ДМС и «декрет» или испытательный срок: как не допустить юридических ошибок при продлении или прекращении полиса

В этой статье разберёмся, какие правовые и практические риски связаны с продлением или непродлением добровольного медицинского страхования для сотрудников в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребёнком, и для сотрудников на испытательном сроке; какие формулировки разумно закрепить в кадровых документах и локальных нормативных актах; и какие шаги предпринять кадровой службе и бухгалтерии, чтобы снизить риск претензий.

Что такое ДМС с юридической точки зрения и почему это важно

ДМС — добровольное медицинское страхование. В корпоративном формате это, как правило, договор страхования между страховой компанией и работодателем (страхователем) в пользу работников как застрахованных лиц: страховщик обязуется организовать и оплатить медицинские и иные услуги в объёме, установленном программой и договором. Для сотрудника это элемент социального пакета, но юридически ДМС не относится к обязательным гарантиям по Трудовому кодексу. При этом «добровольное» не означает «как получится»: многое зависит от того, что зафиксировано в трудовом договоре, коллективном договоре, локальных нормативных актах (ЛНА), а также в письменных условиях найма (письменное предложение о работе, письмо с условиями и т.п.).

Почему это важно: ДМС часто воспринимают как часть условий работы. Если компания письменно заявляла ДМС как элемент социального пакета, а затем меняет подход без понятных оснований и документов, сотрудник может посчитать это ухудшением условий и обратиться с жалобой или претензией. Особенно чувствительны такие ситуации у беременных и работников в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком: любое точечное ухудшение льгот на фоне материнства может выглядеть как дискриминация, даже если фактическая причина — организационная или финансовая.

Основные правовые рамки, которые нужно помнить

Есть три источника, которые регулируют отношения:

• Трудовой кодекс — общий режим трудовых отношений, запреты и гарантии (в том числе защита беременных и работников в отпуске по уходу за ребёнком), требования к изменению условий труда и к недискриминации.
• Трудовой договор, коллективный договор и локальные акты — здесь фиксируются правила предоставления льгот и социального пакета, включая ДМС (кому, когда, на каких условиях).
• Договор страхования между работодателем и страховщиком — он определяет страховую программу, порядок включения и исключения сотрудников, продление, изменение списков и другие организационные условия.

Нельзя рассматривать ДМС отдельно от трудовых обязательств: если правила ДМС закреплены в трудовом договоре, коллективном договоре или ЛНА как часть предоставляемых работодателем условий или льгот, то при изменениях важно соблюсти и трудовые процедуры, и условия страхового договора. Ключевой вывод: прежде чем принимать решение о продлении, непродлении или изменении ДМС для конкретного сотрудника, нужно сопоставить (1) что обещано и закреплено в трудовых документах и (2) что реально допускает договор со страховщиком.

Отдельно стоит помнить о конфиденциальности: работодатель не должен получать медицинские данные сотрудников. В лучшем случае договором может быть предусмотрена обезличенная агрегированная статистика по обращаемости, и то в пределах, согласованных сторонами.

Статус сотрудника в декрете: что гарантирует закон

Когда сотрудница уходит в декретный отпуск (отпуск по беременности и родам, затем отпуск по уходу за ребёнком), её трудовые отношения с работодателем не прекращаются. Трудовой кодекс устанавливает особую защиту: расторгнуть договор в период беременности и в период отпуска по беременности и родам по инициативе работодателя, как правило, нельзя, за исключением отдельных ситуаций (например, ликвидации организации). Во время отпуска по уходу за ребёнком также действуют ограничения: увольнение по инициативе работодателя возможно не по всем основаниям и требует особой аккуратности.

Это значит, что формально сотрудник продолжает быть работником организации. Следовательно, если в компании действует единый порядок предоставления ДМС работникам и критерий участия сформулирован как «сотрудники компании», то сам по себе отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребёнком не является автоматическим основанием исключить человека из программы. Но нюансы могут появляться из-за условий страхового договора и формулировок ЛНА работодателя.

