Вопрос пользователя: «У меня в работе десяток коммерческих предложений. Как не запутаться, по каким уже можно выставлять счёт, а по каким клиент ещё думает?»
Суть проблемы
В почте и таблицах Excel теряется информация о том, на каком этапе находится каждое предложение. Менеджер забывает позвонить клиенту по истечении срока действия КП или, наоборот, торопит с заказом, когда клиент ещё не принял решение. Это приводит к срыву сроков и недовольству клиентов.
Что может 1С ERP?
Система использует статусы документов для визуального контроля процесса продажи. Три ключевых статуса для коммерческого предложения: «На согласовании» (черновик/обсуждается), «Действует» (клиент согласен, срок действия актуален), «Отменено» (клиент отказался). На основании документа со статусом «Действует» можно сформировать заказ.
Суть подхода:
- Визуальный контроль: Списки документов можно фильтровать и группировать по статусам.
- Жёсткие правила: Заказ можно создать только на основании КП со статусом «Действует». Это исключает случайное оформление заказа по неподтверждённым условиям.
- Аналитика: Отчёты по эффективности продаж могут учитывать конверсию из КП в заказы, анализируя статусы «Действует» и «Отменено».
Преимущества подхода:
- Прозрачность: Руководитель видит воронку продаж в реальном времени.
- Дисциплина: Менеджер вынужден поддерживать статусы в актуальном состоянии, чтобы система работала.
- Автоматизация: Смена статуса — это триггер для следующего действия (оформление заказа, отправка напоминания).
Решение и рекомендации
- Внедрите регламент: после устного согласования с клиентом менеджер ОБЯЗАН изменить статус КП на «Действует» и указать срок.
- Настройте отчёты или дашборды для руководителя отдела продаж, где видны все КП, сгруппированные по статусам и менеджерам.
- Используйте список «Коммерческие предложения» как свой ежедневный планер, сортируя его по дате создания или сроку действия.
Итог простыми словами
Статус в 1С — это как цветовой стикер на папке с проектом. Жёлтый — «в работе», зелёный — «согласовано, можно действовать», красный — «архив». Не нужно листать бумажки или вспоминать. Открыл список, увидел зелёные стикеры — значит, сегодня нужно по ним выставить заказы. Всё на виду, ничего не забывается.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Ежедневный планинг. Утром менеджер открывает список своих КП, фильтрует по статусу «Действует» и видит, по каким позициям срок действия подходит к концу. Звонит этим клиентам, чтобы напомнить или оформить заказ.
- Сценарий 2: Отчёт для начальства. Руководитель в конце недели смотрит отчёт: 20 КП в статусе «На согласовании», 5 — «Действует», 3 — «Отменено». Видит, что конверсия низкая, и может обсудить с менеджерами качество подготовки предложений.