Многие компании покупают кофе, чай, сахар, воду и другие напитки для своих сотрудников. Это кажется мелочью, но с точки зрения бухгалтерского и налогового учёта такие расходы требуют правильного оформления и понимания — иначе можно получить претензии проверяющих.
Не забудьте нажать «лайк» и подписаться на Бизнес без паники с Ириной Маминой в Дзене, чтобы следить за другими актуальными новостями.
Покупка кофе/чая сама по себе не является дополнительной выплатой зарплаты, если напитки используются непосредственно в работе (например, на кухне офиса). Однако это не значит, что такие расходы «падают с неба»: они должны быть документированы и обоснованы.
Основные правила признания расходов
Чтобы расходы учитывались в бухгалтерском и налоговом учёте, они должны отвечать следующим требованиям:
В бухгалтерском учёте
Такие расходы обычно отражаются как общехозяйственные издержки (общехозяйственные расходы), если обеспечивают работу офиса и сотрудников.
В рамках бухгалтерии кофе и чай можно учитывать как:
- прочие расходы
- накладные расходы на обеспечение деятельности организации
Такое отражение не требует включения в фонд оплаты труда, потому что напитки не являются оплатой за труд.
Главное — иметь первичные документы и внутренние правила, которые объясняют назначение этих расходов.
В налоговом учёте (налог на прибыль)
Для налогового учёта учитываются те же принципы, что и в бухгалтерском:
Если расходы прямо связаны с нормальным обеспечением сотрудников, то они могут быть признаны для целей налогообложения прибыли.
Когда возникает риск признания «представительскими»
Представительские расходы — это затраты на поддержание имиджа, работу с внешними партнёрами. Обычно это:
- подарки клиентам
- кофе/чай для гостей, партнеров на встречах
Для налогового учёта такие представительские расходы ограничиваются нормой: максимум 4% от фонда оплаты труда на отчетный период. Превышение этой суммы не уменьшает налогооблагаемую прибыль.
Важно отличать:
✔ кофе для сотрудников → нормальный расход
❌ кофе для посетителей на переговорах → представительский
Пример оформленного учета (таблица)
Что включить в учетную политику
Чтобы избежать вопросов от аудиторов и налоговиков, в учетной политике стоит прописать:
- Какие именно офисные расходы признаются (кофе, чай, вода, сахар).
- Как такие расходы документируются.
- Кто отвечает за оформление и учет.
- Пределы и условия включения в расходы при расчете налога на прибыль.
Это повысит прозрачность и снизит риски неверного отражения затрат.
Итоги
✔ Расходы на покупку кофе/чая для сотрудников можно учитывать как нормальные расходы, если они документированы и экономически оправданы.
✔ Такие затраты не считаются зарплатой и не требуют начисления НДФЛ/социальных взносов, если не дают работникам дополнительной выгоды.
✔ Расходы на напитки для клиентов или партнеров рассматриваются как представительские и имеют ограничения.