Типичные точки напряжения в ситуации с декретом

• Компания считает, что ДМС предоставляется только «фактически работающим» сотрудникам (например, «находящимся на рабочем месте»), а сотрудница в отпуске «не работает» — отсюда идея приостановить покрытие. Риск здесь — не столько в самом желании унифицировать критерии, сколько в том, что критерий может быть применён выборочно или сформулирован двусмысленно.
• Страховщик рассчитывает премию на каждого застрахованного; работодатель не хочет платить за сотрудника в длительном отпуске по уходу за ребёнком и пытается исключить его из списка. Если при этом в трудовых документах ДМС обещано без оговорок — возникает риск претензий.
• Обещание ДМС содержится в письменных условиях найма, переписке и презентациях, но не отражено в трудовом договоре и ЛНА — возникает спор о том, было ли это обязательством работодателя или информацией о планируемых льготах.
  

Ключевая мысль: трудовой статус «работника» сохраняется, но порядок предоставления ДМС всегда находится на стыке трудовых документов и страхового договора. Поэтому, прежде чем принимать решение о непродлении или исключении из программы, проверьте формулировки в документах и ограничения, а также процедуры у страховщика.

Как влияет декретный отпуск на возможность продления ДМС

Разберёмся по шагам, какие варианты встречаются чаще всего и как их корректно оформлять.

Вариант 1: ДМС оплачивает работодатель и предусмотрено в трудовом договоре

Если в трудовом договоре прямо указано, что работодатель предоставляет ДМС на определённых условиях (например, «работникам компании предоставляется ДМС в соответствии с положением о социальном пакете»), то прекращение или приостановление ДМС в индивидуальном порядке во время отпуска по беременности и родам или по уходу за ребёнком может быть воспринято как одностороннее ухудшение условий по сравнению с закреплёнными правилами. В таких ситуациях важно действовать аккуратно: сверить формулировки договора и ЛНА, оценить, допускают ли они исключения по категориям длительных отсутствий, и при необходимости оформлять изменения документально и одинаково для сопоставимых случаев.

Практический совет: заранее прописывайте в ЛНА (и при необходимости в трудовом договоре), как компания администрирует ДМС при длительных отсутствиях (в том числе отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребёнком) — с оговоркой, что фактическая возможность и порядок зависят от условий договора со страховщиком и регламента изменения списков застрахованных.

Вариант 2: ДМС не прописано, но сотрудник получил письменное обещание

Устные обещания и «неформальные» формулировки — риск. При споре работник может ссылаться на переписку, письменное предложение о работе, презентации и сложившуюся практику как на подтверждение ожиданий. На практике доказывать такие обстоятельства бывает непросто, но полностью исключать риск нельзя. Поэтому лучше минимизировать разрыв между тем, как вы описываете социальный пакет при найме, и тем, как реально устроено подключение к ДМС: всё, что вы обещаете письменно, должно опираться на ЛНА и условия страхового договора.

Вариант 3: Полис корпоративный, но договор или программа привязаны к статусу «активного персонала»

Иногда в договоре со страховщиком или в программе встречаются критерии «работники страхователя» с дополнительными условиями администрирования (например, порядок исключения при определённых статусах отсутствия, требования к спискам, сроки уведомления). Если компания хочет ввести правило про приостановку при длительных отпусках, это нужно обсуждать со страховщиком заранее и оформлять единым порядком для всех (дополнительное соглашение или новая редакция условий, корректировка ЛНА). Попытка «решить точечно» для конкретной сотрудницы в отпуске по уходу за ребёнком без понятных универсальных правил повышает риск спора и обвинений в дискриминации.

Испытательный срок: можно ли не подключать к ДМС новичка

Испытательный срок — период, когда работодатель и сотрудник оценивают соответствие ожиданий. Закон не запрещает устанавливать испытательный срок, но он не даёт работодателю свободы игнорировать собственные обещания и правила. Вопросами будут: обещано ли ДМС при приёме; есть ли это в письменных условиях найма и (или) ЛНА; каков единый порядок подключения новых сотрудников; допускает ли договор со страховщиком подключение «с первого дня» или требует определённых сроков и процедур.

