Вопрос пользователя: «У нас для разных клиентов разный срок сборки и доставки заказа. Можно ли сделать, чтобы дата отгрузки в заказе сама рассчитывалась от даты заказа?»
Суть проблемы
Клиенты спрашивают, когда получат товар. Менеджерам приходится вручную прибавлять к дате заказа стандартный срок (например, 3 рабочих дня) или уточнять наличие на складе. Это приводит к ошибкам, несоблюдению обещаний и недовольству клиентов. Нужен единый стандарт, автоматически применяемый при оформлении заказа.
Что может 1С ERP?
В соглашении об условиях продаж есть поле «Срок поставки» (в днях). Оно используется для автоматического расчета плановой даты отгрузки в документе «Заказ клиента». Это обеспечивает единообразие и прозрачность в обещаниях клиентам.
Суть подхода:
- Установка норматива: В соглашении (на закладке «Условия продаж») в поле «Срок поставки» указывается количество дней, которое обычно требуется от даты получения заказа до даты его отгрузки со склада.
- Автоматический расчет: При создании «Заказа клиента» и выборе этого соглашения система автоматически рассчитает Плановую дату отгрузки по формуле: Дата заказа клиента + Срок поставки (в днях).
- Информационное поле: Рассчитанная дата является плановой и может быть вручную скорректирована менеджером в случае необходимости (например, при срочном заказе или отсутствии товара).
- Использование в планировании: Эта плановая дата используется в других процессах: для планирования работы склада (сборки заказа), для расчета дат платежей в связанном графике оплаты (если отсчет идет «от даты отгрузки»).
Преимущества подхода:
- Стандартизация: Все клиенты одного сегмента получают одинаковые стандартные сроки.
- Скорость работы: Менеджеру не нужно ничего вычислять, дата проставляется автоматически.
- Прозрачность: Клиенту сразу можно сообщить точную плановую дату на основе утвержденных стандартов компании.
- Интеграция с другими процесса: Рассчитанная дата становится основой для планирования логистики и финансов.
Решение и рекомендации
- Определите нормативы: Установите реалистичные сроки поставки для разных категорий товаров или клиентов (например, «складская позиция — 2 дня», «под заказ — 10 дней»).
- Зафиксируйте в соглашениях: Укажите эти сроки в соответствующих типовых соглашениях. Для VIP-клиентов можно установить сокращенный срок в индивидуальном соглашении.
- Используйте в работе: Обучите менеджеров ориентироваться на рассчитанную системой дату при общении с клиентами.
- Контролируйте выполнение: Сравнивайте плановые и фактические даты отгрузки в отчетах, чтобы оценивать соблюдение стандартов.
Итог простыми словами
Срок поставки в соглашении — это настройка «кухонного таймера» для каждого клиента. Вы говорите системе: «Для этой группы клиентов от заказа до отправки обычно нужно 3 дня». Когда менеджер принимает заказ, система сама заводит таймер и показывает: «Отгрузить нужно 15 числа». И все отделы (склад, логистика) видят эту одну и ту же дату как ориентир.
Типичные сценарии использования:
Сценарий 1: Разные сроки для оптовиков и розницы
- Ситуация: Оптовым клиентам, которые заказывают крупные партии со склада, отгружают в течение 5 рабочих дней. Розничным покупателям, которые берут мало, — в течение 1-2 дней.
- Решение: В типовом соглашении «Для оптовых клиентов» срок поставки = 5 дней. В соглашении «Для розничных покупателей» срок поставки = 2 дня.
- Результат: При оформлении заказа оптовику система сама поставит дату отгрузки на 5 дней позже. Для розничного заказа — только на 2 дня. Клиенты получают реалистичные ожидания.
Сценарий 2: Срочный заказ для ключевого партнера
- Ситуация: Ключевой дистрибьютор просит срочную поставку «сегодня на завтра».
- Решение: В индивидуальном соглашении для этого дистрибьютора установлен срок поставки = 1 день.
- Результат: При оформлении его срочного заказа система автоматически рассчитает дату отгрузки на завтра. Это сразу попадает в план работы склада как приоритетная задача.