Ошибки могут появиться на любом этапе — от выбора типа подписи до настройки токена. Показываем, как пройти весь процесс без сбоев.
Без электронной подписи сегодня нельзя ни подать отчет в налоговую, ни участвовать в закупках, ни подписать документы онлайн. Но ее получение кажется сложным: чтобы просто подписать документ, нужно пройти десять кругов регистрации, выбрать правильный тип подписи и разобраться с ПО.
Электронная подпись — это цифровой аналог собственноручной подписи. Она подтверждает подлинность электронных документов и защищает их от изменений.
Электронная подпись нужна, чтобы:
- подписывать договоры и акты онлайн;
- подавать отчетность в ФНС, ПФР и Росстат;
- участвовать в тендерах и госзакупках;
- работать с банками, контрагентами и государственными системами.
Почему все говорят ЭЦП, хотя правильно ЭП?
Привычное определение «электронная цифровая подпись (ЭЦП)» неактуально с 1 января 2014 года, когда в силу окончательно вступил закон №63-ФЗ. Он содержит понятие «электронная подпись (ЭП)». В документах и на сайтах государственных органов используют новый вариант, но на практике различий между понятиями нет.
Разберемся, какие трудности могут ждать бизнес и как оформить ЭП быстро и без ошибок.
Неясно, какая подпись нужна именно вашему бизнесу
Главная сложность на старте — не запутаться в типах подписей. От вашего выбора напрямую зависит, сможете ли вы полноценно работать с госорганами и контрагентами или же подписанные документы не будут иметь юридической силы.
Существует три типа ЭП, от выбора которых зависит юридическая сила документов:
- Простая подпись (ПЭП). Подтверждает авторство подписанта, но не дает гарантий, что документ не изменяют после подписания. Именно поэтому подходит для работы внутри сервисов, где не требуется подтверждать юридическую значимость, например в личных кабинетах на портале «Госуслуги» и других сайтах госорганов, а также при банковских транзакциях.
- Усиленная неквалифицированная (НЭП). Позволяет установить автора документа и гарантирует неизменность информации в нем. Подходит для внутреннего документооборота компании, если документы не подаются в госорганы. Можно также использовать для документооборота с контрагентом — при условии, что подписано соглашение о признании юридической силы электронных подписей обеими сторонами.
- Усиленная квалифицированная (КЭП). Единственный вид ЭП, признанный законом равнозначным ручной подписи. Без нее нельзя сдать отчетность, подписать договор или участвовать в закупках.
Для внешнего взаимодействия — с контрагентами, госорганами или банками — бизнесу практически всегда требуется именно КЭП. Подпись работает на большем количестве ресурсов, в том числе на сайтах ФНС, порталах «Госуслуги», ЕГАИС и тендерных площадках.
Подготовка и технические сложности: драйверы, токены, сертификаты
Чтобы КЭП заработала, предпринимателю приходится разбираться с техническими деталями. Без корректной установки драйверов и сертификатов подпись может не распознаваться в браузере или на госпорталах.
Процесс подготовки состоит из двух этапов:
- Приобрести токен и установить его драйвер. Токен — это защищенный USB‑носитель, на котором хранится сертификат подписи: например, Рутокен, JaCarta или Esmart. Устройство должно быть сертифицировано ФСБ и ФСТЭК (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю). Купить его можно напрямую у производителя, через аккредитованный удостоверяющий центр, у операторов ЭДО или в вендинговых аппаратах ФНС. Драйвер скачивается на сайте производителя.
- Настроить СКЗИ — средство криптографической защиты информации. Чаще всего используется «КриптоПро CSP», рекомендованное ФНС. Для каждого компьютера потребуется отдельная лицензия, купить ее можно на сайте поставщика.
В качестве альтернативы токену можно установить приложение «Подпись для бизнеса» или «Госключ». Эти сервисы позволяют работать без физического носителя и подходят тем, кто предпочитает полностью цифровой формат.
Сложно понять, где и как получить подпись
Большой выбор способов получения подписи может запутать и усложнить процесс. Неочевидно, куда именно обращаться, какой вариант будет быстрее и подойдет для конкретных задач, что заставляет откладывать оформление.
Получить КЭП можно лично в аккредитованном удостоверяющем центре ФНС с документами и заявлением. Или оформить онлайн:
- в Сервисе выпуска сертификата электронной подписи по биометрии и с подтверждением через портал «Госуслуги» (понадобится установить сертификат в токен);
- через мобильные приложения «Моя подпись» и «Подпись для бизнеса» (установка сертификата в токен не требуется, он привязывается к смартфону и работает в приложениях);
- в личном кабинете ИП или юрлица ФНС, если уже есть действующий сертификат.
Быстрее оформить КЭП, дополнительно получить доступ к сотням площадок, помощь с настройкой подписи, а также консультации по ее использованию можно в онлайн-сервисах операторов электронного документооборота. Например, через Рег.решения доступна КЭП от Удостоверяющего центра Контура с автонастройкой компьютера и круглосуточной поддержкой.
Получил ЭЦП, но что-то не работает: не подписывается документ, не открывается сайт, истек срок действия
Даже после успешного получения подписи можно столкнуться с техническими сбоями, которые могут заблокировать всю работу. Пользователи нередко сталкиваются с типичными ошибками:
- браузер не видит токена;
- срок действия сертификата закончился;
- подпись не распознается в системе.
Нередко ошибки связаны с несовместимостью драйверов или отсутствием обновлений. Здесь помогает обновить СКЗИ, продлить сертификат через личный кабинет ФНС или заменить токен.
Предприниматели, которые оформляют подпись через сертифицированные центры с поддержкой, решают эти вопросы быстрее: специалисты помогают с настройкой, переустановкой и обновлением сертификатов.
Электронная подпись — не только юридически необходимый инструмент для бизнеса, но и ключ к сквозной цифровизации. Чтобы использовать ее эффективно, предпринимателям важно одновременно внедрить системы электронного документооборота, хранилища и отчетные сервисы.
С помощью Рег.решений вы можете подключить электронную подпись, а также ЭДО. Кроме того,у Рег.решений есть готовые комплекты для бизнеса: они объединяют продукты и услуги, которые эксперты подобрали под конкретные задачи бизнеса в сферах бьюти, спорта, авто, медицины и других. Переходите на сайт Рег.решений, чтобы изучить.