Закон и здравый смысл

Юридически работник на испытательном сроке — тот же работник, с теми же базовыми правами и обязанностями. Если в трудовом договоре или ЛНА закреплено, что ДМС предоставляется всем сотрудникам без оговорок, то испытательный срок сам по себе не является основанием для отказа. С другой стороны, если в компании установлен прозрачный порядок «подключение к ДМС после определённого периода работы» (например, после завершения испытательного срока), и это заранее доведено до сотрудника письменно и не противоречит письменным условиям найма и трудовым документам, такой подход обычно применим на практике.

Важно: разница между «можно» и «без спора» часто заключается в документах и коммуникации. Если в письменных условиях найма заявлено «ДМС с первого дня», а затем фактически подключают «после испытательного срока», конфликт почти неизбежен. Поэтому формулировки в письме с условиями, ЛНА и трудовом договоре должны совпадать.

Практические схемы предоставления ДМС на испытательном сроке

• ДМС с первого дня — компания включает сотрудника в список сразу. Минус: расходы, если сотрудник быстро уволится, а договор со страховщиком не предусматривает перерасчёт или возврат.
• Отсрочка предоставления — подключение после успешного завершения испытательного срока. Это часто используется, но должно быть закреплено в ЛНА и согласовано с кандидатом на этапе найма (включая письменное предложение о работе или письмо с условиями).
• Единый базовый пакет для всех + расширение позже — применяется реже и требует согласования со страховщиком и очень аккуратных формулировок, чтобы не возникало ощущения необоснованного различия условий для сопоставимых категорий сотрудников.
  

Что говорит судебная практика и инспекции (общие тенденции)

В спорах о корпоративных льготах суды и инспекции обычно смотрят на документы и фактическую практику: что написано в трудовом договоре и ЛНА, как это применялось к сопоставимым работникам, и было ли ухудшение условий выборочным. Если работодатель систематически предоставляет ДМС по закреплённым правилам, а затем отступает от них без оформления и понятной причины, это повышает риск претензий.

Отдельная тема — дискриминация. Если прекращение или непродление ДМС совпадает с беременностью или отпуском по уходу за ребёнком и выглядит как реакция именно на этот статус, у сотрудницы появляются дополнительные аргументы для жалоб. Поэтому решения, которые «попадают» в период материнства, требуют предельной аккуратности: единые правила, одинаковое применение, документирование оснований и заблаговременное согласование со страховщиком в рамках договора.

Налогообложение и бухгалтерия: что учитывать

Вопрос учёта ДМС в налогах и взносах зависит от условий договора и оформления. Важные моменты для бухгалтера и налогового консультанта:

• Документы должны подтверждать, что работодатель оплачивает страховую премию страховщику по договору ДМС, а не выплачивает сотруднику доход. Обычно это договор и полис, счета и акты или реестры от страховщика (если применимо), приказ или распоряжение о включении в программу, списки застрахованных (в объёме, который требуется по договору).
• Нужно оценить последствия по налогу на доходы физических лиц и страховым взносам: режим зависит от того, как оформлен договор (включая срок, перечень застрахованных, лицензию страховщика и другие условия). Универсального «всегда так» здесь нет — позицию лучше заранее согласовать с бухгалтерией и профильным консультантом.
• При исключении и включении сотрудников или при изменении сроков действия важно корректно отражать изменения в учёте и иметь подтверждение от страховщика или сервисной компании по перерасчётам (если они предусмотрены договором). Отсутствие подтверждающих документов повышает риск вопросов при проверках.

Коротко: налоговый и бухгалтерский блок — отдельная зона риска. Не планируйте массовые изменения ДМС без проверки условий договора и позиции по учёту.

Как правильно оформить политику ДМС, чтобы избежать споров

Лучший способ снизить конфликтность — заранее прописать критерии и процедуры. Вот элементы, которые разумно включить в локальный акт и (или) отразить в трудовых документах через отсылку к ЛНА.

