с учета ответственного хранения), а в учете принципала формируется запись о поступлении этих товаров (если ведется консолидированный учет).
Суть подхода:
- Документ-основание: Документ можно создать на основании «Заказа клиента» принципала или путем подбора товаров, которые числятся за ним.
- Подбор товаров: При создании документа можно использовать команду «Подобрать товары, принятые на ответственное хранение». Система покажет остатки товаров, приобретенных под конкретного принципала.
- Учет операций: При проведении документа товары списываются с учета на складе агента, но не как реализация, а как уменьшение обязательства по хранению и передаче.
- Для услуг (работ): Если для принципала закупались работы или услуги, документ «Отгрузка» не требуется, так как они не являются складским запасом.
Преимущества подхода:
- Корректное оформление: Четкое отражение сути операции — передача товара, не являющегося собственностью агента.
- Контроль остатков: Позволяет видеть, какие товары уже переданы принципалу, а какие еще находятся на вашем хранении.
- Автоматизация: Связь с заказом принципала и документами закупки.
Решение и рекомендации
- Убедитесь, что закупки для принципала оформлены и товары оприходованы на склад.
- Создайте документ «Отгрузка товаров с хранения», указав в качестве операции «Отгрузка принципалу».
- Заполните табличную часть, выбрав принципала и используя команду подбора товаров с его остатков.
- Укажите склад, с которого происходит отгрузка.
- Проведите документ. Товары будут списаны с учета ответственного хранения.
Итог простыми словами
Вы купили и временно храните у себя мебель для друга. Когда он приезжает забрать ее, вы не выписываете ему новый товарный чек (реализацию). Вы просто фиксируете факт: «Принятая на хранение мебель №123 выдана владельцу». Документ «Отгрузка принципалу» — это именно такая цифровая расписка в получении его товара.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Вы закупили для строительной компании-принципала партию плитки. Она находится на вашем складе. Когда представитель компании приезжает за ней, вы оформляете «Отгрузку товаров с хранения», указываете, какую именно плитку и в каком количестве отгружаете. В системе остаток плитки, принадлежащей этому принципалу, уменьшается.