Действия, за которые никто не готов платить
В организации процессов деятельность, которая создает стоимость (ценность) нормируется и отцифровывается, фактически она формирует производственную себестоимость – это то, за что готов платить клиент.
Деятельность, которая не создает ценность, также финансируется, но за счет прибыли компании, традиционно понижая ее – это то, за что не готов платить клиент, а значит платит владелец бизнеса.
Цену процесса задает ВРЕМЯ.
Что важно: чем процесс продолжительнее по времени, тем он дороже.
Сделаем разбор 8 типов потерь времени.
В графиках будут ответы на вопросы про потери, которые я задавала подписчикам моего канала @DemyanovaPRO
Потери времени — это время выполнения любой работы (деятельности), которая потребляет ресурсы, но не создает ценности, никакой и никому. Результатов такой деятельности нет, нет ценности.
Простыми словами вам за такую работу никто не заплатит, не спросит результат, такая деятельность никому не нужна.
А раз так, то эти потери будете оплачивать …… ВЫ сами, как исполнитель, либо как бизнесмен, как инвестор, как постановщик задач.
Все потери времени можно разделить на 8 типов. Они возникают не только в офлайне, в онлайне их тоже не мало. Если у вас процесс в офлайне организован таким образом, что возникают потери времени, будьте готовы с этими потерями работать и в онлайне.
Поэтому важно научиться видеть все 8 типов потерь, знать, как они выглядят, и когда знаешь их портрет сокращать их гораздо быстрее.
Будем разбирать каждый тип.
Итак, начнем.
1 потеря времени «ПЕРЕПРОИЗВОДСТВО»
«Когда мы торопимся, а нас никто не ждет»
Это когда мы совершаем какие-либо действия впрок, думая, что кому-то будет нужно.
27% опрошенных сталкиваются и понимают, что есть такая потеря как перепроизводство. а вот 36% - скорее да, чем нет считают что сталкиваются с перепроизводством. Статистика явно в пользу данной потери.
Это когда нет реального или даже потенциального заказчика результата вашей деятельности.
Перепроизводство – производим объем, больший чем необходимо, обеспечено потребностью, деньгами, спросом.
Почему это потеря времени, потому что результат никому не нужен и за него никто не готов платить.
Примеры из жизни офиса:
Составление ненужных отчетов, вариантов, версий, кабинетных иллюзий;
Изготовление лишних копий документов;
Предоставление информации в количестве большем, чем того требует клиент или последующий процесс;
Примеры из жизни информационных систем:
Перенабор одной и то же информации в разных ИС;
Формирование платежек в одной информационной системе, распечатка и занесение платежек в другую информационную систему.
Методы работы с перепроизводством:
- уточниться с потребностью, надобностью;
- проанализировать, кто оплачивает ваше время и ваш результат;
- брать аванс или полную предоплату;
- подготовить MVP- продукт с минимальными функциями, но отражающий сущность;
- быть готовым обосновать, что это потеря времени.
2 потеря времени «ОЖИДАНИЕ»
«Когда мы ждем, а время идет»
Второй тип потерь связан с ожиданием.
Ее портрет достаточно прост – ничего не делаем, ожидаем!
Можем ожидать чего угодно: от принятия решений до конкретных персон, не говоря уже о необходимых ресурсах (финансовых, материальных, информационных, любых).
Самое распространенное ожидание - это ожидание запрашиваемой информации (51%), на втором месте долгое согласование документов (37%) и третье место - жду в очереди (18%).
По сути, в это время мы останавливаем свой рабочий процесс, тем самым удлиняя его во времени
Причина ожидания всегда одна – недостаточное планирование сроков, движений, действий.
В принципе можно успокоиться и заложить до 20% ожиданий в любой процесс, однако, 20% - сумма не малая.
Посчитаем, например, ваш ежемесячный фонд оплаты труда работников составляет 5 млн. руб., учитывая, что 20% составляет время ожиданий, вы переплачиваете до 1 млн. руб. ежемесячно.
А еще, ожидания снижают стоимость рабочего часа, увеличивая рабочий период и, как правило, никто не возмещает ожидания.
Чек-лист для быстрой диагностики потери:
- мы ждем поставщиков?
- мы ждем материалов?
- мы ждем согласования?
- мы ждем ремонта оборудования?
- чего еще мы ждем?
Примеры:
ожидание тех, кто опаздывает на совещания;
ожидание звонка или сообщения по электронной почте;
ожидание данных для подготовки или закрытия отчета;
ожидание у принтера/ копировального аппарата, допуска к ИС;
долгое согласования документов;
зависание информационной системы;
ожидания согласование бумажных экземпляров документов (хотя они есть в информационной системе);
время на поиск необходимой информации;
оборудование, ожидающее ремонта или ТО;
работники, ожидающие, когда им принесут компоненты;
работник, ожидающий деталь с предыдущей операции.
Как работать с ожиданиями?
Ожидания бывают:
запланированные, технологическими, предусмотренные технологией выполнения работ.
незапланированные, их нет в процессах, изначально, и они появляются из-за ассинхрона взаимодействия, сбоя, конфликтов и отсутствия договоренностей.
К примеру, если вы знаете, что будет период ожидания, то надо учитывать эти слоты в своей работе и занимать другими делами.
Если появляются незапланированные ожидания, то:
Базовый уровень:
- можно разбирать корзину дел «Сделаю позже»;
- можно «Съесть лягушку»;
- выпить вкусного кофе;
- разобрать почту;
- в общем сделать дела, которые давно откладывали.
Продвинутый уровень:
- найти источник ожидания и начать с ним работать, ликвидировать;
к примеру, если у вас долгие согласования, выступайте инициатором сокращения сроков, очереди – синхронизируйте планирование, найдите время такта и под него организуйте все процессы.
Время такта – отношение времени создания вашего результата к скорости, с которой потребитель (руководитель, поставщик, любой контрагент) хочет получить ваш результат.
Самый простой пример, если ваш руководитель ставит вам 5 задач на день, вы работаете 8 часов в день, то время вашего такта составляет
8 часов / 5 задач = 1,6 ч.
1,6 часа на выполнение одной задачи и соответственно если у вас накопилось 15 задач, то ваше время такта сокращается в 3 раза и уже составляет 0,5 часа.
Время такта задает скорость вашей работы, которая должна точно соответствовать имеющемуся спросу.
Итак, как выстраивать свою систему тайм-менеджмента, используя такт работы.
Напомню, что такт работы – это скорость выполнения задач в синхроне с дедлайном.
Такт работы – это и ваша производительность и здесь главное не сделать много задач, быстро и в соответствии с дедлайном, а сделать ровно столько сколько нужно.
Чтобы работать в таком темпе необходимо:
1. вести учет всех задач. При увеличении задач более 7 нужно включать другие механизмы выполнения или тормозить процесс «беру в работу»;
2. обозначать дедлайн всех задач, и вовсе необязательно конкретную дату, это может быть и мягкий дедлайн;
3. знать трудоемкость задач. здесь чем конкретнее будет цифра, тем лучше;
4. включать свободные слоты на неожиданные дела;
5. выявить причины, по которым нарушаете дедлайны из-за внешних факторов.
Продолжение следует ...