Что должно быть явно указано

• Кто относится к категории «застрахованных работников» — штатные сотрудники; при необходимости отдельно оговариваются особые категории (например, работники по срочным трудовым договорам) в пределах принятой в компании политики и условий договора со страховщиком.
• Период вступления в программу — с первого дня, после окончания испытательного срока, после определённого периода работы и т.п. (главное — единообразно и заранее доведено до сотрудника).
• Порядок администрирования ДМС при временных отсутствиях, включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, длительную нетрудоспособность (что происходит со списком застрахованных, кто уведомляет страховщика, каковы сроки).
• Обязанности по оплате премии и порядок взаимодействия со страховщиком при изменении списков (без обещаний того, что страховщик «обязан» принять любую схему — только в рамках договора).
• Порядок действий при прекращении трудового договора — с какого момента прекращается действие ДМС для сотрудника и как это отражается в списках (если договором со страховщиком предусмотрены иные варианты — фиксировать их отдельно).
• Контакты ответственных: куда сотруднику обращаться по вопросам ДМС и кто внутри компании согласует спорные ситуации (кадровая служба, юрист, ответственный за социальный пакет).

Примеры формулировок (образцы)

Ниже приведены образцы формулировок, которые можно адаптировать под конкретную компанию. Они не являются юридически окончательными и должны соответствовать ЛНА, трудовым документам и условиям договора со страховщиком.

1. ДМС на период отпуска по беременности и родам:
   “Порядок сохранения или изменения участия в программе добровольного медицинского страхования на период отпуска по беременности и родам определяется локальным актом работодателя и условиями договора добровольного медицинского страхования со страховой компанией. Администрирование участия (включая изменение списков застрахованных) осуществляется работодателем при наличии действующего договора и при соблюдении предусмотренных договором процедур.”
2. ДМС на период отпуска по уходу за ребёнком:
   “Участие работника в программе добровольного медицинского страхования на период отпуска по уходу за ребёнком определяется локальным актом работодателя и условиями договора добровольного медицинского страхования со страховой компанией (включая порядок изменения списков застрахованных и расчёта страховой премии). Возможные варианты участия на период длительного отсутствия применяются в пределах условий договора и установленного работодателем порядка.”
3. ДМС и испытательный срок:
   “Порядок подключения к программе добровольного медицинского страхования (с первого дня работы либо после завершения испытательного срока) устанавливается локальным актом работодателя и доводится до работника при приёме на работу. Если иное прямо указано в письменных условиях найма или трудовом договоре, применяется соответствующее условие.”

Эти формулировки можно оформить как часть ЛНА или как отсылку в трудовом договоре. Главное — единообразный подход, отсутствие двусмысленностей и совпадение документов с фактической практикой.

Варианты ситуаций и юридические последствия

Отпуск по беременности и родам, ДМС прописано в трудовом договоре

Юридический статус сотрудника. Трудовые отношения сохраняются.

Юридическая возможность прекращения или приостановления ДМС. Высокий риск спора при точечном прекращении: это может выглядеть как ухудшение условий. Изменения возможны только при корректном оформлении в соответствии с трудовыми документами и при соблюдении условий договора со страховщиком.

Рекомендованные действия работодателя. Опираться на единые правила и договор со страховщиком; при изменениях — оформлять документально и применять одинаково к сопоставимым случаям.

Отпуск по уходу за ребёнком, ДМС закреплено в локальном акте

Юридический статус сотрудника. Трудовые отношения сохраняются.

Юридическая возможность прекращения или приостановления ДМС. Зависит от формулировок ЛНА и договора ДМС; одностороннее ухудшение «вразрез» документам — риск.

Рекомендованные действия работодателя. Проверить ЛНА и условия у страховщика; зафиксировать решение документально и заранее корректно уведомить сотрудника.

Испытательный срок, ДМС указан в письменных условиях найма

Юридический статус сотрудника. Сотрудник оформлен, находится на испытательном сроке.

Юридическая возможность отказа или отсрочки. Если письменные условия найма обещали ДМС с определённой даты — игнорирование повышает риск претензий; отсрочка допустима, если заранее закреплена и согласована, а также применена единообразно.

Рекомендованные действия работодателя. Синхронизировать письменные условия найма, ЛНА и трудовой договор; подтверждать условия подключения письменно.

Сотрудник уволен, действующий корпоративный полис ДМС

Юридический статус сотрудника. Трудовые отношения прекращены.

