Если в вашей компании есть автопарк, а в цепочке поставок участвуют перевозчики или экспедиторы, готовьтесь к масштабным изменениям. С 2026 года бумажные транспортные накладные и экспедиторские расписки уйдут в прошлое. Федеральный закон № 140 сделал электронный документооборот (ЭДО) для перевозок не опцией, а обязательным стандартом работы.
Для руководителя автоматизация процессов, связанных с оформлением транспортных накладных, - это вопрос операционной эффективности, контроля над издержками и минимизации рисков. У бизнеса осталось меньше года, чтобы адаптировать свои бизнес-процессы. Те, кто начнет уже сейчас, получат конкурентное преимущество и смогут избежать сбоев и штрафов.
Суть изменений: что нужно знать каждому руководителю
Закон затрагивает всех: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей грузов. Ключевой срок для всех: 1 сентября 2026 года. С этой даты в электронной форме обязательны:
· транспортные накладные,
· заказы-заявки на перевозку,
· грузовые накладные в авиации,
· транспортные железнодорожные накладные,
· экспедиторские документы (экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору).
Бумажные формы останутся лишь для исключительных случаев, которые определит Минтранс.
Особое внимание — экспедиторам!
Уже с 1 сентября 2025 года ужесточились требования к работе с особыми грузами и хранению договоров. А с 1 марта 2026 каждый экспедитор должен быть внесен в единый электронный реестр на платформе «ГосЛог». Отсутствие в реестре грозит компаниям штрафами до 300 000 рублей. Также вводятся требования к чистоте репутации руководителя экспедиторского бизнеса.
Почему ГосЛог - это не блажь, а необходимость?
Государство строит единую цифровую экосистему «ГосЛог». Официально проект называется Национальная цифровая транспортно-логистическая платформа (НЦТЛП) и создаётся как государственная информационная система с едиными стандартами взаимодействия между участниками рынка и ведомствами. Проще говоря, это «одно окно» для логистики на уровне страны.
«ГосЛог» — платформа, которая объединит в одном цифровом пространстве экспедиторов, перевозчиков, грузоотправителей и контрольные органы. Платформа позиционируется как часть широкой экосистемы цифрового управления логистикой, включающей такие системы, как ГИС ЭПД и 1С-ЭПД.
Цель построения электронной системы — решить реальные бизнес-проблемы:
- Снижение операционных издержек: избавиться от бумаги, печати, физической доставки и архива.
- Скорость и прозрачность: документы создаются и передаются мгновенно, статус груза отслеживается онлайн.
- Защита от рисков: электронный документ нельзя потерять в пути, сложно подделать. Все данные хранятся в защищенной системе.
- Повышение эффективности логистики: единый стандарт данных упрощает взаимодействие всех звеньев цепи.
На старте будут запущены три ключевых сервиса:
- «Единое окно»: Подача всех транспортных и разрешительных документов в одном месте. Система автоматически распределит их по необходимым ведомствам, устраняя дублирование.
- «Цифровой профиль»: Верифицированная карточка компании (перевозчика/экспедитора) с реквизитами и репутацией. Позволяет быстро находить и проверять надежных подрядчиков по заданным критериям.
- «Прослеживаемость»: Сервис онлайн-отслеживания, который показывает статус и местонахождение груза на всем маршруте. Данные доступны участникам перевозки и контролирующим органам в рамках их полномочий.
Цифра к размышлению: согласно стратегии развития, к 2030 году в России будет оформляться 5 млрд электронных перевозочных документов ежегодно. Ваш бизнес будет частью этой системы. А по собственной воле или по принуждению – решать только вам!
Чек-лист для руководителя: как начать переход на ЭПД системно
Переход на любую автоматизированную систему — это управленческий проект. Вот пошаговый план для его запуска:
- Проведите аудит процессов. Определите, какие отделы (логистика, бухгалтерия, склады) вовлечены, какие документы используют и где «узкие места».
- Выберите аккредитованного оператора ЭПД. Обмениваться документами можно только через операторов из перечня ФНС. Для транспортных ЭПД таких операторов всего 11. Ваша задача — выбрать надежного партнера, который обеспечит юридическую значимость, безопасность и интеграцию с государственной системой (ГИС ЭПД).
- Определите модель внедрения. Обсудите с IT-партнёром и руководителями подразделений: будете ли вы интегрировать ЭДО с вашей учетной системой или начнете с веб-сервиса. Мы с радостью вас проконсультируем и предложим лучший вариант!
- Обеспечьте сотрудников инструментами.
- Для руководителей, логистов, бухгалтеров: потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) и машиночитаемая доверенность (МЧД).
- Для водителей и кладовщиков: достаточно простой электронной подписи (ПЭП), которую можно получить через приложение «Госключ» или вашего оператора ЭДО. Обеспечьте их мобильными устройствами с доступом в интернет.
5. Синхронизируйтесь с контрагентами. Успех ЭДО зависит от всех участников цепи. Начните диалог с ключевыми партнерами о переходе, обсудите поправки в договоры.
6. Создайте новые регламенты. Опишите и задокументируйте процессы работы с ЭПД. Это снизит риски ошибок и ускорит адаптацию команды.
7. Инвестируйте в обучение персонала. Проведите обучающие сессии, объясните не только «как», но и «зачем».
О важности обучения персонала мы писали тут.
8. Запустите пилотный проект. Не переводите все потоки сразу. Протестируйте процессы на одном маршруте или с одним контрагентом. Это позволит выявить и исправить слабые места без спешки и риска для основного бизнеса.
Вывод: Переход на обязательный ЭПД — это инвестиция в более управляемую, прозрачную и экономичную логистику вашей компании. Начните подготовку сейчас, чтобы к 2026 году не тратить ресурсы на аврал, а использовать новые возможности для роста эффективности вашего бизнеса! А мы вам с радостью в этом поможем!