Система управления документами «1С:Документооборот» предоставляет широкие возможности для оптимизации бизнес-процессов предприятий благодаря гибким настройкам ролевого взаимодействия пользователей. Правильная настройка ролей позволяет эффективно распределять обязанности среди сотрудников, минимизировать риски ошибок, а также еще ускорить выполнение рабочих задач.
Ранее в блоге мы уже рассматривали настройку прав доступа в «1С:Документообороте», а здесь разберем две важные настройки: роли исполнителей и роли файлов.
Что такое роли исполнителей
В программном решении «1С:Документооборот» существует два типа адресации задач: персональная и ролевая. Персональная адресация предполагает прямое назначение задачи конкретному сотруднику предприятия. Однако часто возникает необходимость делегирования задач целым группам сотрудников или же определенным категориям работников.
Здесь уже и вступает в игру механизм ролевой адресации реализованный в программе, который позволяет оперативно назначать задачи не конкретным лицам, а определенным ролям, которые закреплены за теми или иными группами сотрудников.
Настройка ролей исполнителей в «1С:Документообороте»
Окно «Роли исполнителей» доступно в меню разделов «НСИ – Предприятие». Оно отображает информацию о связях сотрудников с установленными ролями и объектами адресации. Эти роли применяются при настройке процесса распределения задач в автоматическом режиме. Важно отметить, что роли, которым не назначен хотя бы один сотрудник, помечаются красным цветом, сигнализируя администратору системы о возможных проблемах с выполнением задач.
Кроме назначения сотрудников, для каждой роли можно задать дополнительную контактную информацию (адреса, телефоны, электронную почту). Эта информация полезна, например, при отправке писем внутри корпоративной сети, когда сообщение направляется не отдельному человеку, а целой группе лиц, исполняющих определенную роль.
Зачем нужны объекты адресации в настройке ролей
Иногда недостаточно простого разделения задач по ролям. Часто бывает важно привязывать задачу не только к определенной должности, но и к конкретному подразделению или другому дополнительному критерию. Это решается путем использования объектов адресации. Эта схема особенно удобна в крупных организациях с множеством филиалов или подразделений, позволяя избежать путаницы при назначении задач и обеспечить четкое распределение обязанностей.
Пример: задача должна поступить секретарю конкретной организации. Тогда создается специальная запись в ролях исполнителей, включающая двухуровневую структуру адресации: роль регистратора + организация. Таким образом, сотрудники, назначенные исполнителями для роли «Регистратор», смогут получать задачу лишь тогда, когда указана соответствующая организация. Если такая связь отсутствует, доступ к задаче закрыт.
Как правильно настроить автоподстановку исполнителей
Часто процессы требуют динамического формирования списков исполнителей исходя из специфики документации или же действий. Например, документация может потребовать утверждения от руководства определенного уровня. Для автоматизации данного процесса предусмотрена опция автоматической подстановки исполнителей.
Автоподстановка реализуется нажатием на команду «Выбрать» (F4) в специальном поле окна подборки исполнителей. Функция позволяет выбрать необходимые критерии для автоматического заполнения поля, такие как «Все руководители автора документа», «Руководители отдела автора документа» и др. Благодаря этому удобному механизму можно значительно упростить работу пользователей и исключить ручное редактирование полей каждый раз при запуске новых задач.
Что такое роли файлов
Следующая важная категория ролей связана уже непосредственно с файлами, которые прикрепляются к документации. Каждый вид документа в программном решении «1С:Документооборот» имеет собственную схему для хранения и управления файлами. Чтобы лучше организовать хранение файлов, а также еще облегчить последующую навигацию по ним, здесь предусмотрены специальные роли файлов.
Например, типичный договор аренды может содержать сразу несколько обязательных элементов: сам договор, акт приема-передачи имущества, платежные поручения и прочую сопутствующая документация. Каждая роль файла здесь определяется индивидуально для каждого вида документа и служит своего рода меткой для упрощенного понимания содержания конкретного файла.
Для каждой роли файла можно настроить атрибуты:
- Обязательный файл: означает, что документация не перейдет в следующую стадию своего жизненного цикла без наличия файла роли, которая была указана;
- Только один файл: ограничивает количество загружаемых файлов одной единицей для роли, которая была задана.
Данные опции полезны, когда речь идет о строгих регламентах, а также еще юридических требованиях к оформлению документации. Они помогают предотвратить пропуск важных документов и минимизируют вероятность различных ошибок.
Настроив роли файлов заранее, можно легко отслеживать наличие всех необходимых материалов перед запуском процессов согласования или же регистрации документации. Пользователь может самостоятельно менять роли файлов в незарегистрированных документах простым перетаскиванием или командами интерфейса программы.
Заключение
Правильно настроенная система ролей в программном решении «1С:Документооборот» помогает повысить эффективность рабочего процесса, снизить нагрузку на персонал и сократить риск возникновения проблем с управлением потоком задач и документов. Грамотное использование механизмов ролевой адресации и форматов хранения файлов способствует созданию прозрачной и понятной среды для всех участников корпоративных коммуникаций.
Мы предлагаем услуги по внедрению и настройке программы «1С:Документооборот». Помогаем оптимизировать процесс, сократить время на согласование и подписание документов, повысить уровень безопасности и контроля. Наши специалисты имеют большой опыт работы с «1С:Документооборотом» и готовы предложить решения, учитывая специфику и потребности. Мы обеспечиваем сопровождение проекта: от анализа процессов до обучения.