В эпоху цифрового общения многие рабочие процессы перешли в онлайн-формат, что породило юридические коллизии в кадровой практике. Особенно остро стоит вопрос о том, можно ли принять от сотрудника скан-копию заявления об увольнении по собственному желанию и на этом основании издать приказ?
Эксперты Образовательного центра РУНО разбирают реальный судебный кейс, который дает однозначный ответ и предостерегает работодателей от распространенной ошибки, способной привести к восстановлению сотрудника и крупным финансовым потерям.
Освойте все тонкости кадрового делопроизводства на курсе «Кадровое делопроизводство + практика составления отчетности по зарплате и кадрам с применением 1С ЗУП» в Образовательном центре РУНО.
Научитесь грамотно оформлять сложные случаи увольнения, работать с кадровыми документами и избегать юридических рисков. Станьте экспертом, к которому обращаются за советом в самых сложных ситуациях.
1. Разбор судебного дела: как скан заявления привел к незаконному увольнению
Типичная ситуация: сотрудник пишет заявление об увольнении по собственному желанию на бумаге, его руководитель визирует документ, фотографирует и отправляет скан в головной офис или кадровую службу для оформления приказа.
На основании этой электронной копии работника увольняют. Через месяц он обращается в суд с требованием восстановиться на работе, взыскать заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. Его аргумент прост: он передумал увольняться и не передавал оригинал заявления в отдел кадров.
Суды трех инстанций встали на сторону сотрудника. Их логика была непреложной: для расторжения трудового договора по инициативе работника необходимо его личное волеизъявление, облеченное в установленную законом форму. Поскольку в организации не был внедрен и юридически оформлен электронный документооборот, единственным допустимым доказательством желания сотрудника уволиться являлся оригинал заявления на бумажном носителе, переданный работодателю.
Скан, фотография или копия, присланные по электронной почте или через мессенджер, такой доказательственной силы не несут. Довод компании о том, что работник не отозвал свое заявление, был отклонен: судьи указали, что если оригинал не был передан, то и отзывать, по сути, нечего. У работодателя просто отсутствовали законные основания для издания приказа об увольнении.
На курсах РУНО по кадрам и делопроизводству каждый кадровик может повысить свой профессиональный уровень, узнать все подробности по управлению персоналом и даже получить новую профессию.
2. Требования закона: почему Трудовой кодекс настаивает на бумажном оригинале
Требование о письменной форме заявления об увольнении обеспечивает юридическую определенность и защищает обе стороны от злоупотреблений. Оригинал документа с собственноручной подписью работника служит неоспоримым подтверждением добровольности и осознанности его решения.
Переход на электронный документооборот возможен, но он не происходит автоматически при использовании мессенджеров или электронной почты. Для того, чтобы скан или электронная подпись имели такую же юридическую силу, как и бумажный документ, в компании должно быть внедрено и официально закреплено в локальных нормативных актах и трудовых договорах положение об ЭДО (электронном документообороте).
Это комплексный процесс, требующий изменения внутренних регламентов, получения квалифицированных электронных подписей и согласия сотрудников на такой формат взаимодействия. Без этих условий любой цифровой образ документа остается лишь информационным сообщением, а не правовым основанием для кадровых действий.
Курс Внутренний электронный документооборот предприятия + 1С: Документооборот поможет получить необходимые знания, позволяющие регистрировать входящие и исходящие документы, а также внутренние документы, контролировать их движение внутри своей организации. Ваши документы не потеряются, а вы станете более ценным сотрудником!
3. Практические рекомендации: как действовать, если сотрудник прислал скан
Чтобы избежать судебных рисков и признания увольнения незаконным, кадровым специалистам необходимо придерживаться четкого алгоритма действий при получении скана заявления об увольнении.
Первое и главное правило: никогда не издавать приказ об увольнении на основании скана, фотографии или иной электронной копии, если в компании не функционирует полноценный юридически значимый ЭДО. Получив такой файл, работодатель должен незамедлительно запросить у сотрудника оригинал заявления, составленного на бумаге и собственноручно им подписанного. Запрос лучше сделать в письменной форме, зафиксировав факт получения электронной копии и необходимость предоставления оригинала для дальнейшего оформления.
До момента передачи оригинала документа трудовые отношения считаются действующими. Если сотрудник, приславший скан, передумает увольняться и не принесет оригинал, оснований для расторжения договора не возникнет.
Важно знать! Попытка уволить сотрудника «за прогул» или по иному основанию в этой ситуации будет расценена судом как неправомерная, так как работник формально не прерывал выполнение своих обязанностей.
Таким образом, безопасный путь только один: все ключевые кадровые документы, инициируемые работником, особенно заявления об увольнении, должны поступать в отдел кадров в виде оригиналов на бумажном носителе. Это простое правило убережет компанию от серьезных финансовых и репутационных потерь.