Вопрос пользователя: «Мы закупили для клиента несколько партий товара у разных поставщиков. Как одним документом отчитаться перед ним, показать все закупки и начислить нашу комиссию?»
Суть проблемы
В процессе выполнения поручения принципала закупки могут осуществляться у нескольких поставщиков и в разное время. Формирование единого понятного отчета, который объединит все эти операции, покажет итоговую сумму затрат и четко выделит агентское вознаграждение, вручную — трудоемкая задача.
Что может 1С ERP?
Центральный документ для этого — «Отчет комитенту (принципалу) о закупках». Он формируется в специальном рабочем месте, где система автоматически группирует все проведенные закупки по конкретному принципалу (и его заказу, если используется обособление «по заказу»). В этот отчет можно включить несколько разных документов «Приобретение». В самом отчете на отдельной закладке рассчитывается комиссионное вознаграждение агента.
Суть подхода:
- Автоматический сбор данных: В рабочем месте «Отчеты комитентам о закупках к оформлению» система показывает сводные данные: по какому принципалу, договору или заказу есть неотраженные в отчетах закупки.
- Формирование отчета: Выбрав нужные строки (например, несколько приобретений), вы одним кликом создаете отчет. Все товарные строки из выбранных документов переносятся в него.
- Расчет комиссии: В отчете переходите на закладку «Комиссионное вознаграждение». Выбираете способ расчета («Процент от суммы закупки» или «Произвольная сумма») и указываете услугу, которой будет отражено это вознаграждение в вашем учете.
- Сводный отчет: Можно сформировать один отчет на несколько приобретений в рамках одного договора с принципалом.
Преимущества подхода:
- Консолидация: Возможность объединить разрозненные закупки в один ясный отчет для клиента.
- Автоматический расчет: Комиссия рассчитывается системой, можно распределить пропорционально суммам закупки.
- Связь с первичными документами: В отчете видно, на основании каких конкретно документов «Приобретение» сформирована каждая строка.
Решение и рекомендации
- После оформления всех закупок для принципала перейдите в «Продажи – Оптовые продажи – Отчеты комитентам о закупках к оформлению».
- В списке «К оформлению» выберите строки, соответствующие нужным документам приобретения.
- Нажмите «Оформить». Будет создан документ отчета с заполненной табличной частью.
- Заполните закладку «Комиссионное вознаграждение», нажмите «Рассчитать вознаграждение».
- Проведите и распечатайте отчет для отправки принципалу.
Итог простыми словами
Вы выполняли для клиента сложный заказ: купили детали у одного поставщика, услуги у другого, упаковку у третьего. Вместо того чтобы отправлять клиенту три разных бумажки, вы заходите в специальный раздел системы, отмечаете эти три покупки галочками и нажимаете «Создать отчет». Система сама объединяет все в один аккуратный документ: общий список всего купленного, итоговая сумма, и отдельной строкой — ваше вознаграждение.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Принципал поручил организовать мероприятие. Вы закупаете у разных подрядчиков: кейтеринг, звук, аренду мебели. Каждую закупку оформляете в системе с привязкой к принципалу. В конце одним отчетом вы показываете ему полную смету мероприятия с разбивкой по статьям затрат и вашей комиссией.