Онлайн CRM vs серверная: какая подойдет для вашего бизнеса

РВМ-Софт. Облачная CRM или серверная.

Вы хотите внедрить CRM-систему, но растеряны перед выбором: облачная (онлайн) система или коробочная (серверная)?

Облачное решение хвалят за простоту, но компания боится хранить данные в "облаке". Серверная система кажется надёжнее, но требует больших инвестиций и технических специалистов. Что выбрать, чтобы не пожалеть?

В этой статье разберём различия между облачной и серверной CRM, сравним их по ключевым параметрам, и покажем на реальных примерах, какая система подойдет именно вашему бизнесу.

Что такое облачная CRM и серверная CRM.

Облачная CRM (SaaS — Software as a Service).

Облачная CRM хранится на серверах компании разработчика в интернете. Вы получаете доступ через браузер или мобильное приложение с любого устройства, где есть интернет.

Представьте: раньше компания покупала физический сервер, ставила его в офис, нанимала ИТ-специалиста, который за ним следил. Теперь Вам просто дают логин и пароль — и Вы уже в CRM. Всё остальное делают разработчики софта.

Серверная CRM (On-Premise).

Серверная CRM устанавливается на компьютер или сервер внутри вашей компании. Это коробочное решение — вы получаете программу, ставите её на свой сервер, и всё.

Данные хранятся в вашем офисе. Никакого интернета? Система работает (если хотите, очень независимо). Нужна интеграция с другой программой? Вы сами решаете, что и как подключать.

Облачная CRM: преимущества и когда её выбрать.

Преимущества облачной CRM.

1. Минимальные начальные затраты.

Нет нужды покупать сервер, лицензию на ПО, нанимать ИТ-специалиста. Просто платите подписку:

Вместо инвестиции в 500 000+ рублей вы платите 2 000 - 3 000 рублей в месяц. Для стартапа например это существенно.

2. Быстрое внедрение.

Облачную CRM можно настроить за 1-2 недели. Вы смотрите видео по настройке, создаёте воронку продаж, добавляете команду — и всё готово.

3. Автоматические обновления.

Разработчик обновляет систему, добавляет функции, латает уязвимости. Вы ничего не платите за это. Вчера была одна функция, завтра появилась новая — бесплатно.

4. Высокая безопасность и надёжность.

Облачные CRM используют:

• Резервное копирование на несколько серверов (если упадёт один сервер, ваши данные будут на двух других).
• Шифрование данных.
• Сертификацию по международным стандартам безопасности.
• Команду специалистов по защите информации.

Ваш сервер в офисе может сломаться, отключат электричество, придёт какой-то сотрудник и случайно отформатирует жёсткий диск. С облаком этого не будет.

5. Доступ с любого места.

Менеджер на встречу взял ноутбук, открыл браузер, вошёл в CRM. Нужно посмотреть данные клиента? Пожалуйста. Смотреть отчёты из Telegram на телефоне? Легко.

6. Встроенные интеграции с популярными сервисами.

В облачных CRM уже встроены интеграции с:

• Мессенджерами (Telegram, WhatsApp, MAX).
• Почтой (Gmail, Яндекс.Почта).
• Сайтом и формами заявок.
• IP-телефонией.
• 1С (не во всех системах).

Вам не нужно нанимать программиста для подключения этих сервисов.

7. Лёгкое расширение функционала.

Нужно больше пользователей? Нажимаете кнопку "добавить пользователя" — и готово. Нужны новые возможности? Переходите на более высокий тариф.

8. Поддержка от разработчика.

Что-то не работает? Пишешь в техподдержку — обычно ответят в течение нескольких часов. У коробочной CRM Вы сами ищете решение или нанимаете интегратора.

Когда выбрать облачную CRM.

✅ Малый и средний бизнес (1-100 сотрудников): стартапы, маленькие агентства, небольшие магазины.

✅ Нет ИТ-отдела в штате: не хотите нанимать специалиста только для управления CRM.

✅ Динамичный бизнес: процессы часто меняются, нужна гибкость.

✅ Мобильная команда: менеджеры часто в офисе, на выездах, работают удалённо.

✅ Быстрое внедрение: нужна система вчера, а не через полгода.

✅ Ограниченный бюджет: сотни тысяч на систему нет, но 3 000 рублей в месяц найдётся.

