Вопрос пользователя: «Как часто нужно делать сверку и кто этим должен заниматься?»
Суть проблемы:
В компании нет четкого регламента по проведению сверки данных. Из-за этого расхождения накапливаются, и их сложно устранять. Возникает путаница в ответственности: бухгалтер считает, что это задача финансового директора, а операционные менеджеры не следят за бухгалтерским учетом.
Что может 1С ERP?
Система предоставляет отчет для сверки, который может запускать любой пользователь с соответствующими правами. Отчет можно формировать на любую дату, что позволяет проводить сверку регулярно. В системе нет жесткой привязки к определенным ролям, но рекомендуется назначить ответственных.
Решение и рекомендации:
- Установите периодичность: Минимум — раз в месяц перед закрытием периода. Идеально — еженедельно или даже ежедневно для ключевых разделов (денежные средства).
- Определите ответственных: Обычно это бухгалтер или финансовый контролер, который знаком с обоими видами учета.
- Внедрите в регламент: Включите сверку в список обязательных задач при закрытии месяца.
- Используйте разные уровни доступа: Настройте права так, чтобы ответственные могли запускать отчет и видеть все разделы, а другие пользователи — только относящиеся к их зоне ответственности.
Итог простыми словами:
Сверка — это как генеральная уборка. Если делать ее редко, будет труднее и дольше. Лучше проводить часто, например, раз в неделю, чтобы поддерживать порядок. Ответственным должен быть тот, кто понимает и в оперативке, и в бухгалтерии, — чаще всего это главный бухгалтер или его заместитель.
Типичные сценарии использования:
Сценарий 1: Ежемесячное закрытие.
Ситуация: Компания закрывает месяц для подготовки отчетности.
Проблема: Нужно убедиться, что все данные корректны.
Решение: Бухгалтер запускает полную сверку по всем разделам за месяц, анализирует расхождения и устраняет их.
Результат: Данные готовы для отчетности.
Сценарий 2: Ежедневный контроль денег.
Ситуация: Кассир и бухгалтер работают в разных местах.
Проблема: Возможны расхождения по кассе.
Решение: Бухгалтер каждое утро запускает сверку по денежным средствам за предыдущий день.
Результат: Быстрое выявление ошибок.