Вопрос пользователя: «Мы выполняли для клиента сложный заказ: закупали комплектующие у трех разных поставщиков. Можно ли сделать для клиента один сводный отчет о закупках, а не три отдельных?»
Суть проблемы
При выполнении комплексного поручения принципала закупки часто ведутся у нескольких поставщиков. Предоставлять принципалу пачку разрозненных отчетов и счетов-фактур неудобно для него и создает лишнюю работу по консолидации для вас. Нужен инструмент для формирования единого, понятного отчета, объединяющего все затраты по проекту.
Что может 1С ERP?
Система позволяет сформировать один документ «Отчет комитенту (принципалу) о закупках» на несколько разных документов «Приобретение товаров и услуг». Главное условие — все эти закупки должны быть выполнены для одного и того же принципала в рамках одного договора с ним и с совпадающими условиями (валюта, направление деятельности, признак «цена включает НДС»). При этом каждая строка в отчете будет сохранять ссылку на своего поставщика и исходный документ.
Суть подхода:
- Консолидация в рабочем месте: В рабочем месте «Отчеты комитентам о закупках к оформлению» данные уже сгруппированы по принципалам (и их заказам). Вы видите несколько строк приобретений от разных поставщиков, но относящихся к одному принципалу.
- Групповое выделение: Вы можете выделить несколько таких строк (например, 3 строки от 3 разных поставщиков) и нажать одну кнопку «Оформить».
- Единый документ: Система создаст один отчет, в табличную часть которого попадут все товарные позиции из трех выбранных закупок. Принципал получит один документ с полным перечнем всего закупленного.
- Сводный счет-фактура: В связке с этим отчетом существует возможность сформировать для принципала сводный счет-фактуру, объединяющий данные от всех поставщиков (настройка «сводно»).
Преимущества подхода:
- Удобство для клиента: Принципал получает консолидированную картину по своему заказу.
- Профессионализм: Демонстрирует качественный сервис и учет.
- Эффективность: Сокращает количество документов, которые нужно проводить, печатать и хранить.
Решение и рекомендации
- Убедитесь, что все закупки для принципала оформлены корректно, с указанием назначения.
- Перейдите в «Отчеты комитентам о закупках к оформлению».
- Найдите группу строк, относящихся к одному принципалу (и, если используется, к одному его заказу). Выделите их с помощью Ctrl+Click.
- Нажмите кнопку «Оформить». Будет создан единый отчет.
- При необходимости, используйте настройку для формирования сводного счета-фактуры при его перевыставлении.
Итог простыми словами
Вы — личный помощник, которого попросили собрать праздничный стол. Вы ездите в мясную лавку, рыбный отдел, винный магазин и булочную. Вместо того чтобы сдавать хозяину четыре разных чека, вы садитесь и аккуратно переписываете все покупки в один общий список с итоговой суммой. «Отчет комитенту о закупках» с несколькими основаниями — это и есть такой общий, аккуратный список для вашего принципала.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Организация ремонта офиса. Принципал поручил вам закупить все материалы. Вы покупаете стройматериалы у одного оптовика, сантехнику у другого, мебель у третьего. В отчете о закупках вы объединяете все эти позиции в один документ с итогом «Общая сумма затрат на ремонт: XXX руб. + наше вознаграждение».