Когда команда растет, начинается путаница — кто что делает, где лежат файлы, что срочно. Работа замедляется, сотрудники тратят время на выяснения вместо дела. В статье разбираем, какие функции таск-менеджеров помогут навести порядок.
Быстрое общение в команде
С таск-трекером не надо звонить и ждать, когда коллега появится онлайн. Удобное общение — одно из главных плюсов работы в таск-менеджере.
Какие функции нужны для быстрого общения:
- Комментарии к задачам — общение прямо в карточке. Все, кто работает над задачей, могут написать в комментариях свое мнение. Если нужно привлечь внимание конкретного человека, можно его упомянуть — он получит уведомление. Можно задавать вопросы, сохранять переписку, обсуждать проблемы — все это не потеряется, потому что привязано к карточке задачи.
- Прикрепление файлов и ссылок. Чем больше форматов поддерживает система, тем лучше. Так решается вопрос хранения документов и медиафайлов. Можно добавлять фото, документы Word или аудиофайлы, а потом быстро их найти. Не нужно все держать на компьютере — достаточно зайти в таск-менеджер.
- Встроенный мессенджер. Всю переписку можно перенести из других мессенджеров в рабочую систему. Можно общаться с коллегами, создавать групповые чаты по отделам или проектам.
Рассмотрим примеры из разных таск-трекеров.
В Аспро.Cloud под задачей можно вести сразу несколько веток комментариев. Не хотите писать текст — поставьте лайк. А если нужно выделить важную ветку, ее можно закрепить.
В Яндекс Трекере файл можно прикрепить к описанию задачи или к комментарию. Размер файла — до 128 МБ.
В YouGile недавно добавили голосовые сообщения. Пользователи отмечают отличную работу функции расшифровки текста в уведомлении.
Этапы работы и приоритеты
Начальник просит отчет, старший менеджер — презентацию, а директор — базу клиентов. И все это сегодня. Как понять, что делать в первую очередь, а что может подождать? Таск-менеджер помогает разобраться с рабочими задачами.
На какие возможности обратить внимание:
- Задачи. Не нужно лично подходить к сотруднику и объяснять, что делать. Все можно написать в карточке задачи. Сотрудник видит, что нужно сделать, и может начать работу. Даже несрочные задачи не потеряются — карточка будет ждать своего времени.
- Канбан-доска. Методология Kanban дает простой способ показать работу наглядно — доску с карточками, которые можно перетаскивать между столбцами. Можно следить за загрузкой сотрудников, прогрессом и простоями. Удобно искать «узкие места» — где задачи застревают.
- Приоритеты задач. Если поставить одному сотруднику 12 больших задач, он сделает за день максимум 2–3. Чтобы не гадать, в каком порядке их выполнять, в трекерах можно ставить приоритеты — отмечать важное, добавлять теги и напоминания.
У разных таск-трекеров есть свои особенности.
В Аспро.Cloud можно не только ставить задачи, но и разбивать их на подзадачи. У подзадач есть свои исполнители, сроки и статусы, и при этом видна связь с основной задачей.
В WEEEK два типа досок: «Стандартная» для обычных проектов, а «Спринт» — для работы по Scrum. К одному проекту можно привязать несколько досок. Например, дизайнеры работают по Scrum, разработчики — по Waterfall, но проект их объединяет.
В Trello можно перетаскивать карточки по степени срочности и использовать цветные метки. Красная карточка — «горящая» задача, оранжевая — важная, зеленая — подождет. Для людей с проблемами цветовосприятия есть узоры вместо цветов.
Учет времени
Когда закончится проект, сколько задач можно выполнить за день и сколько заплатить сотруднику на почасовой оплате? Считать время вручную — плохая идея. Лучше использовать функции таск-менеджера.
Какие возможности должны быть:
- Встроенный тайм-трекер. Чтобы считать время на задачу, в системе должен быть таймер. Он записывает затраты и делает отчеты. Так можно контролировать сотрудников и понимать, сколько времени нужно на каждую задачу.
- Дедлайны. Выбирайте таск-трекер с контролем сроков. Это нужно, чтобы задачи делались вовремя. Если сотрудники не очень пунктуальные, помогут напоминания. Когда до дедлайна мало времени, трекер предупредит исполнителя.
- Диаграмма Ганта. Время работы стоит планировать заранее и проверять по факту. С диаграммой можно ставить контрольные точки, делить проект на этапы, связывать задачи и ставить сроки. Особенно удобно для проектов по Waterfall.
Большинство таск-трекеров умеют считать время.
В Аспро.Cloud есть тайм-трекер. Можно запускать его кнопкой или вносить время вручную. Чтобы не считать, сколько клиент должен за работу, можно выставить счет прямо из проекта. Также можно задавать разные ставки сотрудникам — в зависимости от должности, навыков или конкретной задачи.
В GanttPRO система напоминает о дедлайнах по email или в уведомлениях. Просроченные задачи выделяются цветом — их сложно пропустить.
В Мегаплане есть готовый шаблон диаграммы Ганта. Можно создавать задачи, показывать их на диаграмме, двигать и следить за сроками.
Выводы
При выборе таск-менеджера важно думать не только о функциях, но и об удобстве каждый день. Система должна быть понятной, гибкой и подходить под реальную работу вашей команды.
Небольшой команде стоит проверить:
- можно ли расширять возможности и добавлять новые модули;
- есть ли бесплатный или дешевый тариф;
- дают ли доступ ко всем функциям в пробном периоде;
- удобное ли мобильное приложение;
- можно ли платить за всю команду, а не за каждого отдельно;
- быстро ли отвечает техподдержка;
- есть ли инструкции и обучающие материалы.
Даже простой набор инструментов поможет наладить прозрачную работу, видеть загрузку сотрудников и контролировать сроки и результаты. Хорошо выбранный таск-менеджер станет центром управления проектами и общения в команде.
Попробуйте несколько систем, чтобы понять, какая лучше подходит вашему способу работы и помогает достигать целей без лишних усилий.