Вопрос пользователя: «Мы, как агент, испортили часть товара, принятого на комиссию, и должны его выкупить. Это не возврат и не списание в убыток. Какой документ использовать?»
Суть проблемы
Существует специфическая ситуация, когда товар, принятый на ответственное хранение (в том числе по агентской схеме закупки), был утрачен или испорчен по вине агента, и по договору он обязан этот товар выкупить. Это не стандартная реализация от комитента агенту, и не простое списание. Нужно оформить операцию выкупа с переводом товара из собственности комитента в собственность агента и возникновением задолженности агента перед комитентом.
Что может 1С ERP?
Для этого сценария в рамках схемы ответственного хранения и агентской закупки предусмотрен специальный документ — «Выкуп товаров с хранения». Его использование настраивается в договоре с принципалом в разделе «Порядок списания недостач товаров, принятых на хранение».
Суть подхода:
- Предварительная настройка: В карточке договора с целью «Поставка под принципала» есть настройка «Порядок списания недостач...». Там необходимо установить флаг «Оформлять выкуп принятых на хранение товаров».
- Оформление документа: При наступлении страхового случая оформляется документ «Выкуп товаров с хранения». В нем указывается принципал (комитент) и товары, подлежащие выкупу.
- Учетные последствия: При проведении документа:
Товар списывается с учета ответственного хранения (как собственность принципала).
Товар приходуется на склады агента как его собственность (обычно по цене выкупа, оговоренной в договоре).
Возникает задолженность агента перед принципалом на сумму выкупа.
Преимущества подхода:
- Юридическая четкость: Отражает реальную сделку купли-продажи между принципалом и агентом, возникшую вследствие наступления ответственности.
- Корректный учет: Товар правильно переходит из одной собственности в другую, задолженность отражается в нужных разрезах.
- Связь с договором: Процесс регламентирован настройками в основном договоре.
Решение и рекомендации
- Заранее, при заключении договора с принципалом, обсудите сценарий ответственности за утрату и выберите в настройках договора в 1С ERP подходящий вариант: оформлять выкуп или списание.
- При наступлении случая, подлежащего выкупу, создайте документ «Выкуп товаров с хранения».
- Заполните его, указав соответствующий договор с принципалом и выкупаемые позиции.
- Сумма выкупа, скорее всего, будет определена договором (например, по цене комитента). Проверьте и при необходимости скорректируйте цены в документе.
Итог простыми словами
Вы хранили у соседа его коллекционную вазу. По неосторожности разбили ее. По договору вы обязаны ее купить. Вы не просто говорите «извини» и списываете вазу (списание). Вы оформляете сделку: «Я покупаю у тебя эту разбитую вазу за оговоренную сумму». Документ «Выкуп товаров с хранения» — это цифровая фиксация такой «покупки» испорченного актива, которая переводит его в вашу собственность и рождает вашу задолженность.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Логистическая компания (агент) по поручению принципала хранила на своем складе электронику. Из-за нарушения режима хранения часть партии пришла в негодность. По договору логист обязан выкупить испорченные единицы по закупочной цене. Бухгалтер оформляет документ «Выкуп товаров с хранения», после чего испорченная электроника числится на балансе логиста как его собственный убыток, а перед принципалом возникает задолженность за выкуп.