Юридическая возможность продолжения ДМС. Обычно участие в корпоративном ДМС прекращается по правилам договора и списков; иные варианты возможны только если предусмотрены договором со страховщиком.

Рекомендованные действия работодателя. Проверить условия исключения из списка и даты прекращения; при необходимости заранее объяснить сотруднику порядок и возможные дальнейшие шаги вне корпоративной программы.

Практическая памятка для кадровой службы и руководителя при решении о продлении ДМС

1. Проверьте, что конкретно написано в трудовом договоре, письменных условиях найма и локальных актах о ДМС.
2. Посмотрите условия договора со страховой компанией: как формируются списки, как меняется состав застрахованных, есть ли ограничения по статусам отсутствия и сроки уведомления.
3. Оцените риск дискриминации: не выглядит ли решение как реакция на беременность или отпуск по уходу за ребёнком.
4. Проконсультируйтесь с налоговым и юридическим блоком по учёту и оформлению изменений.
5. Если меняете правила — оформляйте это как единый порядок (ЛНА или дополнительное соглашение со страховщиком), а не как точечное решение «под конкретного сотрудника».
6. Обновите шаблоны письменных условий найма и коммуникаций, чтобы у кандидатов и сотрудников не было разных версий одного и того же правила.
7. Согласуйте изменения со страховщиком и отразите их в документации и реестрах.
8. Коммуницируйте заранее и письменно: что меняется, на основании каких документов и как это будет применяться (без обещаний «всегда» и «гарантированно»).

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки случаются из-за поспешных решений и недостаточной проработки. Вот самые частые и что с ними делать.

Ошибка 1: обещания при найме не подкреплены документами

Кадровая служба обещает ДМС при приёме, но в ЛНА и трудовом договоре это не отражено или сформулировано иначе. Потом сотрудник уходит в отпуск по уходу за ребёнком, и компания действует «как удобнее», а сотрудник — «как обещали». Как избежать: фиксируйте правила социального пакета в ЛНА и синхронизируйте письменные условия найма с реальным порядком; если условия меняются — меняйте и документы, и коммуникации.

Ошибка 2: изменение практики без обновления локальных актов

Компания долгое время подключает всех с первого дня, затем решает сделать отсрочку — без обновления документов и уведомления сотрудников. Результат — претензии и обвинения в «двойных стандартах». Как избежать: проверьте фактическую практику, обновите ЛНА и шаблоны письменных условий найма, уведомите персонал и внедрите единый процесс.

Ошибка 3: неучтённые условия страховщика

Кадровая служба считает, что может сама «включать и выключать» ДМС, но договор со страховщиком предусматривает определённый порядок изменения списков или сроки уведомления. Решение: согласовывайте изменения со страховщиком, фиксируйте их документально и не обещайте сотрудникам то, что не закреплено договором ДМС.

Примеры типичных ситуаций и рекомендации по решению

Ситуация А: сотрудница уходит в декрет, а внутри компании говорят «ДМС только для работающих»

Проблема обычно в формулировках и неединообразном применении. Решение: либо заранее закрепить единый и понятный критерий участия (и применять его ко всем сопоставимым случаям), либо, если нужно изменить правила, делать это через ЛНА и согласование со страховщиком, а не через разовые исключения.

Ситуация Б: кандидату обещали ДМС в письменных условиях найма, но в документах — «после испытательного срока»

Это конфликт ожиданий. Решение: признать расхождение и урегулировать его письменно (в пределах возможностей договора со страховщиком и установленных документов). На будущее — синхронизировать письменные условия найма, ЛНА и трудовой договор, чтобы не создавать «двойных» условий.

Ситуация В: работодатель массово прекращает ДМС для сотрудников в длительном отпуске по уходу за ребёнком

Риск жалоб и репутационных потерь. Решение: сначала проверить, что позволяют договор со страховщиком и ЛНА; затем — если изменение политики неизбежно, оформлять единые правила, заранее и корректно уведомлять работников и избегать решений, которые выглядят как адресные меры против материнства.

