К нам обратился собственник компании, занимающейся оптовой торговлей и логистикой (на общей системе налогообложения — ОСНО). Бизнес внешне выглядел успешным: выручка росла, обязательства перед поставщиками выполнялись. Однако владельца мучил парадокс:
«По отчетам у меня большая прибыль, и с неё я плачу огромный налог в бюджет».
«По факту — денег на счетах постоянно не хватает, я едва закрываю кассовые разрывы».
Предприниматель регулярно выводил дивиденды, честно уплачивая с них НДФЛ, но личного обогащения не чувствовал. Деньги словно растворялись. Бухгалтерия разводила руками: «У нас всё чисто, все документы проведены, налоги посчитаны верно».
Этап 1. Диагностика: бухгалтерия vs управленческий учет
Мы начали с аудита текущей финансовой модели. Проблема стала очевидна практически сразу: в компании отсутствовал полноценный управленческий учет. Владелец опирался либо на бухгалтерские отчеты (которые нужны налоговой, а не бизнесу), либо на остаток денег на счете.
Мы предложили внедрить архитектуру Отчета о движении денежных средств (ОДДС). В отличие от стандартной бухгалтерии, этот инструмент позволяет видеть реальную природу каждой транзакции. Совместно с финансистом мы провели интервью с собственником, чтобы понять, как реально, а не «по бумажкам», функционирует его бизнес.
Этап 2. Расследование: куда уходят дивиденды?
При сборе данных для ОДДС мы наткнулись на «серую зону». Выяснилось, что значительная часть операционных расходов бизнеса финансировалась не с расчетного счета ООО, а из личного кармана собственника — теми самыми дивидендами, которые он выводил.
Что мы обнаружили:
- Маркетинг. Оплата услуг SMM-специалиста и таргетолога производилась переводами на карту (около 50 000 руб./мес).
- Хознужды. Уборка склада и офиса, покупка мелочей, воды, канцелярии — оплачивались наличными (около 40 000 руб./мес).
- Логистика. Бонусы водителям за срочность и переработки, мелкий ремонт в дороге, мобильная связь сотрудников — всё это шло «мимо кассы» (более 200 000 руб./мес).
Математика убытков:
Ежемесячно предприниматель тратил на нужды бизнеса около 300 000 рублей наличными.
Почему это критично для бизнеса на ОСНО?
- Эти расходы не уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, так как не проходили по бухгалтерии. Компания переплачивала 20% налога с этой суммы.
- Чтобы получить эти наличные, собственник сначала платил налог на дивиденды (13–15%).
- Фактически владелец своими деньгами субсидировал бизнес и при этом платил налоги государству дважды.
- Мнимая «экономия» на оплате наличными оказалась дороже системного, прозрачного учета.
Этап 3. «Обеление» и результаты
Мы разработали план легализации расходов. Главной задачей было перевести хаотичные наличные расчеты в официальное поле, не остановив бизнес-процессы.
Что было сделано:
- Работа с подрядчиками. SMM-специалистов и уборщиков попросили оформить статус самозанятых. Это позволило платить им официально по счету, получая закрывающие документы.
- Корпоративные карты. Водителям и менеджерам выдали корпоративные карты с установленными лимитами для оплаты ГСМ, связи и мелких расходов.
- Изменение системы мотивации. «Конвертные» бонусы водителям были переведены в официальную премиальную часть. Нагрузка на страховые взносы выросла примерно на 6%, но это с лихвой перекрылось экономией на налоге на прибыль.
Итог в цифрах:
- За один квартал мы официально провели расходов на 900 000 рублей, которые раньше были «невидимками».
- Экономия на налоге на прибыль (20% от суммы) составила 180 000 рублей за квартал.
- В годовом выражении это 720 000 рублей чистой экономии.
Вывод
Этот кейс — классический пример того, как «карманный» учет крадет деньги у собственника. Бухгалтерия может быть идеальной с точки зрения ФНС, но разорительной для владельца.
Внедрение управленческого учета позволило:
- Увидеть реальную себестоимость услуг.
- Снизить налоговую нагрузку абсолютно законным способом.
- Перестать использовать личный кошелек как «кассу взаимопомощи» для собственного бизнеса.