Жизнь порой опережает стандарты, и, чтобы обрести или сохранить преимущество на рынке, недостаточно знать все тонкости работы с документами – нужно еще постоянно обновлять и пополнять эти знания. А если это вдобавок твое призвание, то бумаги становятся не просто базой для работы, но и крыльями за спиной и залогом роста. Корреспондент foodsmi пообщался с основателем и руководителем онлайн-школы декларирования и маркировки Docs Evolution Анастасией Ивановой.
– Как вы пришли к бизнесу с документами?
Я бы сказала, что вообще я бумажный человек. Это тянется с детства. Я много рисовала, любила перебирать открытки. У моего дедушки была огромная библиотека. Он вел реестры книг, записывал, кто и когда взял книгу, и эта страсть к документации передалась мне.
Сейчас в своей работе со студентами я часто советую: прислушивайтесь к себе, наблюдайте за собой. Я обучаю коллег самостоятельно декларировать продукцию в рамках проекта Docs Evolution. Многие из них потом уходят во фриланс по декларированию или вовсе меняют сферу деятельности, например, с контроля качества переходят в подтверждение соответствия в чистом виде, а не как в дополнительную функцию. Так сказать, вдохновляются этим, находят себя. Я их понимаю, поскольку сама пришла в эту нишу таким образом, просто следуя за своим интересом.
– Где вы работали?
Мне удалось поработать во всех нишах пищевой отрасли – и в лаборатории, и в технологии, и в контроле качества продукции. Я занималась наукой и даже работала с маркетингом пищевых продуктов. Но остановилась на техническом регулировании – и на самом деле счастлива жить своим выбором.
Понимаете, когда мы делаем что-то с вдохновением, а не из-под палки, у нас есть конкурентное преимущество в профессии.
Я работала в ряде предприятий. Прежде чем уйти в свой проект, запустила с нуля отдел подтверждения соответствия на одном из предприятий кулинарии. Отдел работал более пяти лет, и у меня накопился опыт. Я почувствовала, что эти знания требуют распространения прямо сейчас.
– Почему к вам чаще обращаются именно кулинарные производства?
В подтверждении соответствия кулинарной продукции я проработала довольно долго и знаю ответы на многие необычные и нестандартные вопросы. В этой сфере, к сожалению, мало кто ориентируется. У нас нет и не планируется разработки технических регламентов на кулинарную продукцию.
А специалисты предприятий, технологи, те, кто занимается контролем качества, да и владельцы предприятий – они часто выходцы из ресторанного бизнеса. Подтверждение соответствия, мягко говоря, не их стихия.
– Какие документы нужно оформлять на пищевые продукты?
Я подойду к этому вопросу со стороны несоответствий. Например, если на продукт есть ГОСТ, конечно, мы руководствуемся им. Но бывает, что продукт изначально не соответствует требованиям государственного стандарта. Скажем, мы используем вакуумную упаковку, а это ГОСТом не предусмотрено. Тогда нужно разработать свой стандарт, технические условия. Или взять готовый чужой стандарт, технические условия из Федерального информационного фонда стандартов.
Для себя мы разрабатываем ТУ с описанием собственного продукта на основе государственных стандартов, если такие имеются. К сожалению, ТУ часто разрабатывают, если продукт не дотягивает по характеристикам до требований ГОСТов. Это считается нарушением ГОСТ Р 51740-2016. Согласно ему, требования ТУ должны быть не ниже, чем в ГОСТе на такую же продукцию.
Часто можно услышать расхожее мнение, что ГОСТы можно не применять. Но если стандарт упоминается в обязательном для исполнения документе, например, в федеральном законе, то он тоже становится обязательным к применению.
На малых предприятиях зачастую продукт выпускают, заявляя на маркировке соответствие именно ГОСТу, даже если продукция на деле не отвечает его требованиям. Причина подобной фальсификации в том, что использование ГОСТа бесплатно, а разработка технических условий под свой продукт – это работа, за которую нужно платить. Или нужно иметь специалиста, который ее выполнит. На малых предприятиях это, как правило, нереалистично.
– В чем разница между техническими условиями и собственным стандартом организации?
Разделяют стандарты на разные виды. Вы, скорее всего, имеете в виду различие технических условий (ТУ) и стандартов организации (СТО). Дело в том, что согласно ФЗ-162 «О стандартизации в РФ», пункты 13, 15 статьи 2:
- стандарт организации (СТО) – документ по стандартизации, утвержденный юридическим лицом, в том числе государственной корпорацией, саморегулируемой организацией, а также индивидуальным предпринимателем для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг;
- технические условия (ТУ) – вид стандарта организации, утвержденный изготовителем продукции или исполнителем работы, услуги.
Таким образом, СТО и ТУ соотносятся как общее и частное. СТО – внутренний стандарт организации, который может регламентировать все процессы производственной деятельности, все циклы жизнедеятельности организации, сфера его применения – конкретная организация, цель – регулирование широкого спектра внутренних вопросов: установление собственных (в том числе альтернативных) требований по производству продукции, реализации технологических процессов, процедур использования различных видов сырья, регулирование вопросов управления производством, принятия различных решений на уровне менеджмента, об оборудовании и инструментах, используемых при выпуске тех или иных продуктов, и прочее.
Технические же условия разрабатываются на конкретную продукцию, то есть предмет их регулирования – конкретный продукт или виды продуктов. Иными словами, СТО – для процессов, ТУ – для конкретной продукции. Рано или поздно надзорные органы будут открывать глаза на этот вопрос и использование СТО вместо ТУ будет пресекаться. Предпосылкой стал законопроект об обязательной регистрации ТУ, который сейчас находится в разработке.
