Иногда мне кажется, что скоро мы все будем работать только в больших корпорациях, представляющих собой гигантские системы. Уход малого бизнеса с рынка уже намекает на это... Основное правило работы больших систем - стандартизация и четкость функционала, прописанная от А до Я. И, бесспорно, инструкции - важнейшая часть работы, облегчающая ее, с помощью них появляется структурность, ясность. Но, к сожалению, есть и обратная сторона медали. Хотелось бы проговорить именно риски излишней бюрократизации работы. А, как мне кажется, компании сегодня слишком разогнались и бумага на бумаге уже начинает портить процессы, а не упорядочивать их.
Итак, во-первых, инструкция, написанная на каждое действие, одновременно увеличивает ответственность сотрудника за процесс и снимает ее за результат.
Если есть прописанный алгоритм действий, то в конечном итоге, при проверке или при форс-мажоре, при любых разбирательствах, сотрудник будет вынужден отчитываться за факт соблюдения этих этапов. Если все сделано по инструкции, какие вопросы?
Во-вторых, чаще всего люди, пишущие инструкции и люди, действующие по ним, это приблизительно как люди, находящиеся на разных берегах моря без единого моста.
Они говорят на разных языках, имеют разную историю, думают разными категориями и скорее всего никогда в жизни не встретятся. Одни думают, что они знают, как другим надо работать, а другие действительно знают, как работать, но их об этом никогда не спросят. Как-то так. Можно написать километры диссертаций на тему замены водопровода зимой, а можно каждый день зимы менять его. Ну, в общем, сытый голодного, богатый бедного, теоретик практика и т.д.
Когда случается какой-то форс-мажор, где система проявила свою несостоятельность, разбираются не глубинные причины, система реагирует написанием новой инструкции. На решение проблемы - новая инструкция и так до бесконечности.
Вот недавно совсем, после очередного резонансного конфликта ученика и учителя, в школы прислали новые инструкции, как вести себя при конфликте. Опять же, наказать потом легче, проверив по пунктам...
Чаще всего к инструкциям обращаются, когда нужно наказать сотрудника.
Все же системы и люди в этих системах довольно гибкие элементы и подстраивают работу наиболее удобным для себя способом. Про инструкции вспоминают, когда нужно наказать человека за ошибку, указав, что именно он нарушил. Это как про тропинки: сделайте асфальтированную правильную дорожку там, где нужно и красиво, но люди протопчут тропинку, где им удобно. Про дорожку вспомнят, когда накажут за испорченный газон. Всегда было интересно, почему нельзя асфальтировать там, где люди ходили и будут ходить?
Инструкции, чтобы несли пользу, должны быть кратки, понятны, написаны доступным языком, не иметь двойные трактовки. Излишняя бюрокротизация - это не только про избыточные отчеты и журналы, это еще про тонны инструкций и описанные в них ненужные, не приводящие ни к какому результату, избыточные процессы....