Самое время заняться графиком отпусков на 2026 год. В крупных компаниях — особенно с филиалами и распределёнными командами — это всегда отдельная задача: собрать пожелания по датам, свериться с производственным календарём, учесть региональные особенности, снять пересечения, всё согласовать и оформить без ошибок. Цена неточностей здесь высокая: от вопросов и жалоб сотрудников до рисков штрафов и «провалов» по численности в пиковые месяцы.
В статье разберём, как по требованиям законодательства правильно составить и утвердить график отпусков, покажем пример заполнения и объясним, как автоматически собрать «умный» график.
Что представляет собой график отпусков и зачем он нужен
График отпусков — это официальный документ, который фиксирует очередность предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам организации. Он помогает соблюсти баланс между интересами работников и потребностями компании: люди планируют личное время заранее, а руководители — обеспечивают бесперебойную работу подразделений. Кроме того, наличие утверждённого графика подтверждает выполнение работодателем требований Трудового кодекса.
Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, эти категории мы рассмотрим далее. Работодателю запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд.
Для работодателя график полезен тем, что позволяет:
- своевременно распределять трудовые ресурсы и разгрузить периоды с пиковыми нагрузками;
- рассчитать отпускные суммы и заранее спланировать выплаты;
Правовые основы составления графика отпусков на 2026 год
При подготовке документа следует руководствоваться рядом норм:
- Статья №123 ТК РФ закрепляет обязанность работодателя ежегодно составлять и утверждать график отпусков.
- Статья №124 ТК РФ описывает ситуации, когда отпуск можно перенести.
Срок утверждения графика отпусков на 2026 год
Согласно части 2 статьи №123 ТК РФ, документ нужно утвердить не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. Таким образом, график отпусков на 2026 год необходимо оформить и выпустить до 17 декабря 2025 года включительно.
Если нарушить срок, инспекция труда вправе привлечь организацию к административной ответственности. Чтобы избежать подобных ситуаций, после составления графика руководитель утверждает его своим приказом, а все участники кадрового процесса соблюдают установленный порядок.
Кого включают в график отпусков
В график обязательно вносятся все лица, с которыми заключены трудовые договоры — независимо от занимаемой должности, уровня ответственности и стажа. Это требование распространяется на следующие категории:
- Штатные сотрудники — работники, трудящиеся по основному месту работы.
- Внутренние совместители, которых указывают отдельно по каждой занимаемой должности.
- Внешние совместители, чьи отпуска по совместительству должны совпадать с периодом отдыха по основному месту работы согласно статье №286 ТК РФ.
- Временные работники, нанятые по срочным договорам, если срок их действия охватывает 2026 год.
- Сотрудницы в отпуске по беременности и родам либо по уходу за ребенком — они вносятся в график согласно статье №255 ТК РФ.
Физические лица, которые работают по гражданско‑правовым договорам, не имеют права на какой-либо отпуск в рамках трудового кодекса, и соответственно не указываются в графике.Также ТК РФ предусматривает дополнительные оплачиваемые отпуска для отдельных категорий граждан. Среди них:
- инвалиды,
- медицинские работники,
- педагоги,
- несовершеннолетние работники и другие.
Кроме того, дополнительные отпуска предоставляются за работу:
- в районах Крайнего Севера,
- с вредными или опасными условиями труда,
- требующую специфической адаптации и связанную с особым характером,
- в режиме ненормированного рабочего дня и связанную с иными основаниями.
Все дополнительные отпуска также нужно отразить в графике отпусков. Правильное включение всех категорий сотрудников в документ помогает избежать претензий при проверках, а также делает планирование отпусков прозрачным и удобным для кадровиков и бухгалтерии.
Внесение изменений в график отпусков
Хотя график отпусков относится к числу обязательных кадровых документов, на протяжении года в него можно вносить правки — если на это есть законные основания.
Изменения могут происходить по инициативе работника, работодателя или в результате обстоятельств, указанных в Трудовом кодексе РФ. В соответствии со статьей №124 ТК РФ, перенести отпуск можно в следующих случаях:
- сотрудник временно нетрудоспособен и предоставляет соответствующий документ;
- работник привлекается к исполнению государственных обязанностей, срок которых совпал с периодом отдыха;
- уведомление о дате начала отпуска направлено позже чем за две недели;
- отпускные не были выплачены вовремя.
Если отпуск переносится по соглашению сторон, необходимо оформить заявление работника и приказ руководителя, а новые даты и реквизиты документа отразить прямо в графике.
В случаях производственной необходимости работодатель вправе попросить сотрудника перенести отдых, но при этом работник должен отгулять неиспользованные дни в течение двенадцати месяцев после окончания рабочего года, к которому относится этот отпуск. Такое правило гарантирует, что право на отдых не утратится из‑за служебных обстоятельств.
