Первичная документация – это один из важных моментов деятельности любой организации. Именно эти документы подтверждают совершение той или иной операции между субъектами. Дополнительно они имеют значение при составлении отчетов для налоговой и необходимы при разрешении споров.
Ведение первичной документации
В современном документообороте первичные документы могут быть как в электронном, так и в бумажном виде. Самое главное, чтобы они были заверены и подписаны должным образом. Только в этом случае они будут иметь юридическую силу.
Рассмотрим, что относится к первичной документации на практике:
- товарно-транспортные накладные (ТТН);
- расходные накладные;
- кассовые ордера (приходный/расходный);
- акты выполненных работ;
- акты сдачи-приемки работ;
- акты о приеме-передаче основных/нематериальных активов.
Это лишь частичный перечень документации, которая может использоваться в организации. Точное количество того, что входит в первичную документацию компании, зависит непосредственно от субъекта хозяйствования.
Первичная документация: это какие в документах нужны реквизиты
Первичная документация имеет свои правила оформления. При этом документ чаще всего составляется согласно существующей типовой форме (за некоторым исключением). Например, по товарным накладным или приходным/расходным кассовым ордерам существует типовая инструкция. Если утвержденной инструкции нет, ее можно разработать самостоятельно.
Основные требования к первичной документации по реквизитам:
- дата составления;
- название организации;
- наименование формы;
- сведения о хозяйственной операции (название, объем, единицы измерения);
- ответственные лица;
- подпись уполномоченных лиц.
Оформление первичной документации должно соответствовать установленным правилам. Их несоблюдение может привести к тому, что при спорных вопросах операция может быть аннулирована. Как результат – на организацию могут подать в суд. Чтобы этого не допустить, важно правильно указывать ключевые реквизиты и все про хозяйственную операцию.
Именно поэтому заполнение первичной документации должно полностью соответствовать хозяйственной операции, которая отражает конкретный документ. Если хоз. операция так и не была осуществлена, то такой первичный документ теряет свой смысл.
Хранение первичной документации: главные правила
Изучая, что это такое первичная документация в бухгалтерии, следует знать правила ее хранения. В зависимости от вида документации ее хранение может быть от трех до десяти лет. Если по архивным документам проводилась налоговая проверка, то они могут быть уничтожены после трех лет хранения после этого. Если проверка не проводилась, то срок хранения увеличивается до десяти лет.
Первичная документация в электронном виде
Нужно отметить, что первичная документация организации может быть составлена в электронном. В этом случае такие документы должны содержать электронную цифровую подпись. Только при этом условии документ будет иметь юридическую силу.
Если документ был создан в электронном виде, имеет все необходимые реквизиты и правильно подписан, то именно он является оригиналом.
Теперь вы знаете, что первичная учетная документация – это практически все документы, поступающие в организацию. Если вы хотите перейти на внутренний электронный документооборот, тогда запишитесь на консультацию к специалистам сервиса ЭДиН.