Управление документооборотом в холдинговых структурах — задача непростая, особенно когда речь идет о переписке между компаниями или филиалами.
Только представьте: каждый раз, отправляя через СЭД письмо из одной компании в другую, сотрудники совершают дублирующие действия. Сначала в компании-отправителе создается карточка исходящего документа с указанием всех реквизитов, а затем сотрудник компании-получателя вручную создает карточку входящего письма: снова указывает контрагента, данные сотрудника, отправившего письмо...
При ручном подходе возможны ошибки, а рутина отнимает время, которое можно было бы направить на более важные задачи.
Модуль интеграции входящих и исходящих документов для ECM-платформ WSS Docs и Docs5 решает эту проблему.
Автоматизация вместо рутины
Ключевая идея модуля — автоматическое создание карточки входящего документа на основании исходящего в рамках единой системы электронного документооборота.
Почему это удобно:
- Экономия времени —не нужно вручную создавать карточки входящих документов;
- Снижение числа ошибок — данные копируются автоматически из связанной карточки исходящего письма;
- Ускорение межфилиального взаимодействия — документы быстрее доходят до получателей;
- Единая логика работы для всех компаний холдинга.
Как это работает?
Пример: вы отправляете документ из компании А в компанию Б, В и еще в 10 филиалов. В СЭД каждого филиала автоматически создаются карточки входящих документов, которые содержат данные из исходящего письма:
- наименование контрагента (на основании компании-отправителя);
- ФИО подписанта контрагента;
- другие данные из полей одинакового типа.
У каждой входящей карточки устанавливается статус «На регистрации», делопроизводители филиалов получают оповещения о поступлении нового письма.
В карточках входящего и исходящего письма проставляются обратные ссылки. При этом сохраняется разграничение прав доступа — создание обратных ссылок не приводит к предоставлению доступа к этим документам. Вы всегда видите цепочку документооборота, не нарушая требований безопасности.
Гибкая настройка под процессы компании
Модуль легко адаптируется под различные задачи:
- Подходит для работы с различными типами документов.
Например, при регистрации приказа в головной организации можно автоматически рассылать его копии с созданием входящих документов в филиалы.
- Возможна реализация автоматического назначения адресатов.
Вместо того, чтобы каждый раз вручную заполнять таблицу «Дочерние входящие», вы можете настроить правила, по которым система самостоятельно сформирует нужные строки. Например, для писем, направленных в «ООО Ромашка», автоматически создадутся три карточки входящих документов для заранее определённых сотрудников. Для другой компании — другой, соответствующий её процессам, состав адресатов и перечень входящих документов.
Модуль интеграции входящих и исходящих документов обеспечивает сквозной документооборот внутри холдинга. Он поддерживает разные процессы и снимает ключевые риски, связанные с межфилиальным обменом документами.
Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о внедрении модуля в вашей СЭД.