Вопрос пользователя: «Можно ли в системе установить лимит, например, чтобы клиенты не могли оформлять заказы меньше чем на 10 000 рублей? Что делать, если нужен срочный мелкий заказ?»
Суть проблемы
Обработка множества мелких заказов экономически невыгодна: высоки удельные затраты на логистику, комплектацию и оформление. Хочется стимулировать клиентов формировать более крупные партии. Но при этом нельзя полностью терять мелкие заказы, особенно от VIP-клиентов или в исключительных ситуациях.
Что может 1С ERP?
В соглашении об условиях продаж можно установить «Минимальную сумму заказа». Это правило автоматически контролируется системой при проведении документов «Заказ клиента» и «Реализация». При этом предусмотрен гибкий механизм обхода этого правила через согласование.
Суть подхода:
- Установка лимита: На закладке «Условия продаж» в соглашении (типовом или индивидуальном) в поле «Минимальная сумма заказа» указывается пороговая сумма.
- Автоматический контроль: При попытке провести заказ клиента, общая сумма которого меньше установленного минимума, система выдаст предупреждение и заблокирует проведение документа.
- Обход через права: Провести такой заказ сразу могут только пользователи с специальной ролью «Отклонение от условий продажи» или с полными административными правами.
- Обход через согласование: Обычный менеджер, не имеющий таких прав, должен будет провести документ в специальном статусе «На согласовании» и запустить встроенный бизнес-процесс «Согласование заказа клиента». Документ будет направлен ответственному лицу (например, руководителю отдела продаж) для принятия решения.
Преимущества подхода:
- Экономическая эффективность: Автоматически отсекает невыгодные мелкие сделки.
- Гибкость: Сохраняет возможность принимать исключения, но только через контролируемую процедуру.
- Воспитание клиентов: Клиенты, постоянно сталкиваясь с требованием минимальной суммы, начинают объединять заказы.
- Разделение полномочий: Менеджер не может сам нарушать правило, но может инициировать его согласование.
Решение и рекомендации
- Установите разумный минимум: Проанализируйте экономику доставки и обработки заказов, чтобы установить обоснованную минимальную сумму.
- Настройте в соглашениях: Укажите минимальную сумму в типовых соглашениях для разных сегментов (например, для удаленных регионов сумма может быть выше).
- Назначьте права: Дайте роль «Отклонение от условий продажи» только ключевым руководителям (коммерческий директор, начальник отдела продаж).
- Настройте процесс согласования: Определите, кто и как должен согласовывать исключения, и донесите этот регламент до менеджеров.
Итог простыми словами
Минимальная сумма заказа в 1С — это «турникет» в метро. Его высота установлена так, чтобы не пускать безбилетников (мелкие заказы). Обычный пассажир (менеджер) не может его перепрыгнуть. Но он может позвать дежурного (руководителя), у которого есть ключ-право «Отклонение». Дежурный оценит ситуацию («Это наш VIP-клиент», «Это срочно») и либо откроет турникет, либо нет. Все случаи обхода фиксируются.
Типичные сценарии использования:
Сценарий 1: Стимулирование крупных заказов у дистрибьюторов
- Ситуация: Чтобы оптимизировать логистику, компания хочет, чтобы дистрибьюторы заказывали партии не менее чем на 100 000 руб.
- Решение: Во всех типовых соглашениях для сегмента «Дистрибьюторы» в поле «Минимальная сумма заказа» устанавливается 100 000 руб.
- Результат: При попытке создать заказ на 80 000 руб. система блокирует его проведение. Дистрибьютор вынужден либо добавить в заказ товаров еще на 20 000 руб., либо дождаться, пока накопится потребность на большую сумму.
Сценарий 2: Исключение для ключевого партнера
- Ситуация: Крупный сетевой клиент в экстренной ситуации просит срочно доставить небольшую партию товара на 15 000 руб. при установленном минимуме в 50 000 руб.
- Решение: Менеджер оформляет заказ. Система блокирует проведение, так как сумма меньше минимума. У менеджера нет прав на отклонение. Он проводит документ в статусе «На согласовании» и запускает процесс согласования, написав в комментарии причину.
- Результат: Задача приходит коммерческому директору. Тот, видя важность клиента и срочность, утверждает заказ. Документ переводится в рабочий статус, и отгрузка разрешена. Прецедент создан через формальную процедуру, а не самовольно.