СОУТ — не формальность, а часть стратегии управления рисками и практический инструмент охраны труда. Процедура помогает оценить условия на рабочих местах, снизить риски для сотрудников, укрепить доверие к работодателю и уменьшить вероятность претензий со стороны контролирующих органов.
В статье рассказываем, как организовать СОУТ без нарушений и лишней ручной работы с документами: от приказов о создании комиссии до финального отчёта.
Кто должен проводить СОУТ
Работодатель обязан создать для работников безопасные условия труда: это закреплено в статье 214 Трудового кодекса Российской Федерации. Поэтому проводить специальную оценку условий труда должны все компании и индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные сотрудники. Исключение — если весь персонал работает на удаленке.
«Специальная оценка нужна, даже если в компании по трудовому договору работает только один человек — например, генеральный директор»
Анастасия Гуц, менеджер по развитию VK HR Tek
Требования к проведению спецоценки закреплены в Федеральном законе № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда». За нарушение сроков и порядка проведения СОУТ работодателя могут оштрафовать.
Какие документы нужны, чтобы провести оценку условий труда
Для спецоценки потребуется комплект документов. Он может меняться в зависимости от специфики бизнеса. Вот примерный список:
- штатное расписание;
- перечень рабочих мест для оценки;
- трудовые договоры работников, чьи рабочие места будут оцениваться;
- должностные инструкции;
- списки сотрудников, которые выполняют трудовые функции во вредных и опасных условиях;
- приказ о проведении СОУТ и утверждении комиссии;
- график проведения работ;
- журналы регистрации инструктажей и обучения по охране труда;
- техническая документация оборудования;
- результаты предыдущих оценок.
Документы нужно будет передать экспертной организации, которая занимается оценкой.
«Чем более полным будет пакет документов, тем быстрее пройдет спецоценка. Экспертная организация обычно сама подсказывает, что именно нужно предоставить, но собрать основные бумаги лучше заранее»
Анастасия Гуц, менеджер по развитию VK HR Tek
Как правильно провести СОУТ
Процедура специальной оценки условий труда состоит из нескольких обязательных шагов. Каждый из них обязательно нужно оформить документально.
В VK HR Tek можно оформлять и подписывать все документы по СОУТ в рамках одной заявки. Получить консультацию →
Шаг 1. Сформировать комиссию по оценке условий труда
Работодатель создает специальную комиссию в соответствии со статьей 9 Федерального закона № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда». Это оформляется приказом. В комиссию входят:
- представитель работодателя — обычно это руководитель или его заместитель;
- специалист по охране труда;
- представитель профсоюза, если такой орган есть в компании.
Комиссия согласовывает перечень рабочих мест, которые нужно оценить, утверждает график спецоценки и контролирует весь процесс до сдачи итогового отчета в Государственную трудовую инспекцию.
Шаг 2. Заключить договор с экспертной организацией
Для проведения специальной оценки условий труда работодатель обязан привлечь аккредитованную компанию, которая внесена в реестр Минтруда. В договоре нужно прописать объем измерений, сроки проведения работ и их стоимость, а также порядок предоставления итогового отчета.
Шаг 3. Определить вредные и опасные факторы
Экспертная организация определяет факторы, которые могут негативно влиять на здоровье сотрудников, — например, шум, вибрацию, температуру воздуха и другие. Кроме того, эксперты оценивают физическую нагрузку сотрудника во время работы и оборудование, на котором он работает. Полный перечень вредных и опасных производственных факторов утвержден Приказом Минтруда России от 21.11.2023 № 817н.
Шаг 4. Провести замеры
После определения вредных и опасных факторов эксперты с помощью сертифицированного оборудования проводят замеры. Их результаты фиксируются в протоколах измерений.
Шаг 5. Классифицировать условия труда
На основе замеров каждому рабочему месту присваивается класс условий труда:
- 1-й класс — оптимальные;
- 2-й класс — допустимые;
- 3-й класс — вредные;
- 4-й класс — опасные.
Классификация позволяет работодателю определить размер страховых взносов и при необходимости назначить сотрудникам льготы и компенсации.
Шаг 6. Утвердить отчет
Экспертная организация оформляет результаты СОУТ в виде отчета, который комиссия работодателя утверждает в течение 30 календарных дней. После утверждения экспертная организация публикует отчет о результатах оценки во ФГИС СОУТ — федеральной системе учета результатов специальной оценки условий труда.
Шаг 7. Подать декларацию в Государственную инспекцию труда
Работодатель подает декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям в отношении рабочих мест 1 и 2-го классов. Она действует бессрочно — то есть повторная проверка рабочих мест не требуется. Действие декларации прекращается только в случаях, которые предусмотрены в части 5 статьи 11 Федерального закона № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда». К примеру, если у работника обнаружили профессиональное заболевание из-за воздействия вредных или опасных производственных факторов.