Пошаговая инструкция: как составить график отпусков без ошибок
Чтобы работа над графиком прошла спокойно и без споров, важно наладить взаимодействие всех участников процесса — работников, начальников подразделений, кадровиков и, при наличии, профсоюзной организации. Ниже приводим последовательность шагов, которая поможет избежать типичных ошибок.
Сбор данных о предпочтительных сроках отпусков
Первым делом руководители подразделений собирают информацию от сотрудников о желаемых периодах отдыха. Закон не устанавливает точных дат для этого этапа, но на практике опрос начинают осенью — в октябре или ноябре, чтобы было время обсудить пожелания, согласовать их и без спешки подготовить итоговый документ.
Руководители подразделений должны учитывать категории работников, которые по закону имеют преимущественное право выбора времени отпуска:
- сотрудники до 18 лет;
- беременные женщины;
- родители трёх и более детей в возрасте до 12 лет;
- мужья, чьи жены находятся в декретном отпуске;
- работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России»;
- работники, удостоенные высшего звания или награжденные государственными орденами высшей степени;
- один из родителей, который воспитывает ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- ветераны и инвалиды войны.
После сбора заявок руководитель подразделения сводит данные, выявляет пересечения и при необходимости договаривается с работниками о переносе дат, чтобы сохранить баланс между интересами специалистов и производственными задачами.
Заполнение формы графика отпусков
Когда все заявки собраны, кадровая служба приступает к оформлению документа. Чаще всего используется привычная форма Т-7, утверждённая постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. Большинство компаний все еще использует этот классический шаблон, но можно применять и собственные формы, главное внести в них все обязательные данные.
В «шапке» формы указывают: полное наименование организации и подразделения, номер и дату составления документа, год, на который формируется график. Далее заполняют данные о сотрудниках, периодах отпусков и дополнительных сведениях.
Если руководитель не фиксирует конкретные даты, а просто проставляет месяц отдыха, может быть нарушено требование статьи №123 ТК РФ: работника нужно уведомить о начале отпуска не позднее, чем за две недели. Поэтому необходимо указывать конкретный временной отрезок.
Отдельные графы формы заполняются в течение года — туда вносят фактические даты отпусков и номера приказов о предоставлении отдыха.
Форму Т-7 можно использовать как в бумажном, так и в электронном виде. При работе через систему КЭДО документ подписывается электронной подписью, что особенно удобно для компаний с удаленными командами.
Узнать больше
Согласование и утверждение графика
После заполнения проект документа направляется на согласование. Если какие-то сотрудники относятся к льготным категориям, их пожелания проверяются в первую очередь.
Также при наличии профсоюзной организации проект графика отправляют ей на рассмотрение — этот порядок описан в статье №372 ТК РФ.
Когда все корректировки внесены, руководитель организации выпускает приказ об утверждении графика отпусков. В документе обычно прописывают:
- заголовок: «Приказ об утверждении графика отпусков на 2026 год»;
дату и номер приказа; - текст приказа: «Утвердить график отпусков на 2026 год согласно приложению»;
- перечень лиц, ответственных за контроль исполнения и сроки ознакомления работников.
К приказу прикладывается утвержденная форма (Т‑7 или кастомный бланк).
Ознакомление сотрудников с графиком отпусков
Финальный этап — ознакомление сотрудников с утвержденным графиком. Хотя закон прямо не требует собирать подписи работников (части 3 статьи №123 ТК РФ), подтверждение избавляет работодателя от споров по поводу сроков отпуска. Собрать их можно двумя способами:
- добавить в форму Т‑7 отдельную графу «Подпись работника об ознакомлении»;
- оформить отдельный лист ознакомления, где фиксируются фамилии, подписи и даты.
В соответствии с приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 кадровая служба хранит график в течение трех лет после окончания его действия — до конца 2027 года. Копии передаются в бухгалтерию и, при необходимости, филиалы.
Весь процесс — от создания и согласования до ознакомления — можно провести в VK HR Tek. Система позволяет утверждать графики онлайн, хранить их в архиве и даже уведомлять сотрудников за две недели до начала отпуска через встроенные напоминания. Всё это заметно снижает вероятность ошибок и ускоряет документооборот.
Как подготовить график отпусков в VK HR Tek: пошаговая автоматизация
Система VK HR Tek сама контролирует сроки, уведомляет участников процесса и устраняет рутинные операции. Рассмотрим, как это выглядит на практике.
Шаг 1: Планирование
HR‑специалист или руководитель открывает модуль «График отпусков» и формирует проект документа. Система ставит всем сотрудникам задачи на внесение своих отпускных дат.
В настройках можно учитывать производственные календари (федеральный и региональные), а также задать дополнительные ограничения: минимальную продолжительность отпуска, кратность периодов отдыха, обязательные выходные.
Приближается дедлайн — VK HR Tek рассылает напоминания автоматически. Не нужно тратить время на личные сообщения или звонки.