– Насколько сложно разработать и применять собственный стандарт организации?
Самый больной вопрос – использование СТО. В России к техническим условиям очень жесткие требования по числу наименований продукции, которое можно включить в один стандарт вида «технические условия». Для разработки СТО требования намного мягче. Тут начинаются злоупотребления. Например, иногда в один СТО включают до тысячи номенклатурных позиций. В итоге на одном предприятии всего один стандарт, которым неудобно пользоваться, работать с ним, актуализировать. Это часто делают ради экономии: гораздо дешевле разработать один стандарт на все продукты, чем отдельные технические условия на каждый продукт.
– Чем выгодна добровольная регистрация ТУ и СТО?
Это очень хороший доказательный материал в случае судебных разбирательств. Если мы в ТУ что-то заявляем и у нас была проведена экспертиза проекта ТУ техническим комитетом и нам подтвердили, что все, что мы написали в наших технических условиях, соответствует нормативным требованиям, это будет нашим щитом при проверках.
Лайфхак для наших читателей по поводу маркировки продукта: если вы оформили ТУ, то в них есть раздел «Требования к маркировке», куда можно добавить описание маркировки этикетки и затем пройти экспертизу ТУ в техническом комитете. Так можно убить двух зайцев: защитить стандарт и маркировку одновременно.
А еще наличие экспертизы проекта ТУ будет выигрышно выделять продукт среди конкурентов.
– Как избежать ошибок в документах?
Обычно, когда открывают предприятие, хотят сделать это как можно быстрей и дешевле. Разрабатывают хоть какой-то стандарт, например, СТО. Включают в него 500 номенклатурных позиций. Затем переходят к декларированию соответствия и маркировке. Информация для этих документов переносится в том числе из стандарта, содержащего ошибки.
Затем начинается работа. Мы закупили этикетки, возможно, обратились в консалтинг, чтобы нам помогли с принятием деклараций соответствия. Таким образом, уже потратили немалую сумму. А потом, в работе, начинаются проверки, аудиты. Предприятие имеет амбиции зайти в работу с более крупными партнерами, например, торговыми сетями. Тогда придется менять всю документацию, потому что торговая сеть не примет продукт с неправильной маркировкой, нарушениями в декларациях соответствия, с ошибками в СТО/ТУ. Ошибки в маркировке и декларации соответствия, скорее всего, протягиваются из стандарта, так как стандарт описывает критерии нашей продукции. Когда хотят выйти в работу в более крупном масштабе, приходится менять всё, и получается переплата: за одну и ту же работу нужно платить во второй раз. Возможно, если сразу разрабатывать документацию корректно, быстро стартовать не получится, зато не будет ни лишних проблем, ни дополнительных расходов.
– За ошибки в документах большие штрафы?
Бывает сложно сказать, потому что штрафы имеют свойство накладываться друг на друга. То есть если у нас есть «введение в заблуждение», скорее всего, присутствует и нарушение технических регламентов. Получается бутерброд из штрафов.
И дело не только в штрафах, но и в упущенной выгоде: например, не получится работать с крупным Клиентом.
– Знаю, что вы работаете с маркировкой. Какие самые частые ошибки на этикетках?
Скажу так: маркировка не первоисточник данных. Все, что мы выносим на нее, тоже должно прослеживаться из других наших документов. Поэтому ошибки в маркировке – это чаще всего ошибки в других документах.
Приведу пример (за последний год я получила невероятно много вопросов по этому поводу). На маркировке часто бывает, что выносят два наименования: на одной стороне упаковки – полное, а на другой – сокращенное. Это нарушает сквозную прослеживаемость продукта. Ведь его наименование сразу сложно найти в других документах. А это уже нарушение требования к идентификации, статья 6.21 технического регламента 021/2011.
Чтобы избежать путаницы, можно в ТУ в разделе «Маркировка» прописать и полное, и сокращенное наименование, указав, что это – маркетинговая надпись. Если ТУ пройдет экспертизу в техническом комитете и там подтвердят, что это действительно маркетинговая надпись, выдадут заключение, то это будет хорошим доказательным материалом в случае вопросов.
– Как бы вы сформулировали в трех словах золотое правило маркировки?
Сквозная прослеживаемость продукции.
– И напоследок вопросы в духе анкеты Марселя Пруста, чтобы лучше познакомиться лично с вами. Любимое блюдо?
Есть люди-сладкоежки, а я назвала бы себя жироежкой. Очень люблю шпроты, колбасу. Боже сохрани меня от чипсов, потому что, если они окажутся со мной в одной комнате, для них это будет ненадолго! Передаю привет всем производителям чипсов, недавно как раз проводила у них обучение!
– Путешествие?
Я посетила примерно тридцать стран. Путешествия очень вдохновляют! Особенно нравится Азия. Там сильный культурный компонент. И природа меня очень заряжает. Всем желаю найти то, что вас вдохновляет и дает силы на работу, превращает ее в творческий процесс.
– Цитата?
У меня их две. Первая: «не ожидай, что все будет так, как ты этого ожидаешь». А вторая – «мир другим не будет».
– Большое спасибо, Анастасия! Мы поговорили о бумажной точности в пищевке: зачем нужны собственные стандарты организации, как они соотносятся с техническими условиями и ГОСТами, как избежать ошибок в маркировке продукции. Работа с документами не терпит спешки, и тут действует правило: семь раз проверь – один раз маркируй!
Беседовал Роман Гурский, журналист-редактор foodsmi