Серверная CRM: преимущества и когда её выбрать.

Преимущества серверной CRM.

1. Полный контроль данных.

Все данные клиентов, сделки, финансовая информация — находятся у Вас. Никто кроме Ваших сотрудников не видит эту информацию. Это может быть важно для банков, страховых компаний, государственных компаний, где требуется максимальная конфиденциальность.

2. Независимость от интернета (опционально).

Если интернет отключился, серверная CRM всё ещё работает. Менеджер может продолжать работать с клиентами (хотя некоторые функции, требующие синхронизации, не будут доступны). Облачная CRM без интернета не работает.

3. Гибкость интеграций.

Нужно интегрировать какую-то редкую систему, которую облачная CRM не поддерживает? С серверной CRM Вы имеете доступ к коду, API, базе данных. Разработчик может подключить практически что угодно.

4. Отсутствие текущих платежей (кроме первоначального).

Вы платите один раз за лицензию. Дальше только платежи за обновления (которые необязательны) и ИТ-специалиста.

Хотя в долгосрочной перспективе это часто дороже, чем облачная CRM.

5. Возможность кастомизации.

Если Вам нужна очень специфическая функция, которая не встроена в систему, Вы можете нанять разработчиков и добавить её. С облачной CRM Вы ограничены тем, что предлагает разработчик.

6. Лучше подходит для больших компаний со сложными процессами.

Если у Вас 500 сотрудников, очень сложные бизнес-процессы, множество правил и связей между данными — серверная CRM с кастомизацией может быть лучше.

Когда выбрать серверную CRM.

✅ Крупный бизнес (100+ сотрудников): заводы, крупные торговые сети, крупные B2B-компании.

✅ Очень строгие требования к безопасности и конфиденциальности: банки, страховые компании, государственные учреждения.

✅ Сложные, уникальные бизнес-процессы: система работает немного не так, как у других компаний.

✅ Есть ИТ-отдел в штате: люди, которые могут обслуживать систему, решать проблемы.

✅ Частая работа без интернета: или интернет нестабильный.

✅ Нужна глубокая интеграция с 1С и другими системами: эта интеграция критична для бизнеса.

Сравнение стоимости: полный расчёт "стоимости владения".

Многие думают: "Облачная CRM дороже, потому что платишь каждый месяц". Это неправда. Давайте посчитаем реальную стоимость владения за 5 лет.

Сценарий: компания с 20 сотрудниками, из которых 10 работают с CRM

Облачная CRM.

Год 1:

• Подписка: 2 490 рублей × 12 месяцев = 29 880 рублей.
• Внедрение и настройка (самостоятельно): 0 рублей.
• Интеграции (встроены): 0 рублей.
• Техподдержка: входит в подписку.

Итого в год: 29 880 рублей.
За 5 лет: 149 400 рублей.

Серверная CRM.

Год 1:

• Лицензия на 10 пользователей: от 50 000 рублей (минимум)
• Сервер: 100 000-200 000 рублей
• Установка и настройка (интегратор): 100 000-300 000 рублей
• Интеграция с 1С (двусторонняя): от 80 000 рублей
• Обслуживание, резервные копии, ИТ-специалист: 30 000 рублей в месяц × 12 = 360 000 рублей

Итого в год: 590 000 - 1 090 000 рублей

За 5 лет:

• Лицензии и обновления: 50 000 × 5 = 250 000 рублей.
• ИТ-специалист: 360 000 × 5 = 1 800 000 рублей.
• Обслуживание сервера: 100 000 рублей.
• Итого: 2 150 000 рублей минимум.

Разница? Облачная CRM за 5 лет будет стоить 149 400 рублей, серверная — 2 150 000+ рублей. Это в 14 раз дороже!

Конечно, у серверной CRM есть свои преимущества (контроль, гибкость), но для большинства компаний облачное решение экономнее.

Реальные примеры: как разные компании выбрали свою CRM.

Пример 1: IT-агентство (15 человек) — выбрали облачную CRM.

Ситуация:

• Команда разработчиков, менеджеры по продажам, дизайнеры.
• Раньше клиентов вели в Excel и Notion, информация была разбросана.
• Нет ИТ-отдела, все сложности сваливались на одного разработчика.

Что выбрали: Облачную CRM.

