Вопрос пользователя: «Клиент просит оплату частями: 30% сейчас, 70% после отгрузки. Как это красиво и правильно оформить в заказе, чтобы система потом сама контролировала?»
Суть проблемы
Условия оплаты фиксируются в тексте договора или в переписке, но не попадают в учётную систему. Бухгалтерия не знает, когда ждать следующий платёж, менеджер забывает его проконтролировать. Это приводит к кассовым разрывам и просроченной дебиторке.
Что может 1С ERP?
В заказе клиента есть специальный раздел «Правила оплаты» (гиперссылка «К оплате»). Туда можно занести график платежей с этапами («Предоплата», «Кредит», «Аванс»), указав для каждого сумму/процент, дату или условие (например, «За 3 дня до отгрузки», «Через 14 дней после отгрузки»).
Суть подхода:
График может заполняться автоматически из шаблона, прописанного в соглашении с клиентом, или вводиться вручную для конкретного заказа. Система использует этот график для:
- Контроля предоплаты: Не даст отгрузить товар, если по условиям требуется предоплата, а её нет.
- Планирования денежных потоков: Данные о планируемых поступлениях попадают в «Платежный календарь».
- Анализа задолженности: Позволяет видеть просрочку по каждому этапу.
Преимущества подхода:
- Автоматический контроль: Система сама не даст оформить отгрузку без нужной предоплаты.
- Планирование: Финансовая служба видит, когда и сколько денег ожидать от клиентов.
- Напоминания: Можно настроить отчёты или оповещения о приближающихся сроках платежей.
Решение и рекомендации
- Создайте шаблоны графиков оплаты для типовых случаев: «30/70», «100% предоплата», «Отсрочка 30 дней».
- Привязывайте эти шаблоны к соглашениям с клиентами.
- При оформлении заказа всегда проверяйте, что график оплаты заполнен корректно.
- Используйте отчёт «Состояние выполнения» для контроля фактических оплат по графику.
Итог простыми словам
График оплаты в заказе — это «умный» финансовый календарь для одной сделки. Вы не просто пишете «30% сейчас», а даёте системе точную инструкцию: «Жди первый платёж 30% до такой-то даты, и только после него разрешай отгрузку. Потом жди второй платёж 70% до другой даты». Система будет следить за этими датами и суммами, не даст отгрузить раньше времени и покажет, если платёж просрочен.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Строительные материалы. Для крупного заказа стройматериалов действует график: 50% предоплата для запуска производства, 30% — перед отгрузкой, 20% — через 10 дней после получения. Все этапы внесены в заказ. Система заблокирует оформление отгрузки, пока не будут зачтены первые 80%.
- Сценарий 2: Регулярный клиент с отсрочкой. Для сети магазинов в соглашении прописан шаблон «Кредит 14 дней после отгрузки». При создании любого заказа для этой сети график подставляется автоматически. Финансовый директор видит в платёжном календаре планируемое поступление через две недели после каждой отгрузки.