Коммуникация с сотрудниками: как объяснить решение

Если вы приняли решение о корректировке политики ДМС, важна прозрачная, уважительная коммуникация. Несколько правил:

• Поясняйте причины фактически: условия договора со страховщиком, организационные изменения, единый порядок администрирования.
• Избегайте формулировок «мы обязаны отключить» и «вам положено» — лучше ссылаться на документы: ЛНА и условия договора ДМС.
• Не обещайте «обслуживание без очередей» и иные гарантии, которые зависят от фактической загрузки клиник и регламента записи.
• Уведомляйте заранее, не в последний момент, и фиксируйте уведомление письменно.
• Оформляйте всё документально: уведомления, изменения в ЛНА, приложения к трудовому договору — только если это действительно требуется по вашей конструкции документов.

Роль страховщика: договоримся заранее

Страховая компания — участник цепочки, который определяет программу и порядок администрирования списков. Перед тем как менять практику, обсудите со страховщиком следующие вопросы:

• Можно ли и как корректировать список застрахованных по отдельным сотрудникам, и как это влияет на расчёт премии (если предусмотрено договором).
• Какой порядок действителен для сотрудников в длительных отпусках (и возможно ли закрепить единый подход в договоре или программе).
• Какие документы нужны для корректного оформления изменений (реестры, приказы, уведомления, сроки предоставления).
• Есть ли предусмотренные договором варианты «переходного» администрирования при увольнении и как корректно донести это до сотрудника.

Чем точнее заранее согласованы правила и процедуры, тем меньше будет юридических и репутационных рисков у работодателя.

Контракты и дополнительные соглашения: что включить

Чтобы вопросы с ДМС решались без конфликтов, в договоре со страховщиком и в ЛНА полезно зафиксировать:

• Категории застрахованных и критерии включения и исключения из программы.
• Порядок информирования о смене статуса сотрудника (уход в отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, увольнение) и сроки уведомления страховщика.
• Порядок администрирования ДМС при длительных отсутствиях: что происходит со списками, с какого момента применяются изменения, кто ответственен.
• Условия продления и порядок расчёта премии при изменении числа застрахованных — в той мере, в которой это предусмотрено вашим договором.

Короткая памятка для руководителя: 10 шагов перед тем как отказать в продлении ДМС

1. Откройте трудовой договор сотрудника — что в нём по ДМС (прямое условие или отсылка к ЛНА)?
2. Проверьте письменные условия найма и иные письменные обещания, которые давались при приёме.
3. Проверьте ЛНА: кому положено ДМС и с какой даты, есть ли оговорки по длительным отсутствиям.
4. Проверьте договор со страховщиком: порядок изменения списков и ограничения, а также сроки.
5. Оцените риск дискриминации или выборочного ухудшения (особенно если речь о беременности или уходе за ребёнком).
6. Проконсультируйтесь с юристом по трудовым рискам и корректному оформлению изменения правил.
7. Проверьте у бухгалтерии последствия по учёту и документам при изменении списков.
8. Подготовьте корректное письменное объяснение в логике документов (ЛНА + договор со страховщиком), без оценочных формулировок и без обещаний результата.
9. Закрепите решение в документах (если меняются правила — в ЛНА и в договорных условиях со страховщиком), а не только устно.
10. Обеспечьте единообразие применения: одинаковые случаи — одинаковые решения.

Заключение — как вести себя правильно

ДМС — не просто «приятное дополнение». В корпоративном контексте это часть социального пакета, которая при определённых формулировках становится элементом согласованных условий работы и требует аккуратного администрирования. Решения о продлении или прекращении ДМС для сотрудников в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребёнком и на испытательном сроке стоит принимать не «по ощущениям», а через документы: трудовой договор и ЛНА, договор со страховщиком, единый порядок и корректная коммуникация.

Если кратко: фиксируйте правила в документах, применяйте их одинаково, согласовывайте изменения со страховщиком и заранее проверяйте трудовые и налоговые риски с профильными специалистами. Это снижает вероятность споров и помогает сохранить доверие в команде.

Если вы планируете пересобрать правила предоставления добровольного медицинского страхования для сотрудников в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребёнком или на испытательном сроке, перейдите к подбору решения и получите рекомендации по формированию программы.