Почему:

• Нужна была система "на вчера", разговоров о CRM было слишком много.
• Интеграция с Telegram (туда приходят заявки с сайта) — встроена, не нужно ничего настраивать.
• Гибкость: если завтра нужна функция, которая сейчас не подходит, можно просто перейти на другой тариф.
• Бюджет ограниченный, а найма ИТ-специалиста не планировали.

Результаты за 6 месяцев:

• Конверсия лидов выросла на 22% (раньше теряли клиентов из-за разбросанной информации).
• Каждый менеджер сэкономил 5 часов в неделю.
• Повторные проекты выросли на 35% (видят историю клиента, могут предложить нужный сервис).

Трата: 2 490 рублей в месяц = 29 880 рублей в год. За это получили рост продаж и экономию времени.

Пример 2: Банк (500 сотрудников) — выбрали серверную CRM.

Ситуация:

• Банк хранит чувствительные данные о клиентах, кредитах, счетах.
• Нужна интеграция с 1С, бухгалтерией, системой управления кредитами.
• Большой отдел ИТ (20+ человек).
• Есть требования регулятора к хранению данных.

Что выбрали: Коробочная версия CRM (серверная).

Почему:

• Требование регулятора: данные клиентов должны храниться в России на собственных серверах банка.
• Нужна глубокая интеграция с 1С, которая работает как на серверной CRM.
• Большой бюджет (500 человек, инвестиции в IT — норма).

Результаты за год:

• Все данные клиентов в одном месте, с полным контролем.
• Менеджеры видят полную историю клиента (кредиты, платежи, лимиты).
• Безопасность на максимуме: данные никуда не передаются, всё внутри банка.

Трата: 1 500 000 рублей в год на ИТ, лицензии, обслуживание. Но для банка это нормальные расходы при таком объёме.

Пример 3: Салон красоты (5 мастеров) — сначала облачная, потом масштабировали

Ситуация:

• Салон красоты, небольшой бизнес.
• Раньше записи вели в тетради и Telegram.
• Клиенты забывают о записях, не приходят без напоминаний.

Что выбрали: Облачная CRM.

Почему:

• Малый бизнес, бюджет небольшой.
• Нужна мобильная версия: администратор должна видеть запись с телефона.
• Нужны автоматические напоминания клиентам.
• Хотели попробовать без больших расходов.

Результаты за 3 месяца:

• Посещаемость клиентов выросла в 3 раза (автоматические напоминания: "Завтра у вас стрижка в 14:00").
• Повторные визиты выросли на 40%.
• Доход вырос на 22%.

Следующий шаг:
Через год салон открыл второй филиал. В облачную CRM просто добавили второй адрес, второго администратора. Всё работает. Если бы была серверная CRM, нужно было бы либо расширять сервер, либо ставить отдельный сервер во втором салоне — с облаком это просто клик.

Пример 4: E-commerce магазин (50 000 заказов в месяц) — облачная CRM для масштабирования

Ситуация:

• Магазин одежды в интернете.
• Заказы приходят из Яндекс.Маркета, 1С-Битрикса (собственный сайт), телефонных звонков, Telegram, WhatsApp.
• Менеджеры часто теряют клиентов: два менеджера одновременно звонят одному клиенту, отправляют разные предложения.
• Информация о клиентах разбросана по разным системам.

Что выбрали: Облачная CRM.

Почему:

• Нужно объединить все каналы в одну CRM.
• Облачная CRM быстро масштабируется (когда придёт 100 000 заказов в месяц, просто добавляешь серверные мощности, платишь больше).
• Встроены интеграции с Telegram, WhatsApp.
• Быстро внедрить (не было времени на долгое внедрение).

Результаты за год:

• Конверсия лидов выросла на 35% (клиенты не получают дублирующихся предложений, видят персональные рекомендации).
• Повторные покупки выросли на 50% (менеджер видит, что клиент покупал раньше, может предложить похожий товар).
• Средний чек вырос на 18%.
• Доход магазина вырос на 42%.

Масштабирование:
Когда объёмы выросли, они просто перешли на более высокий тариф. Никакой переустановки, никакого расширения серверов — просто платишь больше, и система работает с большей нагрузкой.

Гибридный подход: а может быть комбинация?

Есть третий вариант, который выбирают крупные компании: гибридная архитектура.