Шаг 8. Ознакомить работников с результатами СОУТ
Это нужно сделать в письменной форме под подпись в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчета.
Федеральная медицинская компания «Гемотест» с 2022 года использует платформу VK HR Tekдля КЭДО и автоматизации некадровых процессов — в том числе проведения СОУТ. Также в электронном виде сотрудники подписывают обязательные протоколы проверки знаний охраны труда.
Шаг 9. Опубликовать результаты оценки
При наличии своего сайта компания должна разместить на нем сводные данные о результатах спецоценки. В них нужно указать классы, которые присвоены рабочим местам, а также перечислить, какие меры по охране труда приняты.
С помощью VK HR Tek можно быстро и удобно ознакомить работников с результатами спецоценки. Для этого есть два способа:
Оформить массовую заявку. В этом случае каждый сотрудник получит документы на подпись в индивидуальном порядке.
Опубликовать результаты в разделе «Корпоративные документы» и предоставить доступ к ним нужным сотрудникам. В этом случае у работодателя будет единый лист ознакомления.
Как часто нужно проводить оценку условий труда
В первый раз СОУТ нужно провести в течение 12 месяцев после ввода новых рабочих мест. Повторные оценки проводят не реже одного раза в 5 лет. Если в отношении рабочего места действует декларация соответствия, повторно провести СОУТ нужно только в случае, когда:
- на производстве произошел несчастный случай;
- у работника выявили профессиональное заболевание из-за воздействия вредных или опасных производственных факторов;
- в ходе проверок на рабочем месте были выявлены нарушения требований по охране труда.
В ряде случаев нужно проводить внеплановую оценку условий труда:
- если работодатель ввел новые рабочие места, изменил технологические процессы или заменил оборудование — в течение 12 месяцев;
- если изменился состав производственных материалов, появились новые средства защиты, произошел несчастный случай на производстве или выявлено профессиональное заболевание — в течение 6 месяцев;
- если работодатель получил предписания Государственной инспекции труда или предложение профсоюза — в течение 6 месяцев.
Что делать после проведения СОУТ и как использовать результаты оценки
Если по результатам проверки экспертная организация сформировала перечень мероприятий по улучшению условий труда, работодатель должен их реализовать.
Кроме того, при наличии оснований нужно установить дополнительные страховые отчисления за работников и назначить дополнительные гарантии и компенсации.
Что будет, если не провести СОУТ или нарушить порядок
Ответственность за непроведение СОУТ или несвоевременную подачу декларации установлена пунктом 2 статьи 5.27.1 КоАП РФ:
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф от 5 000 до 10 000 рублей;
- для юридических лиц — штраф от 60 000 до 80 000 рублей.
В случае повторного нарушения ответственность ужесточается:
- для должностных лиц — штраф от 30 000 до 40 000 рублей или лишение права занимать должность от 1 года до 3 лет;
- для ИП — от 30 000 до 40 000 рублей или приостановка деятельности на срок до 90 дней:
- для юридических лиц — от 100 000 до 200 000 рублей или приостановка деятельности до 90 суток.
«Грамотно проведенная спецоценка помогает избежать лишних расходов. В отдельных случаях штраф за нарушение может обойтись дороже, чем вся процедура. Кроме того, ответственное отношение к СОУТ — это знак для сотрудников и клиентов, что в компании заботятся о безопасности»
Анастасия Гуц, менеджер по развитию VK HR Tek
Как провести СОУТ без финансовых и юридических рисков
Планируйте бюджет заранее. Организация и оплата специальной оценки условий труда по закону лежит на работодателе. Стоимость зависит от количества рабочих мест и специфики производства.
Объясните сотрудниками цели СОУТ. Для сотрудников СОУТ часто выглядит как «проверка начальства». Чтобы повысить лояльность, объясните сотрудникам, что цель оценки — безопасность и защита их здоровья. Расскажите, как будут проводиться замеры, и дайте контакты ответственных лиц из комиссии.
Храните документы минимум 45 лет. В соответствии с Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 года работодатель должен хранить отчеты по СОУТ и документы к ним — например, протоколы, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия и карты специальной оценки условий труда — не менее 45 лет, а в некоторых случаях — 75 лет.
VK HR Tek делает долгосрочное хранение документов удобным — они не будут занимать место в архиве и точно не потеряются.
Внедрите результаты в HR-процессы. Используйте выводы спецоценки, чтобы скорректировать должностные инструкции и разработать программы здоровья.
Модульная платформа VK HR Tek поможет сэкономить ресурсы компании на проведение СОУТ: снизить расходы на бумагу и доставку документов, ускорить обработку и освободить время сотрудников для стратегически важных задач.
Решение позволяет оформлять, быстро подписывать и надежно хранить все ключевые документы — от приказов о создании комиссии до финальной отчетности. Кроме того, вы сможете быстро предоставлять необходимые документы по требованию трудовой инспекции в случае проверки.