Шаг 2: Заполнение сотрудниками
В карточке работник видит доступные дни и обязательные поля, без которых заявку не отправить. Это исключает пропуск ключевой информации. Все заявки сводятся в единый документ, который отправляется на проверку непосредственному руководителю.
В личном кабинете сотрудник в течение года может контролировать, сколько дней отпуска он накопил. Оттуда же можно подать заявку на отдых.
Шаг 3: Согласование без лишних файлов
Руководитель подразделения получает наглядный график с диаграммой отпусков. Если даты пересекаются у ключевых специалистов, он может обсудить их перенос прямо в системе. В случае корректировки документ возвращается сотруднику на доработку. Всё проходит онлайн — без печати десятков Excel‑таблиц и ручных сверок, что снижает риск ошибок.
Шаг 4: Утверждение
После окончательного согласования система формирует необходимый приказ и выгрузку с датами отпусков по каждому работнику. Эти файлы автоматически попадают в личный кабинет сотрудника для ознакомления и подписи с помощью интегрированной электронной подписи (ЭП).
Все версии документов хранятся в модуле в структурированном виде. По умолчанию работник видит только свой отпуск, а руководитель — график своей команды. При необходимости права доступа можно расширить или ограничить.
В личном кабинете сотрудник в течение года может контролировать, сколько дней отпуска он накопил. Оттуда же можно подать заявку на отдых.
Шаг 5: Контроль исполнения
Перед началом отпуска система напоминает работнику о приближении даты отдыха за две недели. Если ему нужно уйти в отпуск в другой срок, он создает запрос прямо в личном кабинете, где может отследить статус согласования.
Если сотрудник подтверждает даты отпуска по графику, он оформляет заявление, которое автоматически передаётся в отдел кадров. Интеграция с 1С позволяет мгновенно передать данные без двойного ввода данных.
Кейсы составления графика отпусков в VK HR Tek
До 2023 года компания вручную оформляла все кадровые документы, включая заявления на отпуск и приказы. Для удалённых сотрудников подключали курьеров или отправляли документы по почте, что занимало время и вызывало задержки.
После внедрения VK HR Tek все эти процессы перешли в электронный вид: заявки на отпуск, командировки, переводы, трудовые договоры теперь оформляются и подписываются онлайн.
Результат — сокращение времени обработки документов, прозрачный контроль сроков и полная отказ от лишней бумажной бюрократии.
Компания быстро увеличивала штат, что сделало бумажный документооборот непрактичным: согласование отпусков и дополнительных соглашений к трудовым договорам занимало недели.
С помощью VK HR Tek процессы стали цифровыми. В первую очередь автоматизировали оформление отпусков, что позволило вести единый график для всех подразделений, контролировать пересечения и мгновенно обновлять данные.
Команда работает в системе уже почти два года, весь комплекс кадровых процессов сформирован в электронном виде.
Итоги: как без ошибок утвердить график отпусков на 2026 год
Чтобы избежать штрафов и конфликтов с персоналом:
- Вносите всех работников с трудовыми договорами (включая совместителей, временных сотрудников и тех, кто находится в декрете).
- Утверждайте приказом — закрепите даты, ссылку на закон и список ответственных.
- Ознакомьте работников — подпись не обязательна, но он защищает от спорных ситуаций.
- Закладывайте возможность изменений — по соглашению сторон или в случаях, предусмотренных статьей №124 ТК РФ.
- Сохраняйте график в течение трех лет, до конца 2029 года.
Модуль «График отпусков» в VK HR Tek ускоряет сбор и проверку заявок, сводит все данные в единый документ и упрощает согласование даже в распределённых командах.
Запишитесь на бесплатное демо, чтобы автоматизировать составление графика отпусков с КЭДО VK HR Tek без ошибок и рутинных действий
FAQ
Что делать, если работник не подал заявку на отпуск вовремя?
График утверждается исходя из интересов организации: период отдыха выбирается так, чтобы минимально повлиять на работу подразделения. При этом уведомить сотрудника об отпуске нужно также за две недели.
Что делать, если сотрудник не хочет идти в отпуск по графику, но хочет дальше работать?
Это считается отказом предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск, которое грозит штрафами. Нужно либо найти компромисс, либо направить работника отдыхать в установленные даты, предупредив его.
Можно ли заменить часть отпуска денежной компенсацией?
Да, но только ту часть, что превышает 28 календарных дней (статья №126 ТК РФ). Исключения — беременные женщины, сотрудники до 18 лет, а также работники с опасными условиями труда.
Что делать, если сотрудник заболел перед отпуском?
Отпуск переносится по статье №124 ТК РФ на основании больничного, новые даты согласуются и фиксируются.
Вносится ли в график отпуск без сохранения зарплаты?
Нет. График составляется только для ежегодных оплачиваемых отпусков, включая дополнительные для отдельных категорий работников.
Как поступить при увольнении, если отпуск не использован?
Выплатить компенсацию за неиспользованные дни. При приеме нового работника его можно внести в график на освободившиеся даты.