Как это работает:

• Базовая нагрузка (CRM для менеджеров, хранение клиентов) — на облачной системе
• Или наоборот: основная система на сервере, а мобильные приложения и синхронизация в облаке

Пример:

• Крупная компания использует серверную CRM на своих серверах для полного контроля.
• Но одновременно синхронизирует данные с облачной CRM для мобильного доступа менеджеров.
• Менеджеры на встречах работают с облаком, в офисе — с коробочной версией.
• Данные синхронизируются в обе стороны.

Это даёт лучшее от обоих миров: контроль серверной системы + гибкость облака.

Типичные ошибки при выборе CRM.

Ошибка 1: "Нам нужна серверная CRM, потому что это надёжнее".

Правда: Облачные CRM часто надёжнее, чем серверные. Google, Amazon, Microsoft вкладывают миллиарды в инфраструктуру. Ваш сервер в офисе — это не Google. Облако использует резервные копии, геораспределение, автоматическое восстановление.

Решение: Если нужна надёжность, выбирайте облако.

Ошибка 2: "Облако — это опасно, данные утекут".

Правда: Облачные CRM проходят сертификацию (ISO, GDPR и т.д.). Разработчик дорожит своей репутацией. Утечки данных происходят чаще на серверных системах, потому что Вы сами ответственны за безопасность.

Решение: Выбирайте CRM с хорошей репутацией, которая прошла все сертификации.

Ошибка 3: "Сначала возьму облако, потом перейду на сервер".

Правда: Миграция данных из облачной CRM на серверную очень болезненна. Разные форматы, разные базы данных, теряются связи между записями.

Решение: Выбирайте систему, которая изначально может работать и в облаке, и на сервере. Тогда можно будет перейти без потерь.

Ошибка 4: "Облако подешевело, это означает, что качество упало".

Правда: Облако дешевое, потому что разработчик обслуживает 1000+ компаний на одной инфраструктуре. Это экономия масштаба, а не снижение качества.

Решение: Не путайте цену с качеством. Облачная CRM за 3 000 рублей в месяц ничем не хуже за серверная CRM за 360 000 рублей в год только на одного ИТ-специалиста.

Ошибка 5: "Нужна серверная CRM, потому что нам часто отключают интернет".

Правда: Если у вас часто отключают интернет (более чем на несколько часов в день), серверная CRM может помочь. Но тогда стоит позаботиться об интернете.

Решение: Сначала стабилизируйте интернет, потом выбирайте облако. Интернет в 2025 году — это не роскошь, а необходимость.

Итоговая рекомендация: как выбрать.

Выбирайте облачную CRM, если:

• ✅ В компании до 500 сотрудников.
• ✅ Нет крайних требований к безопасности и конфиденциальности.
• ✅ Нет ИТ-отдела в штате.
• ✅ Нужна система "быстро и дёшево".
• ✅ Команда часто в движении (нужен мобильный доступ).
• ✅ Частые изменения в бизнес-процессах.

Выбирайте серверную CRM, если:

• ✅ В компании 500+ сотрудников.
• ✅ Крайние требования к безопасности (банки, страховые).
• ✅ Есть ИТ-отдел.
• ✅ Очень нестабильный интернет.
• ✅ Нужна очень специфическая кастомизация.
• ✅ Уже инвестировали в собственный data-центр.

Выбирайте гибридный подход, если:

• ✅ В компании 100+ сотрудников.
• ✅ Нужна и надёжность, и гибкость.
• ✅ Есть бюджет на оба варианта.

Главный вывод:

Облачная CRM выигрывает для 90% компаний.

Да, серверная CRM даёт контроль. Но это контроль над проблемами: кто обновит систему? Кто сделает резервную копию? Кто будет платить ИТ-специалисту?

Облачная CRM избавляет вас от этих проблем. Вы платите подписку, и система работает. Обновления? Бесплатные и автоматические. Безопасность? Серверы разработчика защищают лучше, чем Ваш сервер.

Конечно, есть исключения: крупные компании, банки, государственные учреждения. Но для IT-агентства, магазина, салона, B2B-компании? Облачная CRM — это правильный выбор.

Не переплачивайте за контроль, который Вам не нужен. Инвестируйте в рост продаж, а не в серверное оборудование.

Облачная CRM внедряется за 2 недели и начинает приносить результаты за первый месяц. Попробуйте — и Вы поймёте, почему 90% компаний выбирают облако.