Почему компании теряют деньги из-за неправильного хранения электронных документов
Электронные документы давно стали обязательной частью транспортной отрасли, но до сих пор многие компании относятся к их хранению так же, как к бумаге: где-нибудь сохранится, главное отправить. В результате бизнес теряет деньги, время и клиентов, сталкиваясь с претензиями контролирующих органов. Проблема усугубляется тем, что с каждым месяцем растёт число перевозчиков, подключённых к цифровым системам, и к 2026 году подавляющее большинство крупных грузоотправителей вообще не будет работать с компаниями, у которых нет упорядоченного электронного архива.
Главная опасность неправильного хранения состоит в том, что электронные документы должны быть не просто сохранены, а сохранены в юридически значимом виде. Нужны корректные форматы, действующая электронная подпись, подтверждённая передача через оператора ЭДО, а также соблюдение сроков хранения, установленных ФНС и Минтрансом. Если хотя бы один из этапов нарушается, документы могут считаться недействительными, что автоматически делает рисковыми не только перевозки, но и весь финансовый учёт компании. Нередки ситуации, когда из-за отсутствующей версии ЭПД или неправильно сохранённого ЭПЛ перевозчики теряют деньги по завершённым рейсам, потому что не могут доказать факт перевозки.
Проблема особенно актуальна на фоне масштабной цифровизации отрасли: государство требует перехода на электронные документы, а крупные клиенты отслеживают все операции через системы, которые фиксируют каждое действие. Чтобы избежать ошибок, компании используют автоматизированные платформы, которые не позволяют потерять документы, хранят их с учётом всех требований и помогают выполнять интеграцию с государственными системами. В процессе работы перевозчики всё чаще обращают внимание на то, что работа через такие платформы, как Транспортная среда+, помогает исключить риск утраты документов: система автоматически отправляет их оператору ЭДО, сохраняет юридически значимые версии, проверяет корректность подписей и обеспечивает доступ к архиву в любой момент.
Неправильное хранение бьёт по компании не только финансово. Это срывы проверок, невозможность подтвердить выполнение рейса, блокировка выплат по договорам, заморозка работы автопарка и потеря клиентов, которые требуют строгого соблюдения цифровых правил. Многие перевозчики сталкиваются с тем, что крупные грузоотправители прямо отказываются работать с автопарками, у которых нет прозрачной цифровой инфраструктуры. Причина проста: такие компании создают риски для всей цепочки поставок.
Правильная цифровая организация документооборота становится конкурентным преимуществом. Чем быстрее автопарк подключает свои процессы к платформе, которая умеет автоматически сохранять документы, проверять подписи, создавать юридически значимые копии и хранить их в соответствии с нормативами, тем меньше рисков и тем стабильнее бизнес. По сути, грамотное хранение электронных документов — это основа надежности компании в глазах клиентов и государства. Сегодня никто не может позволить себе потерять перевозочный документ, а с помощью инструментов, встроенных в Транспортную среду+, компании забывают о подобных проблемах навсегда.
Источник: Транспортная среда+