Вопрос пользователя: «Я оформляю накладную на основании заказа. Неужели мне нужно заново вручную добавлять каждый товар из заказа в таблицу? Это долго и можно ошибиться.»
Суть проблемы
Ручной перенос товаров из заказа в накладную — трудоёмкая и рискованная с точки зрения ошибок операция. Особенно это критично при работе с ордерными складами, где сначала оформляется «Расходный ордер» (факт физической отгрузки), а потом уже «Реализация» (финансовый документ). Нужен механизм автоматического заполнения накладной данными из уже существующих распоряжений.
Что может 1С ERP?
В документе «Реализация товаров и услуг» есть мощная команда «Заполнить – Подобрать товары по заказам/ордерам» (название может меняться в зависимости от схемы работы склада).
Суть подхода:
При выполнении этой команды открывается форма, где система показывает:
- Список товаров из заказов клиента, по которым ещё не оформлена реализация.
- И/или список товаров из расходных ордеров на товары (если склад ордерный), которые уже физически отгружены, но не проведены через реализацию.
В форме можно выбрать переключатель: - «Все заказанные» — чтобы заполнить накладную плановыми количествами из заказов.
- «Все отгруженные» — чтобы заполнить накладную фактическими количествами из расходных ордеров (после того как кладовщик уже всё отгрузил).
Менеджер отмечает галочками нужные строки и нажимает «Перенести» — табличная часть реализации заполняется автоматически.
Преимущества подхода:
- Скорость: Заполнение накладной занимает секунды.
- Точность: Исключены ошибки ручного ввода артикулов и количеств.
- Удобство: Не нужно помнить, что и в каком количестве нужно отгружать.
Решение и рекомендации
- Всегда используйте команду подбора, а не ручной ввод.
- Для ордерных складов сначала убедитесь, что кладовщик оформил «Расходный ордер», затем в реализации выбирайте «Все отгруженные», чтобы отразить факт.
- Для неордерных складов используйте «Все заказанные», а фактические количества при необходимости корректируйте уже в самой накладной (с установкой признака «сверх заказа» при перепоставке).
Итог простыми словами
Подбор товаров в реализацию — это как «автозаполнение» в современных формах. У вас уже есть заказ — это «черновик» списка покупок. Когда вы идёте в магазин (оформляете отгрузку), вам не нужно заново вспоминать весь список и вбивать его в калькулятор (накладную). Вы просто открываете на телефоне сохранённый список (команду подбора), ставите галочки напротив того, что нашли на полках (отгрузили), и итоговая сумма (накладная) рассчитывается сама. Быстро и без ошибок.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Ордерный склад. Кладовщик на складе через мобильное приложение отгрузил товары по заказу, оформив «Расходный ордер». Менеджер в офисе создаёт реализацию, нажимает «Подобрать товары по заказам/ордерам», выбирает «Все отгруженные», видит список из ордера, переносит его. Накладная заполнена за 10 секунд.
- Сценарий 2: Массовая отгрузка по нескольким заказам. Нужно оформить одну реализацию на 20 заказов. Менеджер в реализации ставит флаг «Реализация по заказу», затем нажимает «Подобрать…» и видит ВЕСЬ список неотгруженного товара по всем 20 заказам. Он отмечает всё и переносит одним кликом.