Локальные нормативные акты (ЛНА) – это внутренние документы компании, которые регулируют работу сотрудников и конкретизируют требования трудового законодательства. Они помогают избегать конфликтов и формировать понятные правила для трудовых отношений, а еще – проходить проверки регуляторов.
Разберем по полочкам: какие из них должны быть обязательно, что — по ситуации, и как всем этим управлять.
Обязательные документы: без них нельзя
Минимальный набор, который должен быть по требованиям законодательства:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
Задают режим работы, права и обязанности сторон. Без них сложно доказывать свою правоту в споре с сотрудником. - График отпусков
За его наличием следит Федеральная служба по труду и занятости (Роструд). - Документы по охране труда
Инструкции, программы инструктажей, положения о системе управления охраной труда. Обязательны и для микропредприятий, и для НКО. - Регламент обработки персональных данных
Фиксирует, как компания собирает, хранит и использует данные сотрудников. Важен при проверках Роскомнадзора и трудовой инспекции. - Положение о дистанционной работе
Нужно при переводе сотрудников на удаленку.
Условно обязательные акты: «включаем по ситуации»
Эти документы формируем, если в компании есть соответствующие процессы:
- График сменности
Обязателен, когда сотрудники организации заменяют друг друга в течение суток. Он фиксирует чередование рабочих смен и выходных, количество смен в сутки и их длительность, время начала и завершения рабочего дня и т.д. - Положение о командировках
Прописывает порядок компенсаций и отчетности при разъездном характере работе, уменьшает риски непонимания порядков компенсаций и отчетов за расходы. - Положение о вахтовом методе
Регулирует особенности работы, отдыха и оплаты вахтовиков (продолжительность вахты, оплату дней в пути, условия проживания и доставки на объект и т.п.). - Положение о наставничестве
Формализует процесс адаптации новичков и мотивацию наставников (можно прописать сроки таких работ, формы и методы обучения, условия и размеры доплат и др.). - Положение об оплате труда
Организации могут обойтись без него, если аспекты оплаты труда прописаны в трудовом или коллективном договоре, соглашении. ЛНА пригодится для расшифровки системы оплаты при особых условиях труда, премий, надбавок, KPI и механизма повышения зарплаты.
Полезные ЛНА: уровень «зрелого HR»
Необязательные по закону, но сильно упрощающие жизнь документы:
- Должностные инструкции
Четко фиксируют задачи и зону ответственности, помогают при оценке эффективности и спорах. - Положение о кадровом делопроизводстве
Стандартизирует работу с кадрами, снижает хаос в документах и потерю времени. - Положение о ДМС и других «плюшках»
Социальный пакет дополнительно мотивирует персонал, усиливает бренд работодателя и удерживает сотрудников. - Положения о подразделениях
Помогают выстроить структуру и разграничить полномочия. - Положения о гарантиях льготным категориям (в т.ч. участникам СВО)
Фиксируют дополнительные отпуска, выплаты, особые условия труда и показывают социальную ответственность компании (например, прописать порядок предоставления дней для диспансеризации участникам СВО или дополнительного отпуска для родителей детей-инвалидов). - Положение о медосмотрах
Определяет порядок проведения предварительных, периодических медицинских осмотров, а также может включать перечень медицинских противопоказаний к допуску к работам.
*В ряде случаев трудовое законодательство говорит об обязательности медосмотров (например, при работе с пищевыми продуктами или движением транспорта).
Цифровая экосистема ЛНА: когда все под рукой
Когда все ЛНА собраны на одной HR-платформе, подобной «БОСС», компания получает структурированное цифровое пространство.
Единое хранилище документов
Вместо папок и разрозненных файлов на общих дисках – быстрый и удобный доступ к ПВТР, положениям об охране труда, графикам отпусков и т.д. Запросы проверяющих органов отрабатываются оперативно.
Автоматизировано ознакомление сотрудников с ЛНА
Электронные листы ознакомления означают, что все сотрудники будут своевременно проинформированы о новой информации. У кадровиков появится юридически значимое подтверждение, что сотрудник видел документ.
Перевод ЛНА в цифровую среду – на единую HR-платформу – экономит время, снижает потенциальные риски и позволяет создавать организованную и комфортную рабочую среду.